Практическая ценность документов

Экспертиза практической ценности документов. [c.236]

Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив организации. [c.273]

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. [c.302]

Понятие экспертизы научной и практической ценности документов. Документы, образующиеся в деятельности советских учреждений, не одинаковы по своему значению, практическая и научная их ценность различна. Одни документы чисто практического характера утрачивают свое значение в течение очень короткого времени, измеряемого днями и даже часами (например, би- [c.141]

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив учреждения. [c.341]

Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения. [c.168]

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЦЕННОСТЬ ДОКУМЕНТОВ [c.104]

Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость. [c.162]

Экспертиза научной и практической ценности документов - изучение документов в целях определения сроков их хранения. [c.184]

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения 6 мес., 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л. и 75 л. Срок хранения "ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документа. [c.102]

Выделение документов к уничтожению Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению. [c.166]

Подготовка к сдаче дел в архив включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов оформление дел составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. Эти работы проводятся под методическим руководством сотрудников архива. [c.165]

Экспертиза научной и практической ценности документов должна осуществляться систематически, ежегодно. Просмотр и отбор документов для дальнейшего хранения и к уничтожению в структурных подразделениях учреждения проводят сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства. Члены экспертных комиссий проверяют правильность отбора документов, просматривая не только описи и акты о выделении дел к уничтожению, но и сами документы путем полистного просмотра наиболее важных дел и документов, сроки хранения которых вызывают какие-либо сомнения. Для правильного определения ценности документов надо знать историю своего учреждения, организации, предприятия, его функции, задачи, структуру, систему делопроизводства и связь с другими организациями. [c.166]

Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия, например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, акцептование счетов поставщиков и перечисление денежных средств с расчетных счетов и др. Документы служат доказательством, подтверждающим поступление и расходование ценностей. Они подтверждают достоверность и точность данных счетов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, помогают выявлять возможные ошибки в бухгалтерских записях. [c.145]

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения 6 месяцев, 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет. Документы, имеющие ограниченное практическое значение, срок хранения которых определяет само предприятие, имеют срок хранения ДМН (до минования надобности). Экспертизу ценности документов ежегодно проводит постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). [c.187]

В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан также ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения и оценке информационной ценности различных функциональных групп документов [c.194]

Большую роль для систематизации документов в текущем делопроизводстве, экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов в ведомственный архив сыграли Основные правила работы ведомственных архивов , изданные в 1986 г. и Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения , утвержденный в 1989 г. и установивший сроки хранения документов . [c.44]

Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания Инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации. [c.52]

Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения. [c.308]

Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов. [c.347]

Организует инструктаж, оказывает консультативно-методическую и практическую помощь работникам организации и подведомственных ей учреждений по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п. [c.352]

Деление документов по срокам хранения. Документы по срокам хранения делят на документы а) с постоянными сроками хранения и б) временными (или на документы постоянного и временного хранения). Это зависит от ценности документов, их политического, научного и практического значения. [c.37]

Ответ дают Основные- - правила , утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1963 году. Под постановкой документальной части делопроизводства, читаем в Правилах, понимается организация работы учреждения с документами от их создания (получения) до сдачи в архив, которая включает в себя оформление документов, их учет и создание учетно-справочного аппарата к ним, классификацию и индексацию документов, составление номенклатур дел и формирование дел, а также экспертизу научной и практической ценности и подготовку дел к сдаче в архив учреждения 1. Из этого определения следует,, что документальная часть, делопроизводства понятие более широкое, чем понятие текущий архив , оно охватывает большую часть процессов, рассмотренных выше, относящихся собственно к постановке делопроизводства. Это- подтверждают и Основные правила , согласно которым постановка документальной части определяется инструкциями по делопроизводству 2. [c.134]

Экспертизой научной и практической ценности документальных материалов решается вопрос об их судьбе,—будут они храниться или подлежат уничтожению. Уничтожить документы не трудно,, восстановить же уничтоженные документы невозможно. В то же время документы, утратившие свое значение, естественно, хранить не следует. [c.142]

Архивные органы проверяют, насколько правильно произведен отбор материалов на постоянное хранение. Если среди, материалов, отобранных к уничтожению, будут обнаружены документы, подлежащие хранению, архивные органы дают указания о включении их в описи материалов постоянного хранения. Когда у экспертной комиссии нет твердого мнения о научно-исторической и практической ценности документальных материалов, не предусмотренных перечнями, то такие материалы в акты на уничтожение не включают. Вопрос о хранении или уничтожении таких материалов решает архивный орган на основании письменного запроса экспертной комиссии. [c.145]

Учетный аппарат объединения (предприятия) тесно связан со всеми его производственными единицами, цехами и другими подразделениями, со службами и отделами аппарата управления, с их работниками и отдельными исполнителями. Все подразделения и службы обязаны своевременно представлять в бухгалтерию необходимые для учета и контроля документы, отчетные сведения, а также плановые, сметные и нормативные данные. В бухгалтерии полученные учетные данные обрабатывают и группируют по определенным признакам и на их основе готовят информацию о деятельности отдельных подразделений и объединения (предприятия) в целом. Практическая ценность этой информации заключается в том, что она позволяет глубоко анализировать экономические показатели работы, систематически контролировать хозяйственные процессы и явления, делать на их основе нужные выводы и принимать меры по улучшению работы объединения (предприятия), его производственных единиц, цехов и служб. [c.33]

Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Совместно с руководителями структурных подразделений разрабатывает номенклатуру дел текущего делопроизводства. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных материалов. Оказывает необходимую методическую помощь, инструктирует работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи материалов в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе научной и практической ценности архивных документов, отбор материалов на постоянное и временное хранение, составление актов о передаче документов в государственные архивы, списании и уничтожении материалов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления и замены, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует подготовку необходимых справок на основе данных, имеющихся в материалах архива, составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела на предприятии,. Руководит работниками архива. [c.38]

Должностные обязанности. Организует хранение и обеспечивает сохранность документальных материалов, поступивших в архив. Принимает от структурных подразделений предприятия документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного хранения, а также акты для передачи документальных материалов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива Выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, ответы на запросы и ведет их учет. Подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. < [c.202]

Принимать участие в экспертизе научной и практической ценности архивных документов. [c.430]

Одновременно с систематизацией проводится экспертиза ценности документов проекта. К уничтожению выделяются дубликаты документов, документы, с которых изготовлены микрофильмы-подлинники по ГОСТ 13.1.101—79, документы, не имеющие практической и исторической ценности чертежи, отсутствие на которых основной надписи не позволяет отнести их к какому-либо проекту. По завершении обработки документов составляется акт о выделении НТД к уничтожению (прил. 9). Документы в акте группируются по проектам (темам), чтобы не вписывать отдельно каждый документ. Акт подписывается членами ЭК, утверждается руководителем организации и согласовывается с архивным учреждением. [c.73]

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм и в том числе в бухгалтерии содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов — определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов и отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев . [c.168]

При определении ценности документов руководствуются принципами партийности и историзма. Оценивая документы, надо исходить из теоретических и практических установок Коммунистической партии, из интересов советского общества. В этом заключается основополагающий принцип архивной работы — принцип партийности. [c.69]

Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники по учету, контролю исполнения, оперативному хранению, справочной работе. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационно-го обеспечения управления. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях. Подготавливает Предложения по обеспечению эргономических условий труда, научной организации рабочих мест работников службы документационно-го обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая документы на машинных носителях и классификаторы документной информации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопо-токов. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации текущего хранения и экспертизе научной и практической ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области доку-ментационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические материалы по документационному обеспечению. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления. [c.119]

Следствием непоследовательной политики в области архивного дела в XIX в. явилась концентрация в многочисленных учреждениях крупных комплексов документов XVIII — XIX вв., потерявших практическую ценность и рассредоточенных по самостоятельным архивохранилищам отдельных департаментов. Документы за более ранние периоды концентрировались в исторических архивах, подчиненных различным ведомствам. Неоднократно возникавшие предложения по созданию единой системы архивов и общей методологии архивного дела не получали правительственной поддержки. Борьба с бесконтрольным уничтожением документов, попытки упорядочить архивное дело в провинции и частном секторе экономики, зарождение системы подготовки кадров профессиональных архивистов и т. д. осуществлялись в основном усилиями энтузиастов. [c.283]

Экспертиз пднпост НТД проводится с целью обеспечения сохранное п документов, п , е о д н научно-историческую и практическую ценность, установления сроков ведомственного хранения НТД, отбора ее па государственное храпение в оптимальном объеме, а также выявления документов, не имеющих научно-исторической ценности, утративших практическое значение и в связи с этим не подлежащих дальнейшему хранению. [c.51]

Научно-историческая и практическая ценность научно-технической документации устанавливается путем просмотра и изучения непосредственно самих документов, а также изучения исторических справок,организационно-распорядительной и отчетной документации, спра-вочно-понскового аппарата (инвентарных книг, описей дел постоянного хранения, каталогов), бюллетеней и обзоров состава научно-технической документации, научно-технических энциклопедий, справочников, архивоведче-ской и специальной литературы, юбилейных изданий и других источников. [c.52]

Смотреть страницы где упоминается термин Практическая ценность документов

Смотреть главы в: