Условием успешной деятельности делопроизводственной службы (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе. [c.262]
Задача справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой момент на два вопроса первый — в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, второй — в каком документе (в каких документах) находится конкретная информация по нужному вопросу. [c.262]
Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива. [c.278]
По истечении предельных сроков временного хранения документы государственной части Архивного фонда Новосибирской области в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы, передаются на постоянное хранение в архивные учреждения Новосибирской области. [c.226]
Следующий этап прохождения поступающих в организацию документов в большей степени зависит от всей постановки документационного обеспечения. Основное его значение — оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата. [c.155]
Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов. [c.163]
Объем документооборота — основное средство определения реальных потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата. [c.171]
Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, научно-справочного аппарата, обработка и транспортировка документов, осуществляются за счет организаций, создающих документы. [c.290]
Для улучшения условий поиска требуемых архивов, фондов, дел и документов архивы разрабатывают и предоставляют пользователям, в том числе публикуют, различные справочники, путеводители, указатели, обзоры, картотеки. Состав научно-справочного аппарата конкретного архива определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, видами носителей информации, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов. [c.304]
Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел. [c.314]
По истечении сроков хранения в архивах организаций — источников комплектования управленческая документация, отобранная на государственное, муниципальное хранение, с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы передается в архивы. [c.132]
Книги, карточки (базы данных), журналы регистрации и контроля Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальны и архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата [c.138]
Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов вдела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. [c.37]
Должностные обязанности. Осуществляет редактирование выпускаемой редакционно-издательским подразделением научной и методической литературы, информационных и нормативных материалов с целью обеспечения высокого научного и литературного уровня изданий. Участвует в подготовке издательских договоров с авторами и трудовых соглашений с внешними рецензентами. Рассматривает рукописи и рецензии на них. Подготавливает заключения о возможности издания рукописи в представленном виде или после доработки с учетом предлагаемых исправлений, дополнений, сокращений. В случаях отклонения издания рукописей подготавливает обоснованные письменные отказы в установленные договорами сроки. Редактирует принятые к изданию рукописи, оказывая при этом авторам необходимую помощь (по улучшению структуры рукописей, выбору терминов, оформлению иллюстраций и т.п.), согласовывает с ними рекомендуемые изменения. В процессе редактирования проверяет выполнение авторами замечаний рецензентов и требований, предъявляемых к рукописям по их доработке, комплектность представленного материала, соответствие названий разделов рукописи их содержанию, а также насколько отражены в работах новейшие достижения науки, техники и передового производственного опыта. Проверяет по первоисточникам правильность написания приводимых цитат и цифровых данных, употребления и написания имен, научно-технических терминов, единиц измерения, оформления справочного аппарата издания, соответствие приводимых символов обозначениям, установленным стандартами или принятым в научной и нормативной литературе. Осуществляет необходимое литературное редактирование рукописей. Составляет редакторский паспорт рукописи, дает указания и пояснения техническому редактору, корректору, наборщику. Подготавливает сноски, дубликаты, рабочее оглавление. Совместно с авторами и техническим редактором рассматривает иллюстративные материалы, определяет их место в издании и передает художественному редактору для своевременного изготовления графиков и клише. Участвует в решении вопросов, связанных с художественным и техническим оформлением редактируемых изданий. Подписывает рукописи в производство, обрабатывает корректурные оттиски и проверяет сигнальные экземпляры перед выпуском в свет. Составляет списки обнаруженных опечаток. [c.322]
Должен знать законодательные и нормативные правовые акты, методы редактирования научно-методической литературы, информационных и нормативных материалов, редакционной обработки цифр, формул, символов, иллюстраций, составления справочного аппарата издания отечественные и зарубежные достижения науки и техники в соответствующей области знаний порядок [c.322]
Должностные обязанности. Осуществляет вычитку отредактированных рукописей и чтение корректурных оттисков с целью обеспечения графического и лексического единообразия различных элементов текста, устранения орфографических и пунктуационных ошибок, соблюдения технических правил набора, а также исправления недостатков смыслового и стилистического характера. При чтении рукописей проверяет их комплектность (наличие титульного листа, введения, иллюстраций, справочного аппарата и т.п.), порядковую нумерацию разделов в оглавлении (содержании), сравнивает их названия с заголовками в тексте, обеспечивает правильность написания и унификацию терминов, символов, единиц измерения, условных сокращений, единообразие обозначений в иллюстрациях и тексте. Устраняет неясность в написании отдельных букв и знаков, неправильную разбивку текста на абзацы, согласовывает с редакторами замеченные стилистические погрешности. Проверяет правильность оформления таблиц, сносок, формул, справочного аппарата издания, полноту библиографического описания и наличие соответствующих ссылок на источники цитат и цифровых данных в тексте. Дает указания наборщику по набору дефисов, тире, многозначных чисел и т.п. Дополняет редакторский паспорт, отмечая в нем все особенности вычитки рукописи. При чтении корректурных оттисков проверяет соответствие набранного текста оригиналу. Исправляет орфографические, пунктуационные и технические ошибки, допущенные при наборе или перепечатке рукописей. Проверяет правильность набора текста, заголовков, примечаний и других выделяемых частей издания в соответствии с общими правилами полиграфического производства и указаниями технического [c.327]
Результаты библиотечной деятельности можно условно разделить на конечные и промежуточные (базовые, обеспечивающие). В числе конечных — продукты библиотечной деятельности, появляющиеся в процессе контактов пользователей и библиотечного персонала, результаты деятельности библиотеки, отражающие выполнение ее главных социальных функций, связанных с предоставлением для пользования источников информации. Промежуточным в этом случае можно считать результат, обеспечивающий выполнение названных главных социальных функций комплектование, организация и хранение фонда, создание справочного аппарата и пр. [c.39]
Действительно, низкое качество ресурсов не позволит добиться высоких показателей в обслуживании, а низкий уровень обслуживания прямо влияет на показатели работы библиотеки. Попробуйте пригласить на обслуживание читателей малограмотного человека, сократить приобретение интересующих их книг, лишить их возможности пользоваться справочным аппаратом или просто сделайте неудобным график часов работы, и вы сразу почувствуете разницу в объеме выдачи книг, следовательно, и эффективности. Чем библиотека лучше, полнее и оперативнее удовлетворяет потребности населения, тем ее лучше посещают, полнее используют и, естественно, тем выше уровень эффективности ее работы. На такую зависимость в свое время неоднократно обращал внимание Ю.Н. Столяров (70]. Сегодня она отмечается и социологами, которые фиксируют существенное сокращение приобщенности населения к пользованию библиотеками из-за оскудения их книжных фондов, вызванного резким уменьшением новых поступлений [55]. [c.46]
Каждая глава книги снабжена справочным аппаратом перечнем нормативных документов и рекомендуемой литературы. [c.2]
Книга снабжена справочным аппаратом. В конце каждой главы приводится перечень законодательных и нормативных документов, а также рекомендуемая литература по этой тематике. [c.8]
Огромное влияние на постановку регистрации документов и документооборота, несомненно, окажет и новая документационная техника. В ближайшие годы ею будет оснащено большинство советских учреждений. Эта техника позволит вопросы регистрации документов и создания к ним контрольно-справочного аппарата решить на принципиально новых началах. Например, обычную регистрацию могут заменить микрофотокопирование документов, применение пишущих машин с перфорационными приставками, что обеспечивает механический поиск документов и т. д. [c.63]
Карточные способы регистрации (учета) документов. Поиски более гибких форм справочного аппарата к документам и контроля их исполнения привели к использованию для этих целей различных карточных систем регистрации, до этого получившие широкое признание в библиотечной практике. [c.65]
Индивидуальные карточные системы регистрации и соответствующие картотеки представляют наиболее удобный справочный аппарат к служебной документации. [c.66]
Для цели контроля исполнения наиболее удобен, учетно-справочный аппарат, состоящий из индивидуальных и групповых регистрационных карточек. Но Можно создавать специальные контрольные картотеки. [c.82]
Ответ дают Основные- - правила , утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1963 году. Под постановкой документальной части делопроизводства, читаем в Правилах, понимается организация работы учреждения с документами от их создания (получения) до сдачи в архив, которая включает в себя оформление документов, их учет и создание учетно-справочного аппарата к ним, классификацию и индексацию документов, составление номенклатур дел и формирование дел, а также экспертизу научной и практической ценности и подготовку дел к сдаче в архив учреждения 1. Из этого определения следует,, что документальная часть, делопроизводства понятие более широкое, чем понятие текущий архив , оно охватывает большую часть процессов, рассмотренных выше, относящихся собственно к постановке делопроизводства. Это- подтверждают и Основные правила , согласно которым постановка документальной части определяется инструкциями по делопроизводству 2. [c.134]
В архив сдают и картотеки, которые заменяют книжные формы, например, по учету, или же имеют значение в качестве справочного аппарата для архива. [c.154]
Большое значение в управленческом труде и при работе с документами имеет хороший справочный аппарат. [c.175]
Приведенная выше форма контрольно-учетной карточки предусмотрена Основными правилами 1963 г. с целью решения задачи единства справочного аппарат та в делопроизводстве и архиве. Достигается это тем, что лицевая сторона учетно-контрольной карточки заполняется в делопроизводстве. Оборотная сторона карточки заполняется в архиве, куда будут переданы документы. Здесь документы будут отнесены к архивному фонду, с указанием исковых данных (№ описи и единицы хранения). Кроме того, отнесение документов к рубрике, подрубрике предметно-тематического каталога позволит включить карточку в указанный каталог, причем на данный документ не нужно будет составлять новой предметно-тематической карточки. Исследователями при пользовании предметно-тематическим каталогом могут быть использованы данные лицевой стороны карточки, занесенные на карточку в делопроизводстве. [c.212]
Справочный аппарат к служебным документам. Способ классификации документов в учреждении по определенному признаку называется справочным аппаратом. Основу справочного аппарата к служебным документам составляет картотека, куда они попадают после регистрации и систематизации. [c.92]
Что составляет основу справочного аппарата [c.100]
Архивное дело может отмечать несколько дней рождения в зависимости от точки зрения конкретного историка. Естественно, с появлением первых документов, известия о которых восходят к X в., появилась и задача сохранения этих документов, и ларник, должностное лицо, ответственное за сохранность документов и скрепляющее , т. е. удостоверяющее их правдивость, может считаться первым архивистом. Первая опись, а точнее перечневая роспись, датированная 1288 г. и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись, может считаться первым научно-справочным аппаратом, хотя различия между рукописями, т. е. собственно документами и книгами в ней не проведено. [c.280]
В работах многих библиотековедов подчеркивалось, что все сугубо библиотечные конечные результаты, получаемые в процессе непосредственного обслуживания, в большой мере интегрируются в показателе количества кииговыдач. Результаты этой работы предлагалось также выражать и в количестве читателей, посещений. Но мы знаем, что числиться читателем и регулярно пользоваться библиотекой — далеко не одно и тоже. Посещение библиотеки тоже не всегда связано с выполнением ее основной социальной функции — обеспечением максимального использования каждой имеющейся у нас книжки . В книговыдаче отражается сама сущность библиотечной работы и число привлеченных читателей (чем их больше, тем больше книговыдача), и состав и качество фонда, справочного аппарата, и уровень работы персонала, и способность библиотекарей откликаться на современные проблемы жизни. Массовая работа не является самоцелью — она организуется для активизации пользования библиотекой и также сказывается на росте книговыдачи. Вот почему в качестве самого главного мы предлагаем и впредь для отражения традиционно библиотечной работы использовать показатель кннговыдачи. [c.41]
По назначению карточные формы регистрации подразделяют на общие и специальные. На карточках общей регистрации (аналогичных по своему назначению общим журналам регистрации) учитывают получаемую и отправляемую корреспонденцию. Специальные картотеки создают или в качестве учетно-справочного аппарата (каталогов) к различным комплексам документов (постановлениям, решениям, протоколам, договорам и т. д.), или в качестве различных учетно-контрольных карточек (сроковых, корреспондентских и т. д.). [c.65]
Справочный аппарат в делопроизводстве (согласно ЕГСД, п. 4.4) должен отвечать следующим требованиям наиболее полно и разносторонне раскрывать состав и содержание документа сокращать время на оперативный поиск документов и контроль за их исполнением обеспечивать быстрое получение документной информации. [c.92]
Смотреть страницы где упоминается термин СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ
: [c.353] [c.47] [c.172] [c.294] [c.297] [c.97] [c.254] [c.256] [c.289] [c.293] [c.321] [c.20] [c.488] [c.232] [c.18] [c.89]Смотреть главы в:
Управление финансовой стабилизацией предприятия -> СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ