Соответствие документов решаемым задачам или процедурам управленческих действий — один из важнейших принципов унификации документов, направленный на совершенствование их содержания. [c.39]
Заканчивая рассмотрение этого важнейшего принципа унификации документов, будем иметь в виду, что вся дальнейшая работа по их совершенствованию должна проводиться на основе уже выполненной работы по отбору необходимых реквизитов и показателей. Унификация показателей и реквизитов, применяемых в различных документах. Показатели несут количественную характеристику свойств различных объектов, и их число постоянно увеличивается, отражая развитие производства и расширение масштабов народного хозяйства нашей страны. 400 млрд. показателей в год в отраслях производственной сферы характеризуют большую актуальность их совершенствования . [c.41]
Для более полной реализации этого важнейшего принципа унификации документов должны быть еще более углублены методические основы и расширены принимаемые организационные меры. [c.47]
Соответствие документов решаемым задачам -важнейший принцип унификации документов, направленный на совершенствование состава информации. [c.25]
Заканчивая рассмотрение этого важнейшего принципа унификации документов, подчеркнем, что дальнейшее их совершенствование должно основываться на отборе действительно необходимых реквизитов и показателей. [c.26]
Дальнейшее развитие принципа унификации документов на основе графических моделей.Построение ОРД в соответствии с формуляром-образцом дает возможность изготавливать некоторые из них по методу однократной записи, позволяющему в ряде случаев снизить в несколько раз затраты времени на изготовление одного документа. [c.38]
Основными принципами унификации документов являются [c.15]
В работе анализируется опыт отечественной и зарубежной практики унификации отдельных систем документации, излагаются сформировавшиеся принципы и методы ее проведения и на этой основе даются рекомендации по взаимоувязанной унификации документов, применяемых во всех звеньях управления. В книге приводятся методы внедрения унифицированных документов и подсчета экономического эффекта от их применения, показываются направления дальнейших работ по унификации документов в условиях АСУ. [c.184]
Унификация и стандартизация организационно-распорядительных документов направлены прежде всего на обеспечение сокращения видов документов, единообразного размещения показателей на бланках документа, сокращения форматов документов, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применения трафаретных текстов. При проведении этих работ предусматривается регламентация общих принципов, создание необходимых моделей построения документов при оформлении одинаковых управленческих операций и решения однотипных повторяющихся задач управления. К основным принципам унификации относятся [c.179]
Общие принципы унификации и стандартизации документов. Сокращение избыточности информации в документах. Некоторая избыточность информации в документах допустима, но ее объем не должен складываться стихийно, им нужно управлять. Для этого целесообразно установить зависимость качества документов, поступающих в организацию или создаваемых ею, от различных факторов. Влияние каждого из них можно установить путем анализа деятельности организации, что позволит в дальнейшем снижать объем создаваемой документации без ущерба для управления. Было бы полезно также получать количественные оценки последствий функционирования вновь созданных документов, сопоставляя эффект в управлении от получения дополнительных данных с затратами на решение задач в АСУ по получению документов новой формы. [c.22]
| Рис. 1.1. Перечень и взаимосвязь цели, задач и принципов унификации и стандартизации управленческих документов |  |
Применение единой терминологии в документах является одним из принципов унификации и стандартизации как формы, так и содержания документов. [c.24]
К моменту разработки стандарта выяснилось, что при унификации внешнеторговых документов за рубежом и в СССР разработчики конкретных форм, хотя и соблюдали принцип построения документов на основе единой модели, во всех известных случаях отклонялись от требований формуляров-образцов ЕЭК и СЭВ по размещению реквизитов в зонах. Поэтому автор решил проанализировать все отклонения от требований формуляров-образцов, выявить их причины и учесть их в требованиях стандарта. [c.33]
Анализ технологического процесса изготовления и обработки документов, опыт стандартизации системы графических моделей и предложенные выше принципы унификации и стандартизации документов позволили установить параметры и характеристики форм документов для их унификации с учетом требований механизации и автоматизации (табл. 3.1). Рассмотрим возможность оптимизации перечисленных параметров и характеристик. [c.58]
На каких принципах основана унификация документов [c.92]
В основе принципа зависимости формата отчетности от объектов учета, лежат критерии избрания центров затрат и распределения сфер ответственности. В условиях существования линейно-функциональной структуры управления каждый отдел, служба или подразделение предприятия независимо друг от друга, а нередко и параллельно занимаются унификацией документов и даже в меру возможностей пытаются рационализировать документооборот. Вся информация в функциональных системах расчленяется на специализированные потоки. Учитывая, что директивная информация поступает из разных инстанций, возникает необходимость согласования работы функциональных звеньев, что зачастую приводит к появлению дополнительной внутренней отчетности. [c.424]
Учитывая огромное значение отраслевого подхода к технико-экономическому нормированию, организацию работ по формированию и систематическому совершенствованию нормативов, отвечающих современным требованиям к нормативной информации, должны проводить прежде всего отраслевые министерства и их организации. Эти органы должны обеспечить проведение исследований и разработку мер по совершенствованию системы нормативов, унификации первичных документов и т. д. Однако разнообразный и высокий уровень требований к разработке нормативов и объективная обусловленность их функционирования как системы выходящей за рамки отрасли производства показывают, что их разработку можно успешно осуществить только на основе единых методологических принципов и методологических установок, принятых для планирования и управления народным хозяйством в настоящее время и на перспективу. [c.10]
Рассматривая вопросы унификации и стандартизации документов, далее мы будем иметь в виду, что занимаемся рационализацией не избыточного документного потока, а только теми документами, которые действительно необходимы для эффективного управления. Ориентация документов на использование банков данных вытекает из предыдущего направления и является его дальнейшим развитием. Принцип проектирования интегрированных первичных документов, обслуживающих группу задач, можно считать этапом на пути этого развития . Хранение интегрированной информации может производиться в различном виде, т. е. банк данных может представлять традиционные документы, сформированные в удобном для пользования виде, или систему карт обычной картотеки, или перфорационные карты с краевой перфорацией для сортировки и поиска с применением простейшей механизации. Если подобная система накопления, хранения и поиска данных, необходимых для решения задач, основывается на применении средств вычислительной техники с автоматизацией выполняемых операций, то такой банк называют автоматизированным. [c.35]
См. Автократов В. Н., С о к о в а А. Н. Основные принципы построения унифицированных систем документации для использования в АСУ. — В сб. Унификация и стандартизация документов в автоматизированных системах управления. Подольск. Научный совет по комплексной проблеме Кибернетика АН СССР, 1974, с. 21. [c.35]
Автократов В. Н., С о к о в а А. Н. Основные принципы построения унифицированных систем документации для использования в Л СУ. — В сб. Унификация и стандартизация документов в автоматизированных системах управления. Подольск, 1974, с. 21. [c.51]
Проводя унификацию и стандартизацию документов в рассмотренных выше направлениях, необходимо, в зависимости от конкретных условий, применять рассмотренные принципы в разной степени, что определяется методами унификации и стандартизации документов. Однако прежде чем перейти к рассмотрению этих методов, необходимо более подробно остановиться на одном из важнейших элементов комплексной стандартизации — взаимосвязи средств организационной и вычислительной техники с формами управленческих документов и рассмотреть модели построения управленческих документов как основу методов их унификации и стандартизации. [c.54]
Уточнение размеров площадей в формулярах-образцах при различных форматах приведет к экономии бумаги и увеличит количество документов, которые можно подвергнуть унификации на основе единой модели. Из проведенного анализа действующих стандартов на формуляры-образцы можно сделать два основных вывода. Во-первых, необходимо совершенствовать действующие формуляры-образцы, повышая степень их формализации и уточняя состав охватываемых реквизитов и их площадь, а также создавать на подобных принципах формуляры-образцы для других систем документации. Во-вторых, [c.109]
На основе намеченного к унификации перечня документов проводится уточнение необходимости каждого из применяемых видов документов и их реквизитов. С этой целью рассматриваются операции, проводимые на основе документа как организацией-составителем, так и получателем его. Особому анализу подвергаются реквизиты, которые в отдельных документах не заполняются. Методика предусматривает порядок их исключения. Признанные необходимыми реквизиты документов подвергаются унификации, т. е. строятся по единому принципу, исключаются синонимы из их состава, терминология увязывается с названиями зон формуляра-образца. На бланке формуляра-образца из документов, оставленных для дальнейшего рассмотрения, поочередно отмечаются площади постоянных и переменных реквизитов, установленные в процессе предварительного сбора. Документы, реквизиты которых входят на бланк формуляра-образца, считаются предварительным составом первой унифицированной серии, а остальные, реквизиты которых не вошли, могут составить последующие унифицированные серии. Для этих документов предусмотрен порядок основного сбора, при котором определяется, какие реквизиты должны быть просмотрены и в каких документах. Объем выборки устанавливается на основе данных в приведенной выше табл. 1. [c.122]
Высокая эффективность унификации и стандартизации документов требует активного внедрения действующих стандартов, унифицированных форм, практической реализации установленных принципов и предложенных методов этой работы, а также дальнейшего развития этой важнейшей народнохозяйственной деятельности. [c.167]
Для полной реализации рассмотренных направлений, принципов, методов комплексной унификации и стандартизации документов управления и их дальнейшего развития на основе оптимизации по критериям, соответствующим интересам социалистического общества, необходимо развивать научные исследования по совершенствованию и отработке методов комплексной унификации и стандартизации управленческих документов с целью их использования при разработке стандартов на документацию, а также типовых форм унифицированных документов расширить пропаганду эффективности, основных идей и методов унификации и стандартизации документов как необходимой основы для их успешного внедрения объединить имеющиеся отдельные ведомственные системы управления документацией в единую общегосударственную систему, регулирующую развитие документации, исходя из интересов народного хозяйства в целом [c.167]
При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы [c.4]
Основными задачами совершенствования формы документов следует считать при унификации — уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления при стандартизации — формирование и введение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы, правила составления и оформления документов и обеспечение их длительного применения. Унификация и стандартизация документов должны проводиться исходя из основополагающих принципов, схематично показанных на рис. 1.1. Перейдем к их рассмотрению. [c.22]
Какие виды организационно-распорядительных документов входят в состав УСОРД 2. Для чего нужно создание Общесоюзного классификатора управленческой документации 3. Из каких элементов состоит код формы документа по ОК.УД 4. Какие основные принципы унификации документов вы знаете 5. Как влияет разработка и внедрение УСОРД на развитие применения [c.183]
Большую роль в деле упорядочения работы с документами и в оптимизации документационных процессов в масштабе страны сыграла Единая государственная система делопроизводства, которая представляет собой научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив. Целью ЕГСД являлась выработка и внедрение в практику апробированных рациональных форм и методов делопроизводственного обслуживания. Основные положения ЕГСД состоят из общей части, восьми тематических разделов и положений. Здесь сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, изложен принцип унификации документов, требования к формулярам организационно-распорядительных документов, построению текстов документов, их языку и стилю. [c.7]
ЕГСД замышлялась как научно обоснованный комплекс правил, норм и рекомендаций по ведению делопроизводства в отношении организационно-распорядительной документации. В ЕГСД были сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, приведены принципы унификации документации, даны рекомендации по структуре делопроизводственных служб, определены их функции, изложены основы контроля исполнения документов, механизации делопроизводственных процессов. [c.12]
ПРИНЦИП УНИФИКАЦИИ ЭЛЕМЕНТОВ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА — принцип использования факторов экономии ресурсов и повышения качества работ за счет увеличения масштаба (программы) выполняемых работ. Для реализации закона эффекта масштаба необходимо обеспечить оптимальный уровень межпроектной и внутривидовой унификации структур, объектов производства, элементов производственного процесса, технологии, информации, документов, методов менеджмента и т. д. [c.430]
Принципы, отраженные в Методике унификации документов, используемых в АСУ , были использованы при выполнении МГИАИ работы по дальнейшей унификации плановых документов, а также при разработке общей модели построения документов отрасли. [c.126]
Киба Ю.И., Цибизов Н.И. Организационно-методические принципы унификации и стандартизации документации, используемой в АСУ. -В кн. Унификация и стандартизация документов в автоматизированных системах управления. Подольск НС "Кибернетика" АН СССР, 1974, с. 3-9. [c.164]
ФИНАНСОВАЯ ИНТЕГРАЦИЯ - 1) процесс ослабления и ликвидации барьеров между внутренними и международными финансовыми рынками и развития связей между ними. Выражается в свободном перемещении финансовых капиталов между странами и финансовыми центрами, развитии международных финансово-кредитных институтов, массовом появлении зарубежных филиалов финансово-кредитных институтов, в т. ч. в ведущих финансовых центрах в целях проведения финансово-кредитных, инвестиционных и других операций. Интеграция финансовых рынков привела к упрощению процедуры межст-рановых перемещений капиталов 2) вызванный финансовой интеграцией процесс унификации и гармонизации основных понятий, категорий и принципов организации финансово-кредитной деятельности. Выражается в разработке международными финансовыми организациями и внедрении в странах мирового сообщества рекомендаций, способствующих единообразному пониманию и отражению в документах операций в области финансов, кредита, расчетов, платежей и т. п. Унифицируются, в частности, категории и классификации в области государственных фи- [c.559]
Выявление общего в документах и придание им единого решения упрощает ручные методы работы с ними, делает работу более производительной, снижает затраты и время на обучение управленческих кадров. Еще важнее выработать л соблюдать общие требования к управленческим документам в условиях создания и внедрения автоматизированных систем управления (АСУ), повышение эффективности которых предусмотрено решениями XXV съезда КПСС. В условиях АСУ резко возрастает эффект унификации и стандартизации всех управленческих документов. С 1966 г. в нашей стране широко развернулась работа по стандартизации управленческих документов с учетом требований организационной и вычислительной техники. Методическое руководство этими работами и выполнение важнейших из них было поручено Всесоюзному научно-исследовательскому институту стандартизации (ВНИИС). В результате было разработано рациональное построение документов на основе графических моделей. Разработанные принципы и методы унификации и стандартизации проверены на практике при унификации и стан а тиза ии нескольких систем док 7ментаттии. Они отражены в нормативно-технических, научных, методических и информационных материалах институтов Госстандарта СССР и его институтов (с 1975 г. головным по стандартизации документов был назначен Всесоюзный научно-исследовательский институт технической информации, классификации и кодирования (ВНИИКИ), а также Московского государственного историко-архивного института (МГШШ). [c.4]
Несмотря на то что унификация и стандартизация документов успешно развиваются, ее направления и принципы проведения, начиная с 1971 г. и до последнего времени, интенсивно обсуждаются, что создает условия для повышения эффективности проводимых работ. Ниже отражаются результаты и предложения, полученные при проведении работ по унификации и стандартизации документов во ВНИИС и МГИАИ, а также в ор-ганиз ациях-соисполнителях. [c.29]
О цели и задачах унификации и стандартизации документов. Несмотря на то что унификация и стандартизация управленческих документов с учетом требований организационной и вычислительной техники проводятся уже более 10 лет, принципы их проведения постоянно обсуждаются в печати, что создает условия для развития теоретической основы этой деятельности, а следовательно, и для повышения ее эффективности. В этом обсуждении, кроме автора [82, 89, 107] принимали активное участие В.Н. Автократов и А.Н. Сокова [45], М.А. Васильев, Ю.Б. Киба и Н.И. Цибизов [57,75] и др. [c.22]
Смотреть страницы где упоминается термин Принципы унификации документов
: [c.63] [c.128] [c.23] [c.375] [c.179]Смотреть главы в:
Унификация документов управления -> Принципы унификации документов