Описательные модели построения документов возникли давно и продолжают создаваться. Одна из последних таких моделей предложена программистами, которые дают структуру текстовой документации, используемой при программировании, и указания, как следует описывать те или иные элементы математического обеспечения ЭВМ . Ранее принцип подобной описательной модели формы документов был использован при подготовке теперь уже отмененного ГОСТ 6. 33—70 на документацию первичного учета. В этом стандарте, например, говорилось Номер формы документов должен располагаться в правом верхнем углу формы , Название документа должно помещаться в верхней части формы посередине , Наименование места составления документа должно располагаться слева, выше названия документа и т. д. [c.83]
Математическая модель построения документов представляется в памяти ЭВМ в виде максимального набора площадей всех реквизитов I и III зон данной группы документов и максимальной характеристики второй зоны. При решении обратной задачи эта модель является исходным макетом для разработки конкретных форм документов. Результатами разработки модели документов для отрасли могут быть характеристики всех зон модели и планы размещения реквизитов 1 и III зон, статистические характеристики данных обследования конкретных форм документов. [c.132]
Алгоритм математической модели для прямой задачи определяет последовательность этапов переработки результатов обследования документов в модель построения документов отрасли. [c.132]
Другое важнейшее направление применения методов оптимизации при унификации документов связано уже не с моделями построения документов, а с /разработкой или пересмотром стандартов, требования которых в значитель- [c.135]
После определения подмножества показателей, объединяющихся в одном документе, разрабатывается эскиз формы первичного документа. Выявленные показатели, а точнее, составляющие их реквизиты размещают на бланке документа, который разбивается на зоны в соответствии с формуляром-образцом (рис. 6.7). Формуляр-образец представляет собой модель построения документа и регламентирует расположение реквизитов на поле документа (ГОСТ [c.115]
Унификация и стандартизация организационно-распорядительных документов направлены прежде всего на обеспечение сокращения видов документов, единообразного размещения показателей на бланках документа, сокращения форматов документов, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применения трафаретных текстов. При проведении этих работ предусматривается регламентация общих принципов, создание необходимых моделей построения документов при оформлении одинаковых управленческих операций и решения однотипных повторяющихся задач управления. К основным принципам унификации относятся [c.179]
Учитывая, что стандартизация является одним из эффективных путей внедрения результатов исследований, значительная часть предложений, изложенных в монографии, апробирована и внедрена в государственных стандартах, методических материалах, утвержденных Госстандартом, а также в отраслевых стандартах. Так, в настоящее время действует 11 государственных стандартов на графические модели построения документов различных систем документации и 3 стандарта на типовые формы систем [c.9]
Создание общей модели построения документов [c.23]
Создание общей модели построения документов является одним из основных принципов унификации и стандартизации документов в настоящий период. [c.24]
Опыт внедрения ГОСТа на формуляр-образец показав, высокую эффективность применения графических моделей построения документов. Подобный стандарт вскоре был утвержден в Швеции, затем в Болгарии, а в ряде других стран начались разработки стандартов на группы документов [148, 141 ]. В 1973 г. ЕЭК оформила требования к единой схеме внешнеторговых документов в виде официальной рекомендации [143]... [c.34]
Сказанное относится не только к параметрам шрифтов, но и к другим характеристикам, определяющим стандартизацию графических моделей. Проведение комплексной стандартизации моделей построения документов позволит использовать еще имеющиеся резервы в повышении производительности труда на всех этапах технологического процесса изготовления и обработки документов, повысить экономический эффект. [c.51]
На примере внешнеторговой документации разработана и внедрена эффективная система графических моделей построения документов. Предложен метод количественной оценки степени связи форм документов, позволяющий производить отбор групп документов для унификации их форм на основе общей графической модели, и установлено пороговое значение степени различия (для группы из трех форм 0,39 и из четырех — 0,35), в пределах которого эффективна такая унификация. Исследован подход к определению рациональной глубины унификации документов, предполагающий создание разновидностей форм отдельных видов документов. Предложены, апробированы и использованы при унификации методы анализа реквизитов документов и расчета площадей, необходимых для их размещения. [c.155]
Даны теоретические предпосылки организации системы графических моделей построения документов для различных уровней управления. Как дальнейший этап совершенствования применяемых формуляров-образцов предложено создавать с помощью ЭВМ и хранить в ее памяти полную модель построения рассматриваемого множества документов, способную включать в свой состав зоны для всех применяемых реквизитов. Разработана структура представления документов, позволяющая дать удобное для ввода в ЭВМ математическое описание их формы. [c.156]
Унификация форм документов осуществляется на основе единой графической модели их построения — формуляра-образца. Графическая модель построения документов определенного множества устанавливает форматы, расположение частей документов, последовательность и состав реквизитов. Закрепление реквизитов в указанном месте достигается в результате использования конструкционной сетки, состоящей из вертикальных и горизонтальных линий, нанесенных на рабочее поле документа. Конструкционная сетка позволяет определять по координатам угловых точек места размещения каждого-реквизита на форме и описывать документ в формализованном виде. Метод формуляра-образца получил широкое распространение первоначально при унификации внешнеторговой документации и документации первичного учета. Практика унификации показала высокую эффективность этого метода, что способствовало его выбору как основного при разработке систем документации различных функционального назначения и категорий. Формуляр-образец создается для системы документации или группы документов с последующей унификацией на его основе доку ментов, входящих в множество, [c.75]
В основу унификации и стандартизации систем документации положен принцип создания общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения документов получили название формуляр-образец. [c.52]
Формуляр-образец документа Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. [c.162]
ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов установил формуляр-образец организационно-распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов. [c.58]
Формуляр-образец документа — модель построения формы документа, присущая данной унифицированной системе документации и устанавливающая поля для записи реквизитов. Формуляры-образцы организационно-распорядительных документов (схемы размещения реквизитов) приведены в ГОСТ Р 6.30-97. [c.21]
На первом этапе разрабатываются только 2 основополагающих государственных стандарта, устанавливающих основные требования ко всем управленческим документам. В настоящее время утверждены и введены стандарты Общие положения и Термины и определения (ГОСТ 6. 10. 1—75 и ГОСТ 6. 10. 2—75). В дальнейшем могут быть разработаны и утверждены другие стандарты, например на общую модель построения управленческих документов или единые правила оформления, устанавливающие порядок ведения унифицированных систем документации, и т. д. [c.52]
Проводя унификацию и стандартизацию документов в рассмотренных выше направлениях, необходимо, в зависимости от конкретных условий, применять рассмотренные принципы в разной степени, что определяется методами унификации и стандартизации документов. Однако прежде чем перейти к рассмотрению этих методов, необходимо более подробно остановиться на одном из важнейших элементов комплексной стандартизации — взаимосвязи средств организационной и вычислительной техники с формами управленческих документов и рассмотреть модели построения управленческих документов как основу методов их унификации и стандартизации. [c.54]
При обработке данных с помощью ЭВМ документы, построенные на основе единой модели, уменьшают разнообразие в макетах перфорации и программах ввода данных, что в свою очередь снижает затраты на автоматизированную обработку данных и уменьшает количество ошибок. Создаются условия для широкого применения единых форматов записи данных и на этой основе обмена машинными носителями информации между вычислительными центрами или передачи сообщений по каналам связи вместо пересылки документов и повторного их ввода в ЭВМ. Эти преимущества возникают и при внедрении формуляров-образцов на отдельные системы документации, однако применение единой модели построения всех управленческих документов резко увеличивает эффективность каждого из них. [c.107]
Межсистемную увязку действующих формуляров-образцов и эффективную разработку новых можно обеспечить в результате создания единой модели построения всех управленческих документов. [c.110]
Размеры полей, рекомендуемые для единой модели построения управленческих документов [c.111]
Имея последовательность обобщающих реквизитов и их площади, следует теперь расположить их на конструкционных сетках стандартных листов бумаги, что и было сделано при получении выравненных площадей. Модель построения управленческих документов, созданная на основе анализа формуляров-образцов, установленных действующими государственными стандартами, для формата А4 [c.115]
Последовательность расположения обобщающих реквизитов и их площади в машинописных знаках (значность), рекомендуемые для единой модели построения управленческих документов [c.116]
Таковы предварительные предложения по единой модели построения управленческих документов. Реквизиты удалось расположить в последовательности, рекомендованной ЕЭК и СЭВ для внешнеторговых документов (рис. 4), и планировкой расположения основных реквизитов, предложенной ИСО ТК 154 ПК 2, что относится уже не только к внешнеторговым, но и ко всем документам, применяемым в управлении. [c.116]
Для получения максимального эффекта от межсистемной унификации документов необходимо не только разработать единую модель построения всех управленческих документов, но и ввести ее в качестве государственного стандарта, а затем на ее основе уточнить действующие стандарты на формуляры-образцы и разработать новые государственные стандарты на формуляры-образцы всех систем управленческой документации. Кроме того, государственными стан-партами должны быть установлены типовые формы основных документов, применяемых в системе нескольких министерств и ведомств. Во всех этих стандартах на [c.118]
Однако наша модель построения документов отличается от рекомендации ЕЭК, СЭВ и ИСО по общей схеме их планировки. Эти рекомендации международных организаций предусматривают пяспппгпжение зон ня формате А4 в пва столбца, что при обработке данных этих документов вынуждает рассредоточивать коды и записи, переносимые на машинные носители по всей площади заголовочной части документа, а это неудобно для операторов, производящих перфорацию. Кроме того, при заполнении коротких строк снижается производительность печатающих устройств. Наша модель построения управленческих документов, напротив, позволяет все коды и перфорируемые признаки заголовочной части сосредоточить в одной зоне и дать возможность заполнять заголовочные записи длинными строками. [c.116]
Принципы, отраженные в Методике унификации документов, используемых в АСУ , были использованы при выполнении МГИАИ работы по дальнейшей унификации плановых документов, а также при разработке общей модели построения документов отрасли. [c.126]
Применение графических моделей прстроения отдельных систем документации (формуляров-образцов), а также создание целой системы таких моделей оказалось очень эффективным принципом и основой методов унификации и стандартизации документов. На рассмотрении этих моделей мы остановимся ниже в отдельной главе. В развитие графических могут быть применены математические модели построения документов. [c.24]
Графические модели построения документов, применяемых в отраслях, промышленное и. Первый опыт унификации документов отрасли на основе изложенного выше подхода был проведен в Министерстве химического и нефтяного машиностроения, где С.А. Вяльсовой и другими специалистами ЦПКТБ НОТ был разработан руководящий технический материал (РТМ), содержащий требования к отраслевой модели построения документов, используемых в АСУ. [c.53]
Разработка общей модели построения документов отрасли Отчет НИСа МГИАИ 1/75. Руководитель темы В.И. Кокорев, № гос. регистрации 75029183, т. 1 и т. 2, 1975 т. 3,4, 1976, и т. 5, 1977. [c.163]
Выявление общего в документах и придание им единого решения упрощает ручные методы работы с ними, делает работу более производительной, снижает затраты и время на обучение управленческих кадров. Еще важнее выработать л соблюдать общие требования к управленческим документам в условиях создания и внедрения автоматизированных систем управления (АСУ), повышение эффективности которых предусмотрено решениями XXV съезда КПСС. В условиях АСУ резко возрастает эффект унификации и стандартизации всех управленческих документов. С 1966 г. в нашей стране широко развернулась работа по стандартизации управленческих документов с учетом требований организационной и вычислительной техники. Методическое руководство этими работами и выполнение важнейших из них было поручено Всесоюзному научно-исследовательскому институту стандартизации (ВНИИС). В результате было разработано рациональное построение документов на основе графических моделей. Разработанные принципы и методы унификации и стандартизации проверены на практике при унификации и стан а тиза ии нескольких систем док 7ментаттии. Они отражены в нормативно-технических, научных, методических и информационных материалах институтов Госстандарта СССР и его институтов (с 1975 г. головным по стандартизации документов был назначен Всесоюзный научно-исследовательский институт технической информации, классификации и кодирования (ВНИИКИ), а также Московского государственного историко-архивного института (МГШШ). [c.4]
В 1963 г. Рабочая группа предложила графическую модель построения внешнеторговых и связанных с ней документов, известную под названием Исходная схема бланка ЕЭК . В1965 г. эксперты стран — членов СЭВ, подготавливая проект формуляра-образца экспортных документов для социалистических стран, отмечали, что экономический эффект от стандартизации этих документов в каждой стране будет тем выше, чем больше стран будет использовать взаимно [c.84]
Поэтому при одновременной разработке стандартов на семь формуляров-образцов систем управленческой документации возникли предложения по их более глубокой подготовке. Основным из них была рекомендация о необходимости увязки между собой формуляров-образцов различных систем управленческой документации. Для достижения этой цели предлагалось создать единую, пусть довольно общую модель построения всех управленческих документов, на основе которой с разной степенью отличий могли бы создаваться формуляры-образцы. Предварительная разработка такой модели была проведена в 1973—1974 гг. в МГИАИ в рамках сотрудничества с ВНИИС. В результате были установлены [c.106]
Предложение МГИАИ по размещению основных зон на единой модели построения всех управленческих документов формата А4 было одобрено руководством ВНИИС и передано отделу, проводившему экспертизу стандартов перед их утверждением, и опубликовано2. Специалисты ВНИИС отразили в стандартах часть элементов единой модели (разбивка форм документов на три основные части заголовочную, содержательную и оформляющую унификация значительной части применяемых реквизитов единая характеристика конструкционной сетки для ряда систем документации), однако реализовать идею общей модели пока не удалось. Поэтому требования одновременно утвержденных семи стандартов на формуляры- [c.107]
Эффективность применения конструкционных сеток при разработке документов очевидна, но их применяют очень редко конструкционные сетки не печатаются централизованно, и каждая организация изготавливает их самостоятельно. Использование конструкционных сеток позволяет строить бланки с учетом требований печатающих устройств и упрощает при разработке бланков расчет необходимых площадей для размещения переменных реквизитов. Проведенные в МГИАИ эксперименты и расчеты показывают, что бланки эффективно строить на основе конструкционной сетки, если они заполняются не менее 50 раз, а сетку следует изготавливать в масштабе 1 1, если даже ее бланк будет стоить до 15 коп. Поскольку бланки конструкционных сеток даже при малых тиражах их изготовления стоят менее 1 копейки, эффективность построения бланков документов на основе конструкционной сетки (особенно напечатанной в масштабе 1 1) довольно высока. Не случайно конструкционной сетке посвящен международный стандарт. На основе анализа последовательности расположения реквизитов 9 действующих государственных стандартов на системы документации установлена наиболее общая последовательность их расположения, которую целесообразно принять для всех управленческих документов (табл. 3). Формуляры-образцы на отдельные системы документации, к сожалению, не устанавливают площади для перечисленных обобщающих реквизитов, а их значения необходимы для построения модели управленческих документов. С этой целью в МГИАИ был произведен расчет осредненных значений обобщенных реквизитов, результаты которого после выравнивания полученных значений при их размещении на чертежах стандартных форматов также приведены в табл.3. [c.115]
| Рис. 13. Предложение МГИАИ по размещению обобщающих реквизитов модели построения управленческих документов на формате А4Л |  |
Смотреть страницы где упоминается термин МОДЕЛИ ПОСТРОЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
: [c.109] [c.128] [c.128] [c.129] [c.96] [c.101] [c.106] [c.110] [c.111]Смотреть главы в:
Унификация документов управления -> МОДЕЛИ ПОСТРОЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ