Унификация документов ведет к упорядочению документации. Она должна осуществляться одновременно со стандартизацией документов, т. е. разработкой одинаковых размеров их бланков. Это позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение. [c.124]
Унификация документов — это разработка типовых форм документов для использования их при оформлении однородных операций на различных предприятиях независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности. Унификация способствует упрощению и сокращению документов, а также приспосабливает их к обработке на ЭВМ замене разовых до- [c.143]
Унификация документов необходима с экономической точки зрения (сокращение труда на составление документа), правовых требований, с технических позиций, с психологической точки зрения (ориентация читателя). [c.448]
УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ — установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях. У. д. облегчает документирование хозяйственных операций и механизацию учета. [c.329]
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количе- [c.11]
Определите, в чем заключаются общие требования к унификации документов. [c.25]
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификаций документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) — совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. [c.42]
Работа по унификации и стандартизации проводится и за рубежом. Стандартизацией документов в течение длительного времени занимаются национальные организации по стандартизации ряда стран, а также различные международные организации. Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах. В работе по унификации документов, в частности внешнеторговых, принимают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (ИСО) и др. [c.122]
Разработка Альбома форм документов предполагает унификацию документов организации. Унификация форм документов подразумевает [c.129]
Как вы понимаете процесс унификации документов [c.20]
Положения о службе делопроизводства разрабатываются на основе типовых, которые содержат максимальный набор функций службы. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности. Например, к типовым технологическим функциям могут быть добавлены функции прогнозирования развития документационного обеспечения, унификации документов, методического руководства постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и др. И наоборот, в конкретном положении возможно исключение из типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются делопроизводственной службой или закреплены за другими структурными подразделениями. [c.204]
НАПРАВЛЕНИЯ КЛАССИФИКАЦИИ, СТАНДАРТИЗАЦИИ И УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ [c.17]
Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации, классификации и кодирования информации, унификации документов осуществляется национальными службами [c.44]
XX[V съезд КПСС, как известно, предусмотрел широкое развертывание работ по созданию и внедрению АСУ, а XXV съезд КПСС — дальнейшее развитие и повышение их эффективности, имея в виду создать в дальнейшем общегосударственную автоматизированную систему сбора и обработки информации для учета, планирования и управления (ОГАС)3. В качестве одной из мер по обеспечению согласованной работы АСУ было принято решение о проведении унификации документов. При включении этой ра- [c.11]
В объемном и содержательном справочнике проектировщика АСУП говорится Основные направления работы по совершенствованию документации сводятся, как правило, к унификации документов, упорядочению форм, исключению дублирования сообщений и т. д. 1. [c.19]
Предположим, что специалисты в области АСУ убедили нас в необходимости унификации документов при автоматизации обработки данных. Но подавляющее большинство документов подготавливается и обрабатывается традиционными способами с применением единственного механизма — пишущей машины. Такая подготовка документов сохранится даже и в том случае, если они будут предназначены для ввода в ЭВМ. [c.19]
Примером целесообразной унификации документов в условиях их традиционной подготовки могут служить стандарт на коммерческое письмо, применяемое во внешней торговле, и стандарт на конверты с окнами (ГОСТ 6.35—71 и ГОСТ 6.36—71). [c.19]
Рациональная унификация документов с учетом требований машинописи приводит к росту производительности труда на 10—25% без изменения характеристик технических средств. Метод однократной записи позволяет в отдельных случаях снизить затраты времени на изготовление одного документа в несколько раз по сравнению с традиционным способом его подготовки. При этом методе создается основной документ, включающий реквизиты целой серии документов, каждый из которых затем получается в результате выборочного копирования основного документа — ненужные реквизиты исключаются. Этот метод оказался особенно эффективным при изготовлении внешнеторговых документов, содержащих [c.25]
Исходя из указанной цели, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и формы. [c.27]
ПРИНЦИПЫ УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ [c.39]
Соответствие документов решаемым задачам или процедурам управленческих действий — один из важнейших принципов унификации документов, направленный на совершенствование их содержания. [c.39]
Заканчивая рассмотрение этого важнейшего принципа унификации документов, будем иметь в виду, что вся дальнейшая работа по их совершенствованию должна проводиться на основе уже выполненной работы по отбору необходимых реквизитов и показателей. Унификация показателей и реквизитов, применяемых в различных документах. Показатели несут количественную характеристику свойств различных объектов, и их число постоянно увеличивается, отражая развитие производства и расширение масштабов народного хозяйства нашей страны. 400 млрд. показателей в год в отраслях производственной сферы характеризуют большую актуальность их совершенствования . [c.41]
Для более полной реализации этого важнейшего принципа унификации документов должны быть еще более углублены методические основы и расширены принимаемые организационные меры. [c.47]
При проведении комплексной стандартизации документов необходимо учитывать не только требования государственных и других стандартов СССР, но также и стандартов СЭВ, ИСО и рекомендации международных организаций, работающих в области унификации документов и связанных с ними объектов или процедур. [c.51]
ПАРАМЕТРЫ СРЕДСТВ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ И ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ И НАПРАВЛЕНИЯ ИХ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ИСХОДЯ ИЗ ТРЕБОВАНИЙ УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ [c.55]
Большие трудности при унификации документов возникают в результате применения различных значений шага письма пишущих машин. ГОСТ 8274—78 допускает следующие размеры, мм 1,5 2,12 2,3 2,54 2,6 2,8 3,0 и дифференцированный . [c.56]
Рассмотрим параметры вычислительной техники, имеющие значения для унификации документов, начиная с простейших вычислительных машин для обработки документов. В настоящее время широко применяются фактурные и бухгалтерские вычислительные машины, которые предназначены для составления различных многографных ведомостей и таблиц, требующих подсчета вертикальных и горизонтальных итогов. Они имеют не только цифровую, но и полную буквенную клавиатуру, используемую для записи текста. [c.60]
Чтобы исключить затраты времени на подгонку строк при печатании документов на бланках, необходимо эти бланки строить на основе конструкционной сетки, расстояния между горизонтальными линиями которой должны быть кратны шагу письма, а между вертикальными — межстрочным интервалам применяемых печатающих устройств. Виды применяемых конструкционных сеток мы рассмотрим в следующей главе, а здесь только отметим, что для изготовления макетов бланков эти сетки необходимо печатать светло-голубым, светло-зеленым или желтым цветом на листах стандартных форматов ряда А и распространять их среди заказчиков бланков и организаций, занимающихся разработкой унифицированных документов. Точность изготовления бланков, не имеющая большого значения при рукописном их заполнении, становится все более важным требованием в условиях их механизированного заполнения. С развертыванием работ по унификации документов управления в нашей стране возникли предложения по повышению точности изготовления бланков, а в 1973 г. в системе Госкомиздата СССР введены технические условия (ТУ) на бланочную продукцию. Несмотря на то, что они разработаны впервые, записанные в них требования довольно высокие. Допускаемые отклонения от точного размера поля установлены в пределах +1 мм, допускаемое отклонение на косину — 0,1% от размеров вдоль реза и т. д. Даже допускаемое отклонение 2 мм размера бланка от утвержденного образца, хотя н не полностью соответствует требованиям унификации и стандартизации документов, на первое время является прогрессивным. Эти ТУ должны быть повсеместно внедрены, а содержащиеся в них требования необходимо еще более повысить. В рассмотренных ТУ форматы изготавливаемых бланков не указаны, а лишь содержится запись, что при утверждении размера бланка заказчик обязан предусмотреть полное использование стандартного формата бумажного листа . Однако на практике используют отмененные форматы, считая, что невозможно изготавливать бланки по действующему ГОСТ 9327—60 из получаемой бумаги. [c.78]
Из всего многообразия известных моделей для унификации документов пока используются описательные и графические модели, отражающие форму, а в некоторой степени и содержание документов. Информационные модели, применяемые для упорядочения документопотоков и для отбора взаимосвязанных реквизитов и показателей мы рассматривать не будем. [c.83]
При пересечении вертикальных и горизонтальных линий конструкционной сетки образуются в каждой ее строке восемь прямоугольников, называемых базисными, границы которых обозначаются цифрами от 0 до 8, вынесенными на верхнее поле, и могут применяться в качестве постоянных положений табулятора печатающих устройств. Эти прямоугольники в рассматриваемом формуляре-образце выбраны с таким расчетом, чтобы в каждый из них вмещалось по 2 строки из девяти машинописных знаков с шагом письма 2,54 мм, расположенных по вертикали на расстоянии одного межстрочного интервала, равного 4,25 мм. Опыт разработки документов на основе формуляров-образцов ЕЭК и СЭВ уже к моменту подготовки стандарта показал, что многие документы создаются с существенными отклонениями от его требований. ЕЭК рекомендовала для согласования возможных отклонений от исходной схемы бланка связываться с Секретариатом ЕЭК или Национальным комитетом по упрощению процедур во внешней торговле своей страны, если он существует. Такое неопределенное установление отклонений от формуляра-образца без введения каких-либо критериев или ограничений приводит к резкому снижению эффективности унификации документов. Чтобы избежать этого, было решено провести анализ всех отклонений от формуляров-образцов ЕЭК и СЭВ в документах, разработанных в СССР и за рубежом, и на этой основе установить нормы на допускаемые отклонения от формуляра-образца СЭВ. . [c.87]
Унификация документов на основе формуляра-образца и применение метода однократной записи не должны лишать предприятий преимуществ, которые они получили, введя индивидуальные бланки, построенные на основе единой формы и изготавливаемые достаточно большим тиражом. Сокращение объемов машинописного текста целесообразно й в условиях применения метода однократной записи. [c.97]
Унификация документов представляет собой установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций. Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 35 О первичных учетных документах на Госкомитет РФ по статистике1 возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной документации и их электронных версий. Федеральным органам исполнительной власти с Госкомстатом РФ предоставлено право разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учетных документов на предприятиях. Унификация сокращает работу по ведению учета и упрощает работу с документами. [c.145]
Направления классификации, стандартизации и унификации документов 25 [c.25]
С позиций, выработанных во ВНИИС и развиваемых в МГИАИ, рассматривается проблема унификации документов управления1. [c.10]
Значительный опыт стандартизации документов имеется и за рубежом. Стандартизацию документов в течение длительного времени проводили и проводят национальные организации по стандартизации ряда стран, а также различные международные организации. В работе по упрощению и унификации документов, и в первую очередь внешнеторговых, принимают участие более 10 международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли ЕЭК, Постоянная Комиссия по внешней торговле СЭВ, Международная организация по стандартизации (ИСО), Международная авиатранспортная ассоциация (ИАТА) и др. [c.17]
Использование задач управления в качестве основы для унификации документов, используемых в АСУ, предусмотрено методическими указаниями Госстандарта СССР3. Ранее при унификации документов, в том числе используемых в АСУ, за основу принимались существующие документооборот и формы документов. Практика показала, что изучение традиционно сложившегося сложного документооборота и применяемых документов, характерных большой избыточностью, оказалось мало эффективным. Более правильным подходом к унификации документов по содержанию должен быть анализ функций управления, входящих в них задач, а затем уже выбор показателей, необходимых для их решения. [c.39]
См. Методика унификации документов, используемых в АСУ М Изд. ВНИИС, 1973. [c.39]
Для проведения такой межсистемной увязки в 1971 г. было принято решение об одновременной унификации 12 важнейших систем документации с учетом их применения в ОГАС. Методические начала межсистемной унификации были отражены в Методике унификации документов, используемых в АСУ , разработанной ВНИИС и утвержденной Госстандартом СССР. [c.47]
При печатании строк вблизи верхнего или нижнего обрезов листа бумаги на обычных пишущих машинах возникают затруднения, вызывающие потерю производительности. При унификации документов часто бывает необходимо полнее использовать верхнюю и нижнюю части листа бумаги или бланка. Целесообразно было бы оснащать пишущие машины устройствами, позволяющими прижимать лист бумаги к бумагоопорному валу при печатании вблизи верхнего и нижнего полей. [c.56]
Действующие государственные стандарты на эти машины устанавливают значения межстрочного интервала при печати 4,25 6,37 8,50 мм, но они не содержат требований к шагу письма фактурных и бухгалтерских машин. Это приводит к тому, что, например, в наиболее широко применяемой бухгалтерской машине Аскота класса 170 используется одновременно два шага письма для текстовой печати — 2,6 мм, для печати чисел и результатов — 3,8 мм, что создает неудобства при унификации документов. [c.60]
См. Научные основы унификации документов управления. Научные труды ВНИИС. Вып. 13. М., Стандарты, 1972, с. 56. [c.81]
Смотреть страницы где упоминается термин Унификация документов
: [c.177] [c.329] [c.181] [c.57] [c.63] [c.84] [c.96]Бухгалтерский словарь (1994) -- [ c.182 ]
Делопроизводство и машинопись (1999) -- [ c.15 ]