Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, где обеспечиваются их сохранность и удобство хранения. Эти документы переплетаются в папки последовательно в порядке нумерации журнальных статей помесячно. На обложке папки указывают наименование предприятия, название и порядковый номер папки, год, месяц и количество листов в папке. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Для упорядочения хранения ведется регистрационный журнал архивных дел, который имеет следующую форму [c.152]
Понятие текущего архива. Документы, созданные самим учреждением и полученные извне, хранятся в делопроизводстве в течение значительного срока. Согласно Основным правилам постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений законченные делопроизводством материалы остаются в течение одного года в структурной части учреждения для текущей справочной работы. В течение какого-то срока эти материалы хранятся в делопроизводстве и в процессе их исполнения. Естественно, что и в процессе исполнения и после окончания их исполнением ( производством ) документы хранят в порядке, в соответствии с архивными требованиями, образуя рационально организованный текущий архив. В него входит вся документация, отлагающаяся в делопроизводстве до сдачи ее в архив учреждения. Это и исполненные документы, уже включенные в первичные комплексы, и документация, находящаяся на исполнении и подвергающаяся той или иной организации. [c.133]
Понятие текущий архив известно и в дореволюционном и в советском делопроизводстве. Этим понятием обозначают архив, возникающий-в самом делопроизводстве. [c.133]
Иногда понятие текущий архив заменяют понятием документальная часть делопроизводства . Какое же содержание вкладывают в последнее понятие [c.134]
Ответ дают Основные- - правила , утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1963 году. Под постановкой документальной части делопроизводства, читаем в Правилах, понимается организация работы учреждения с документами от их создания (получения) до сдачи в архив, которая включает в себя оформление документов, их учет и создание учетно-справочного аппарата к ним, классификацию и индексацию документов, составление номенклатур дел и формирование дел, а также экспертизу научной и практической ценности и подготовку дел к сдаче в архив учреждения 1. Из этого определения следует,, что документальная часть, делопроизводства понятие более широкое, чем понятие текущий архив , оно охватывает большую часть процессов, рассмотренных выше, относящихся собственно к постановке делопроизводства. Это- подтверждают и Основные правила , согласно которым постановка документальной части определяется инструкциями по делопроизводству 2. [c.134]
Все документы, которые находятся в непрерывном пользовании в процессе текущей деятельности учреждения и есть, в полном смысле слова, текущий архив, возникающий в делопроизводстве, не отпочковавшийся от него, неразрывно связанный с ним. Этот архив призван решить две задачи. Во-первых, обеспечивать бесперебойное четкое пользование документами в делопроизводстве в процессе их обработки, исполнения, использования. Текущий архив, с другой стороны, это та первая ступень архивного строительства, где решаются [c.134]
Редактор не согласен.с понятием текущий архив . Заменять документальную часть делопроизводства , предусмотренную законодательством текущим архивом нет никаких оснований. А. Чернов [c.134]
Организация текущего архива. Рационально организованный текущий архив предполагает централизованное хранение документации. Всю документацию, в том [c.135]
Секретарь обязан следить за тем, чтобы каждый исполнитель немедленно по окончании исполнения служебных документов или по мере их составления сдавал их со всеми относящимися к ним приложениями и другими документами в текущий архив для включения в состав дел. Необходимо, чтобы служебные документы сдавали регулярно. Секретарь должен в учетных книгах и картотеках отмечать, сделанные ему и числящиеся за исполнителем документы и особенно внимательно следить за тем, чтобы регулярно сдавали документы, поступившие к руководящим работникам или отдельным исполнителям, помимо экспедиции или секретаря. Все эти документы берутся секретарем на учет в общем порядке. [c.136]
При сдаче документов в текущий архив, для их включения в состав дел, исполнитель обязан указать на документах индекс дела, в котором они должны храниться. [c.136]
Если передаваемый в текущий архив на хранение документ является сложным, т. е. касается нескольких вопросов или разных корреспондентов, то для справок, помимо дела, где будет храниться оригинал документа, следует помещать копии или выписки из него во все дела, к которым документ относится по своему содержанию. Копии или выписки заменяют краткие справки. В них указывают название документа, его индекс, дата, краткое содержание, а также индекс дела и его название. Указания о снятии копий, выписок и отметки, [c.136]
Порядок пользования текущим архивом. Секретарь структурной части обязан следить за своевременной раскладкой документов по делам и требовать от исполнителей выдачи всех документов в текущий архив для централизованного хранения. [c.139]
Формирование делопроизводства открытие номенклатурных дел, текущий архив, подготовка и сдача дел в архив - контролирует управление делами Общества. [c.230]
После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации. [c.30]
Документы, поступающие в текущий архив отдела, секретарь хранит в шкафу в папках-регистраторах, скоросшивателях и папках со шнурками, а справочно-информационные пособия — в шкафах-витринах. [c.35]
После составления бухгалтерской и налоговой отчетности за соответствующий период авансовые отчеты с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке, переплетены и сданы в текущий архив. [c.145]
Для этого в каждом отделе предприятия, в том числе в бухгалтерии, имеется текущий архив, в котором документы хранятся в течение текущего года. [c.112]
Текущий архив в бухгалтерии организуется в особом помещении или в запирающихся шкафах. За сохранность в нем бухгалтерских документов отвечает главный бухгалтер или лицо, им назначенное. Документы хранятся подшитыми в папки, на которых надписывается наименование предприятия, название и порядковый номер папки, отчетный период — год и месяц — и другие сведения. [c.112]
На основании разметки в документах отраженные в них хозяйственные операции записываются (разносятся) по синтетическим и аналитическим счетам текущего бухгалтерского учета. После разноски операций по счетам и сверки данных аналитического и синтетического учета первичные документы, сгруппированные по определенной системе, направляются в текущий бухгалтерский архив. [c.48]
Таким образом, документы проходят следующие последовательные этапы движения составление, проверку, таксировку (расценку), группировку, разноску по счетам, текущее хранение, наконец, сдачу в архив на длительное хранение согласно законодательству. [c.158]
Формирование материалов текущего и постоянного архива и передача их в архив [c.179]
В постоянном архиве целесообразно содержать документы и информацию постоянного характера, которые будут использоваться в ходе будущих аудитов или работ. Архив должен поддерживаться на уровне текущего положения. При каждом случае выполнения работ данные из постоянного архива должны пересматриваться, и архив соответствующим образом обновляться. [c.213]
После того как произведен расчет всем работникам предприятия (признаком расчета считается отметка о проведении операции Конец месяца), выбирается функция главного меню Сервисные операции и архив. При этом в память ПК заносятся все данные расчетного месяца в архив, очищаются базы нарядов и карточек начислений-удержаний за текущий месяц и снимается у всех отметка о проведении операции Конец месяца. [c.298]
Используя функцию Сервисные операции и архив, можно ежедневно копировать текущую базу данных на гибкие диски (желательно делать 2-3 копии). Восстановление текущих баз данных с гибких дисков производится по необходимости. [c.302]
Сервисные функции и архив - это последняя функция главного меню. Для поддержания в рабочем состоянии оперативных текущих баз и работы с архивными данными используется функция Сжатие баз данных (рабочее меню). [c.307]
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов в соответствии с установленными требованиями, называется документированием. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относят к архивному делу. [c.5]
Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование. [c.278]
Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив. [c.347]
Приказы и приказные избы представляли собой одновременно присутствие, канцелярию и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные — в сундуках-ларях в тех же помещениях, в которых велись текущая работа и прием посетителей. [c.6]
Большую роль для систематизации документов в текущем делопроизводстве, экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов в ведомственный архив сыграли Основные правила работы ведомственных архивов , изданные в 1986 г. и Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения , утвержденный в 1989 г. и установивший сроки хранения документов . [c.44]
Подготовка документов к сдаче в архив в связи с истечением срока их текущего хранения. [c.39]
Центральный банк Российской Федерации (Банк России) www. br.ru На сервере Банка России — актуальные материалы о банковской деятельности и денежно-кредитной политике. Текущая информация, нормативно-правовые акты, история платёжной и банковской систем России, архив важнейших макроэкономических показателей, материалы о статусе, функциях, структуре банка, материалы Департамента общественных связей. [c.332]
Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии. [c.39]
Должностные обязанности. Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка. Составляет установленную отчетность. [c.186]
Что касается понятия текущий архив , то им обозначают лишь архивные процессы работы с документами в делопроизводстве до их сдачи в архив учреждения3. Какие же это процессы [c.134]
Вот почему текущий архив первая ступень архивного строительства. Организация документальных матери алов ГАФ СССР, справедливо говорится в Основных правилах , начинается с постановки документальной части делопроизводства в учреждении 1, и в том числе текущего архива, причем при разработке самих Правил Главное архивное управление исходило из того, что работа учреждений, организаций и предприятий с документами как в делопроизводстве, так и в архиве представляет единый процесс 2. В этом едином процессе текущий архив занимает свое, весьма ответственное место, поскольку здесь реализуются все основные требования к материалам, подлежащим сдаче в архив учреждения. Значение правильно организованного текущего архива подчеркивается и тем, что Основными правилами предусматривается экспертиза ценности документальных материалов, решение вопроса о сроках их хранения в-делопроизводстве, до сдачи материалов в архив учреждения. [c.135]
Текущий архив представляет собою, таким образом, целесообразно организованное хранение и использование документов в. делопроизводстве, включая и их под-готбвку для сдачи в архив учреждения. Как же организован текущий архив [c.135]