ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ - выполнение комплекса действий, предусмотренных Единой государственной системой делопроизводства и утверждаемыми в соответствии с нею инструкциями по делопроизводству. Имеются в виду, в частности правила регистрации документов порядок индексации документов правила ведения учета документов построение справочного аппарата ведение контроля за исполнением документов составление номенклатур и формирование дел подготовка документов к последующему хранению — экспертиза ценности, оформление дел, описание документов постоянного и временного хранения, обеспечение сохранности документов, передача дел в архив организации. [c.203]
ПОСТРОЕНИЕ СПРАВОЧНОГО АППАРАТА [c.281]
В зависимости от объема документооборота устанавливаются четыре варианта комплектов технических средств для механизации процессов подготовки документов, копирования и размножения, экспедиционной обработки и транспортирования, регистрации документов и построения учетно-справочного аппарата, контроля за исполнением документов, формирования и использования дел. [c.116]
С учетом основных направлений совершенствования делопроизводства, на основе выявленных в ходе обследования организации недостатков формулируются цели, задачи и основные направления рационального построения документационного обеспечения управления. Как правило, предполагаемая работа включает унификацию документов учреждения рациональную организацию технологического процесса обработки документной информации систему построения учет-но-справочного аппарата по документам совершенствование контроля исполнения документов систематизацию и хранение документов организацию делопроизводственной службы механизацию делопроизводственных процессов. В соответствии с этим составляется рабочий план, определяющий конкретные виды работ по рационализации системы документационного обеспечения, назначаются исполнители и сроки исполнения. [c.202]
Построение учетно-справочного аппарата должно обеспечить возможность централизации регистрации документов, ее однократность, построение картотеки, позволяющей быстро найти нужный документ. В зависимости от наличия средств механизации следует предусмотреть возможность механизации или автоматизации контрольных операций. [c.202]
Основой построения информационного обеспечения автоматизированных систем управления перевалочными нефтебазами, на наш взгляд, должны явиться методы интегрированной системы обработки данных, которые позволяют исключить дублирование в документации показателей, обеспечить централизованное. использование нормативно-справочных данных и освободить квалифицированных специалистов аппарата управления нефтебазой от ручных операций. [c.132]
В научно-справочный аппарат технических архивов входит вся система описания и учета технической документации, а также система различных каталогов, рефератов и обзоров. Правильно построенный научно-справочный аппарат является необходимым условием для эффективного использования научно-технической документации, рациональной организации практической работы архивов и четкой постановки информзционной службы. [c.132]
Гипертекстовая технология предназначена не только для информационного моделирования, но и для построения информационно-справочных массивов, которые эксплуатируются специалистами различного профиля и различной профессиональной подготовленности. В своей повседневной деятельности эти специалисты обращаются к гипертекстовым фондам научной, технической, нормативной, правовой и методической информации для удовлетворения своих потребностей в тех или иных текстовых сведениях. Данная категория пользователей заинтересована в том, чтобы за минимальное время получить полную и точную информацию по интересующему их вопросу. При этом система поиска (поисковый аппарат) должна позволять формировать запрос на языке, близком к естественному в конкретной предметной области, обеспечивать дружелюбный интерфейс с пользователем-непрограммистом, обладать развитым "хелпом", благодаря которому можно в любой момент работы остановить процесс эксплуатации и получить исчерпывающую справку о работе любой операции или процедуры системы. [c.95]