Документы, имеющие гриф КТ , формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф КТ . На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом КТ . Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сейфу. [c.167]
В заверительном листе к законченной описи указывают количество листов описи, количество единиц хранения, включенных в нее, годы начала и окончания описи. Заверительный лист подписывается лицом, ответственным за делопроизводство, и удостоверяется печатью учреждения. [c.157]
Описи должны иметь оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатели и заверительный лист. [c.132]
При передаче документов на государственное хранение описи должны иметь оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатели, заверительный лист. Опись на дела временного хранения (свыше 10 лет) состоит из тех же элементов. Заглавный лист описи составляется при первой передаче дел в государственный архив. [c.360]
Заверительный лист к законченной описи представляет собой соединение двух понятий итоговая запись (в описи) и заверительная надпись (в деле), так как в нем указывается количество дел, внесенных в опись, годы, к которым относятся дела, внесенные в опись, количество пронумерованных листов в сформированном томе и отдельно — количество листов оглавления. Ниже показана форма заверительного листа к описи дел постоянного хранения [c.363]
Заверительный лист подписывается лицом, ответственным за работу с документами, и удостоверяется печатью учреждения. Помещается заверительный лист в конце описи после всех видов вспомогательного справочного аппарата. [c.364]
При передаче документов на государственное хранение описи должны иметь оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатели, заверительный лист. При первой передаче дел в государственный архив составляют заглавный лист описи (приложение 26), на котором в хронологической последовательности перечисляют все изменения в названии учреждения с указанием их дат. После заглавного листа помещают оглавление описи с обозначением годовых разделов, структурных подразделений и указанием соответствующих листов описи, на которых они размещены. [c.206]
В заверительном листе описи, который помещают после ее годовых разделов, указывают количество листов в описи, общее количество дел, внесенных в нее, годы ее начала и окончания. [c.206]
Правилами работы ведомственных и государственных архивов установлено, что передача дел в архив осуществляется через год после завершения их функционирования в текущем, оперативном делопроизводстве. Если какие-либо дела еще необходимы предприятию для работы, то их в этом случае следует оформлять как переданные во временное пользование, о чем составляется специальный акт. Дела постоянного срока хранения для передачи их в архив учреждения оформляются следующим образом все листы в делах нумеруются, составляется заверительный лист, внутренняя опись содержащихся в деле документов, дела подшиваются и переплетаются. В делах временных сроков хранения листы не нумеруются, дела не подшиваются и не переплетаются. [c.118]
Дела нормативной или плановой документации датируются по датам их утверждения, протокольные дела с материалами — по датам протоколов. Все листы в делах нумеруются в развернутом виде карандашом арабскими цифрами, при этом количество листов не должно превышать 250 и составлять по толщине более 4 см. Фактическое наличие листов в деле выносится на обложку и в заверительный лист, который подшивается в деле последним. В заверительном листе указывается количество подшитых в дело листов, фотоснимков, изъятых или пропущенных листов. [c.118]
ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА № [c.138]
Должность составителя заверительного листа [c.138]
Для обеспечения сохранности документов, включенных в дело, все листы его нумеруют. В конце дела подшивается заверительный лист, в котором указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов. Если листы имеют нумерацию с добавлением буквы (литеры), например, Юа, 106, то об этом указывается в графе "Литерные листы". Листы внутренней описи нумеруют отдельно от листов дела. Если какие-либо документы плохо читаемы, имеют повреждения и т. д., об этом делают указание в графе "Особенности физического состояния". [c.139]
Заверительный лист, как правило, составляется на документы, передаваемые в архив, и подписывается сотрудником, проводившим нумерацию листов в деле. [c.139]
Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов. [c.147]
ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА № 2 [c.103]
ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА М> 00.00.00 В деле подшито и пронумеровано в том числе литерные листы листов [c.119]
В заверительном листе описи указывается количество листов, общее количество дел, годы начала и окончания описи (приложение 74). [c.126]
ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА [c.591]
ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА № 00.00.97 [c.591]
Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. Наиболее ценные документы (например, рукописи и т. п.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки. [c.275]
Заверительную надпись (лист-заверитель) помещают в конце дела. [c.275]
При обработке документов постоянного и длительного хранения все металлические скрепления во избежание появления ржавчины обязательно удаляются. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т. д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты. В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записки, а в начале дела перед собственно документами — листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима. Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов (например Приказы по основной деятельности... ), а также для специфичной документации — личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т. д. [c.294]
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных вдело, все его листы, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным карандашом. Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в конверт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс. [c.295]
Заверительная запись составляется на любую единицу архивного хранения. В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках — на чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его верхнюю часть приклеивают к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку. [c.295]
Результаты проверки фиксируются в заверительной записи единицы хранения и в документах, оформлявших выдачу дел. При обнаружении недостачи дел, отдельных листов и документов в них дол- [c.303]
Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др. [c.309]
Совсем по-другому оформляются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Они подлежат полному оформлению. Из них удаляются металлические скрепки, дела переплетаются или прошиваются прочной ниткой на три-четыре прокола, листы в них нумеруются, составляется заверительная надпись. Наиболее ценные документы (рукописи, чертежи и т.д,) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их помещают в конверты, которые также подшивают в дело. [c.310]
Для учета количества листов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак + - число листов внутренней описи, если она есть. [c.310]
В заверительной надписи отражаются (со ссылкой на соответствующий акт) изменения в составе и состоянии документов (повреждения, замена подлинных документов копиями и т.д.), а также особенности нумерации листов наличие литерных номеров (а, б, в...), пропущенных номеров, номера листов с наклеенными фотографиями и вырезками из газет, крупноформатных листов, конвертов с вложениями и число вложенных в них листов и т.д. [c.311]
Какие функции выполняют описи дел 2. Из каких элементов состоит опись дела для сдачи в архив 3. Когда и как составляется и рформляется заглавный лист 4. Как оформляются и заполняются годовые разделы описи 5. На какие виды дел ведутся раздельные описи 6. Какие данные вносятся в заверительный лист описи 7. В скольких экземплярах печатают описи на дела с постоянными сроками хранения, временными сроками хранения (свыше 10 лет) 8. Какие требования предъявляются к качеству оформления описей [c.364]
Дела временного (до 10лет включительно) срока хранения, не содержащие сведений конфиденциального характера, могут оформляться только частично, по упрощенной технологии. Так, они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не составлять. [c.293]
Для обеспечения сохранности документов и удобства их использования все листы дела нумеруют черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен), а документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу. Подшитые в дело конверты с надписями и вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов на них ставятся номера предыдущих листов с добавлением букв а , б , в и т.д. То же делают, если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой. Если в нумерации допущено много ошибок, то все ошибочные номера зачеркиваются и все дёлс нумеруется заново с места возникновения ошибки. [c.310]