Обеспечение сохранности документов

По желанию клиента сотрудник (сотрудники) аудиторской фирмы работают непосредственно в офисе у заказчика, который берет на себя обязательства по предоставлению необходимого оборудования, организации рабочего места аудитора и др. Если клиент не располагает достаточными средствами для приобретения оргтехники или считает нецелесообразным ее приобретение, не имеет условий для работы сотрудников аудиторской фирмы в офисе клиента, то заказчик берет на себя обязательства исключительно по своевременному предоставлению первичных документов. Все остальные функции — по доставке первичных документов в аудиторскую фирму, обеспечению сохранности документов, обработке документов с помощью программного обеспечения, ведению регистров аналитического и синтетического учета, доставке первичных документов и составленных регистров бухгалтерского учета клиенту и другие — берет на себя аудиторская фирма.  [c.97]


Обеспечение сохранности документов.  [c.236]

Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив организации.  [c.273]

Статья 17. Обязанности собственников по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Новосибирской области  [c.223]

Вместе с тем задачами, решаемыми при выполнении процедур и операций формирования и ведения дел с конфиденциальными документами (конфиденциальных дел), являются не только эффективное использование этих документов в управленческой и производственной деятельности фирмы, но и обеспечение сохранности документов, дел, массивов информации и их носителей, а также других конфиденциальных материалов в процессе хранения и использования.  [c.269]

Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, в виде факса через факс-модем. Кроме того, сегодня все большее число организаций переводит в электронную форму (путем сканирования) и документы, поступающие в фирму в традиционном бумажном виде. Это еще более обостряет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранности документов в электронной форме.  [c.318]


Обеспечение сохранности документов в электронной форме  [c.322]

Третье направление обеспечения сохранности документов в электронной форме — использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.  [c.323]

Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений министерства, ведомства, руководителей подведомственных организаций о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.  [c.349]

Выданные для работы документы с грифом КТ подлежат возврату секретарю-референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом КТ могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.).  [c.167]

Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов вдела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.  [c.37]


Организационную работу осуществляет руководитель бригады ревизоров, контрольные действия выполняют члены бригады под его руководством. Организационные мероприятия заключаются в обеспечении сохранности документов, привлечении всех заинтересованных в исходе ревизии работников, организаций и проведении инвентаризаций и других фактических про-  [c.204]

Обеспечение сохранности документов и содержащейся в них информации (входящих в процессе исполнения в подразделениях Общества находящихся в движении в процессе согласования, подписания при отправке по адресату в архиве Общества).  [c.210]

Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений и филиалов о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.  [c.147]

Техническая контора оформляет документы на поезда, систематизирует и хранит документы на вагоны, находящиеся на станции, принимает от локомотивных бригад и сдает им документы на отправляемые со станции поезда, ведет номерной учет наличия и расположения вагонов на путях сортировочного парка, погрузочно-выгрузочных и других технических пунктах промышленной станции,, составляет техническую отчетность, контролирует выполнение плана формирования, соблюдение требований ПТЭ установленным нормам массы и длины отправляемого состава и длительности нахождения вагона на станции, обеспечение сохранности документов, готовит данные для передачи информации об отправляемых поездах и вместе с ИЦ перерабатывает поступившую информацию.  [c.51]

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ - выполнение комплекса действий, предусмотренных Единой государственной системой делопроизводства и утверждаемыми в соответствии с нею инструкциями по делопроизводству. Имеются в виду, в частности правила регистрации документов порядок индексации документов правила ведения учета документов построение справочного аппарата ведение контроля за исполнением документов составление номенклатур и формирование дел подготовка документов к последующему хранению — экспертиза ценности, оформление дел, описание документов постоянного и временного хранения, обеспечение сохранности документов, передача дел в архив организации.  [c.203]

Для обеспечения сохранности документов, а также удобства их дальнейшей обработки первичные документы перед сдачей на ВУ комплектуются в пачки по признаку однородности хозяйственных операций. На каждую подготовленную пачку оформляется сопроводительный ярлык, в котором указывается количество сдаваемых документов. Каждой скомплектованной пачке документов присваивается порядковый номер.  [c.56]

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив учреждения.  [c.341]

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ И РАБОТА С НИМИ  [c.364]

Вопрос о сдаче в архив дел временного хранения (до 10 лет включительно) решает руководитель учреждения с учетом существующих условий степени загруженности архива, обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях, частоты обращения к документам прошлых лет в работе структурных подразделений и т. п.  [c.366]

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ  [c.95]

Все листы дела, для обеспечения сохранности документов и удобства использования, нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ сложенный пополам и подшитый за середину нумеруется как два листа.  [c.179]

Важным участком работы секретаря является обеспечение сохранности документов, возникающих в процессе деятельности организации. В этих целях осуществляется составление номенклатур дел и последующее их формирование в текущем делопроизводстве. Номенклатура дел — это систематизированный перечень типовых вопросов, участков и направлений работ, которые ведутся организацией и требуют обязательного документированного решения и оформления. В этих работах могут дополнительно возникнуть и новые документируемые участки работы и связанные с этим дела, для которых следует оставлять в номенклатурах резервные позиции.  [c.153]

Для обеспечения сохранности документов в облегчения пользования ими применяются столы со встроенными в них картотеками. Такие устройства рассчитаны на хранение карт формата А5, причем емкость одного ящика — 3600 карт или 15 подвесных папок. Встроенные картотеки имеют лево-или правостороннее расположение.  [c.242]

Фонды документов на микроносителях (микрофильмы, микрофиши) создаются в целях обеспечения сохранности документов, экономии площади хранения, повышения полноты комплектования, оперативного удовлетворения запросов.  [c.31]

Для обеспечения сохранности документов, включенных в дело, все листы его нумеруют. В конце дела подшивается заверительный лист, в котором указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов. Если листы имеют нумерацию с добавлением буквы (литеры), например, Юа, 106, то об этом указывается в графе "Литерные листы". Листы внутренней описи нумеруют отдельно от листов дела. Если какие-либо документы плохо читаемы, имеют повреждения и т. д., об этом делают указание в графе "Особенности физического состояния".  [c.139]

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.  [c.155]

В журнале регистрации хозяйственных операций разрешается указывать только порядковые номера, дату и сумму. Журнал хронологической записи предназначен для контроля за полнотой отражения хозяйственных операций на счетах и обеспечения сохранности документов.  [c.75]

Для обеспечения сохранности документов и удобства их использования все листы дела нумеруют черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен), а документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу. Подшитые в дело конверты с надписями и вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов на них ставятся номера предыдущих листов с добавлением букв а , б , в и т.д. То же делают, если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой. Если в нумерации допущено много ошибок, то все ошибочные номера зачеркиваются и все дёлс нумеруется заново с места возникновения ошибки.  [c.310]

Определены задачи и функции служб НТД, состав < виды научно-технической документации, способы и сроки передачи документов в СНТД. Рассмотрены вопросы обеспечения сохранности документов, их учета, составления научно-справочного аппарата к документам, их использования, приведения экспертизы ценности НТД в службах и подготовки к передаче НТД на государственное хранение. Освещен состав документов, образующихся в автоматизированных системах (АС).  [c.2]

В целях обеспечения сохранности документов СНТД осуществляет их учет в соответствии с требованиями разд. 4 настоящих Правил, проводит периодические и единовременные проверки наличия и состояния документов.  [c.32]