Особняком стоит SAP/КЗ. Этой программе под силу любые модификации и изменения. Но, во-первых, это все требует весьма и весьма больших финансовых затрат, а во-вторых, — тщательно проработанных регламентов и процедур, таких управленческих технологий, которые были бы совместимы с этими процедурами и регламентами. В основном требуется, ни много ни мало, перестроить все организационные процедуры, системы делопроизводства и построения документооборота, принятые в России и во многом закрепленные нормативными актами, под соответствующие логике здравого смысла западные стандарты. Пользователям требуется время, и немалое, для перевода своей системы управления из того положения, в котором она находится в настоящее время, в то, которое требует SAP/КЗ (лучше всего начинать это со смены всех законодательных и исполнительных органов власти всех уровней в России). Если же подобная революция одному отдельно взятому предприятию не под силу, то связываться с SAP/КЗ не только дорого, но и рискованно (с точки зрения получения желаемого конечного результата). [c.314]
Руководителям, которые считают себя прежде всего администраторами, обычно трудно руководить людьми, потому что они часто предпочитают быть одни в своем офисе, проверяя и разрабатывая системы делопроизводства, вместо того чтобы взаимодействовать с людьми. Если привязанный к своему офису администратор решит улучшить свое умение руководства людьми, ему может оказаться полезным изменить свою рабочую обстановку, чтобы он мог чаще и непосредственнее взаимодействовать с людьми. Вашим окружением определяется то, какая информация доступна вашему восприятию через все пять чувств—зрение, слух, осязание, запах и вкус. [c.45]
В Положении О федеральной архивной службе России определены главные задачи архивной службы России (Росархив) развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации... делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации . [c.11]
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ — выполнение комплекса действий, предусмотренных Единой государственной системой делопроизводства и утверждаемыми в соответствии с нею инструкциями по делопроизводству. Здесь имеются в виду [c.353]
Разработка и внедрение предложений по совершенствованию системы делопроизводства на предприятии, компьютеризация процесса делопроизводства. [c.390]
Деятельность всех учреждений фиксируется в разного вида документах. Попытка определения видов документов, в том числе и организационно-распорядительных, сделана в приложениях к Основным положениям Единой государственной системы делопроизводства, а виды распорядительных документов рассмотрены в Юридическом энциклопедическом словаре. В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актам,и органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. На территориях краев и областей издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения. [c.60]
См. Единая государственная система делопроизводства Основные положения— М., 1975.— С. 75. [c.60]
Единая государственная система делопроизводства... — С. 75. [c.133]
Единая государственная система делопроизводства Основные положения.—М., 1975. [c.267]
В ведении регистратора находились журнал и четыре регистрационных книги. В журнал в течение года регистратор кратко записывал содержание всех дел, решенных в коллегии (записи располагались по алфавиту с указанием, куда и когда послано дело) он же вел регистрационные книги ( регистратуры ) А, В, С и D. Книги А и В были предназначены для регистрации исходящих документов, С и D - для регистрации входящих. Коллежская система делопроизводства предусматривала регистрацию документов не только в течение всего процесса производства дела, но и после - в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствовавший номеру записи в регистрационной книге. Книга А использовалась для записи краткого содержания всех документов -реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат книга В - для записи краткого содержания документов, направленных другим учреждениям и лицам книга С содержала расположенные в хронологической последовательности краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. Книга D содержала краткие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по территориальному и хронологическому принципам и по завершении года вместе с реестром переплетались. [c.11]
Общее учреждение министерств установило единообразие системы делопроизводства министерств — от создания документов до их архивного хранения особое место было уделено порядку сношений (переписке) министерств с другими учреждениями. [c.16]
Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, она не была стс-ль гибкой, как требовалось в конце XIX в. При быстро меняющихся общественных отношениях система делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в военном ведомстве, а затем и в гражданских учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление было поистине революционным шагом в документировании оно ускорило ведение письменных работ, позволило одновременно с подлинником изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Кроме того, за счет использования машинописного текста сократился объем документов, которые приобрели более компактную форму. [c.21]
В проекте новой системы делопроизводства ИТУ излагались общие принципы оптимизации деятельности учреждений, которые во многом актуальны и сейчас [c.25]
Положение о Федеральной архивной службе (Росархиве) определяет статус, основные задачи и функции этого органа власти, осуществляющего государственное регулирование в области архивного дела. Основные функции Росархива - организация и обеспечение формирования, сохранности и использования Архивного фонда Российской Федерации, развитие и совершенствование архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. [c.38]
Как центральные отраслевые органы государственного управления приказы, являвшиеся исполнительными органами решений Великого князя и Боярской думы, сформировались не сразу. Из личных поручений (приказов) Великого князя князьям и боярам возникли избы или дворы . В середине XVI в. они преобразуются в постоянно действующие центральные учреждения - приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специальным штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и определенной системой делопроизводства. [c.22]
В послевоенные годы задача развития государственного делопроизводства в связи с восстановлением разрушенного хозяйства отошла на второй план. Наиболее значимым событием для развития советского делопроизводства в 50-е годы было постановление правительства СССР от 10 октября 1959 г. № 1375, в котором ряду ведомств поручалось разработать единую систему делопроизводства для учреждений и предприятий страны на основе широкого использования современной техники, т.е. ставилась задача разработки единых общегосударственных норм в делопроизводстве. В плане его реализации в июне 1960 г. в Москве было созвано Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Наряду с определением недостатков, негативно сказывающихся на работе аппарата управления, и предложениями по совершенствованию работы с документами (они совпадали с недостатками и предложениями, сформулированными на совещании 1941 г.), необходимости внедрения средств механизации в сферу управления, в решениях совещания поддерживалась необходимость создания единой системы делопроизводства в стране. [c.41]
Реквизит 10 регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа (индекс) проставляется при его регистрации в организации — авторе документа. Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс документа помимо порядкового номера может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должностного лица и др. При отправке ответных писем принято указывать два индекса — тот, что присвоен документу в организации — авторе данного письма при его регистрации и тот, который был на полученном документе (реквизит 11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа). Если письмо инициативное, т.е. одна организация обращается в другую с каким-либо вопросом первый раз, то вторая дата и индекс не заполняются. [c.72]
Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документа-ционных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. [c.224]
Правовыми основаниями разработки и внедрения Примерного положения о ЦЭК является то, что Росархив, согласно Положению о Государственной архивной службе России (ныне Федеральная архивная служба России), обязан обеспечивать государственное регулирование развития архивного дела в стране, осуществлять межотраслевую координацию деятельности государственных и ведомственных архивов и контролировать соблюдение законодательства Российской Федерации в области архивного дела.2 Его главными задачами являются формирование, обеспечение сохранности и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также координация деятельности федеральных органов государственной власти в области архивного дела и делопроизводства, развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. [c.345]
Описательные сведения о современных информационных системах делопроизводства, документооборота, бухгалтерского учета, учета персонала, финансового планирования и т.д. обычно публикуют специализированные газеты, журналы и рекламная продукция фирм на выставках, презентациях и т.д., например, Экономика и жизнь , БОСС , Деловой визит , Консультант директора . [c.92]
Должен знать постановления, распоряжения, приказы, методические и нормативные материалы по организации делопроизводства на предприятии формы и методы контроля исполнения документов структуру предприятия и его подразделений стандарты унифицированной системы делопроизводства, организационно-распорядительную документацию основы трудового законодательства основы экономики, организации труда и управления средства вычислительной техники, коммуникаций и связи правила и нормы охраны труда. [c.187]
Должен знать нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии основные положения Единой государственной системы делопроизводства структуру предприятия и его подразделений стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов основы организации труда правила эксплуатации вычислительной техники основы законодательства о труде правила внутреннего трудового распорядка правила и нормы охраны труда. [c.256]
Единая государственная система делопроизводства (основные положения). М., Изд. Главного архивного управления при Совете Министров СССР, 1974. [c.180]
Разработка единой государственной системы делопроизводства должна решить задачу резкого повышения технической оснащенности советского государственного [c.5]
До. последнего времени эти инструкции, как показывает их анализ, во многих случаях были недостаточно высокого качества. Постановка делопроизводства в учреждениях, регулируемая этими инструкциями, отличается крайним разнообразием. Новейшие системы делопроизводства сочетают с архаическими способами. Вот почему введение общих норм в область делопроизводства— весьма актуальная задача. [c.21]
Организация переписки и её стадии На постановку переписки большое влияние оказывают организационная структура учреждения, объем документооборота, система делопроизводства. В крупных учреждениях (государственных комитетах, министерствах и других центральных органах) корреспонденция (получаемая и отправляемая), например, неизбежно проходит через экспедицию. В небольшом учреждении, где экспедиции нет, документы принимает и отправляет секретарь. [c.58]
Информационное обеспечение призвано создать такой набор форм документации с входящими в них технико-экономическими показателями, которые были бы приспособлены к машинной обработке. До последнего времени отсутствие единых форм документов серьезно тормозило внедрение автоматизированных систем управления. В настоящее время разработан проект основных положений Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), которая будет способствовать созданию унифици- [c.381]
В годы советской власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного (государственного) управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме, структуре документов и составу их информационных элементов (реквизитов). Была предпринята попытка создания и внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялись разработка и применение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки до - ментов. [c.6]
Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике. [c.12]
Итак, в приказной период сложилась система государственного делопроизводства центральных и местных учреждений, сформировались кадры делопроизводственных служащих, были выработаны устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, принимая частные меры, не установило общих административных правил, систематизирующих организацию учреждений и делопроизводство. Только в середине XVII в. стали проводиться мероприятия по упорядочению системы делопроизводства, появились законодательные акты, регулирующие порядок документирования и составления частно-правовых актов. [c.9]
Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не существует если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, его нет, так как не подтвержден факт его поступления. На базе регистрационных данных традиционно строится учет документов, поиск и контроль исполнения. Вместе с тем, при существующей системе делопроизводства регистрируется от четверти до половины документов, остальные в организации не учитываются, а их поиск строится лишь на предположениях специалистов об их существовании и возможном месте хранения. В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и исполнения, учета и использования в справочных целях распорядительные, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц. [c.179]
Важнейшей из них стала Единая государственная система делопроизводства, одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г. Основные положения ЕГСД — это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель - усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой деятельности (которые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер, но, к сожалению, она не получила официального статуса. [c.43]
В Положении О федеральной архивной службе России , утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 28.12.1998 № 1562, к главным задачам федеральной архивной службы России (Росархив) отнесены развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации. .. делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации . Росархив в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за. .. организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти . Росархив проверяет выполнение организациями независимо от их ведомственной подчиненности требований законодательства в области. .. организации документов в делопроизводстве . Ро-сархиву предоставлено право утверждать типовые перечни до- [c.50]
Во время разработки системы делопроизводства в одном крупном административном центре мы заметили, что организация хранения в картонных ящичках письменных уведомлений, называемых Желтый риск (Yellow Peril), по алфавитному принципу требовала затрат примерно 5 часов в день. Обычно в день требовалось провести поиск примерно 10 уведомлений при том, что норматив времени на выполнение одного запроса составлял одну минуту. [c.431]
Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) — комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях, в организациях и учреждениях. На основе ЕГСД разработан нормативный документ—Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). [c.18]
Регистрация документов связана с внесением дополнений в иерархическую систему хранения и записью в журнал или иную регистрационную форму. Журнальная форма организации и хранения информации создается с помощью программных средств Ex el и A ess. Эти программы позволяют группировать информацию, представленную в таблично-журнальной форме, по любым реквизитам, тем самым обеспечивая и контроль за исполнением документов (исполнительской дисциплины), и контроль за движением документов. Создание собственной компьютеризированной системы делопроизводства сейчас не является сложной задачей, она по плечу практически любому грамотному пользователю. [c.119]
Для улучшения работы с информацией в настоящее время действует Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), которая регламентирует все процессы работы с документами в организациях и на предприятиях, начиная с создания документов и кончая их хранением в архиве. [c.313]
Должен знать постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения делопроизводства основные положения Единой государственной системы делопроизводства машинолись порядок учета машинописных работ правила орфографии и пунктуации порядок расположения материала при печатании различных документов стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов основы организации труда законодательство о труде правила внутреннего трудового распорядка правила и нормы охраны труда. [c.37]
В своей работе Лучше меньше, да лучше В. И. Ленин писал У нас уживались рядом теоретическая смелость в общих построениях и поразительная робость по отношению к какой-нибудь самой незначительной канцелярской реформе 1. В. И. Ленин считал, что служащие Рабкрина, главной задачей которого было улучшение работы государственного аппарата, ...должны выдержать испытание на знание основ теории по вопросу о нашем госаппарате, на знание основ науки управления, делопроизводства и т. д... 2. Об этом говорят и недавние постановления Советского правительства. Так, в декабре 1959 г. Совет Министров СССР в числе важнейших мероприятий по повышению производительности управленческого труда предусмотрел разработку единой государственной системы делопроизводства на основе его механизации. [c.5]
Оформление и порядок утверждения результатов экспертизы документальных материалов. Отобранные экспертной комиссией документальные материалы на постоянное и длительное хранение включают в описи (см.ииже). Описи на материалы постоянного хранения в двух экземплярах, "одновременно по всем структурным подразделениям, направляют на утверждение в архивный орган или государственный архив, куда материалы впоследствии будут переданы на постоянное хранение. Один экземпляр утвержденной описи возвращают в учреждение, а второй передают в упомянутый государственный архив. Здесь опись служит целям контроля и по ней производят прием материалов на государственное хранение. При первом представлении описей в архивные органы прилагается историческая справка об учреждении и об архивном фонде. В справке характеризуют-условия, в которых возникло и действовало учреждение, время его возникновения, масштаб и основные вопросы деятельности, круг учреждений и лиц, с которыми учреждение было связано. Затем сообщаются сведения о функциях и организационной структуре учреждения, а также об изменениях в названии, в функциях и организационной структуре учреждения, со ссылками на соответствующие акты. В исторической справке должна быть описана система делопроизводства и изменения в ней. Для ликвидированных или реорганизованных учреждений указывают дату и причины ликвидации или реорганизации. [c.144]