При обработке данных с помощью ЭВМ документы, построенные на основе единой модели, уменьшают разнообразие в макетах перфорации и программах ввода данных, что в свою очередь снижает затраты на автоматизированную обработку данных и уменьшает количество ошибок. Создаются условия для широкого применения единых форматов записи данных и на этой основе обмена машинными носителями информации между вычислительными центрами или передачи сообщений по каналам связи вместо пересылки документов и повторного их ввода в ЭВМ. Эти преимущества возникают и при внедрении формуляров-образцов на отдельные системы документации, однако применение единой модели построения всех управленческих документов резко увеличивает эффективность каждого из них. [c.107]
На примере внешнеторговой документации разработана и внедрена эффективная система графических моделей построения документов. Предложен метод количественной оценки степени связи форм документов, позволяющий производить отбор групп документов для унификации их форм на основе общей графической модели, и установлено пороговое значение степени различия (для группы из трех форм 0,39 и из четырех — 0,35), в пределах которого эффективна такая унификация. Исследован подход к определению рациональной глубины унификации документов, предполагающий создание разновидностей форм отдельных видов документов. Предложены, апробированы и использованы при унификации методы анализа реквизитов документов и расчета площадей, необходимых для их размещения. [c.155]
Эффективность применения конструкционных сеток при разработке документов очевидна, но их применяют очень редко конструкционные сетки не печатаются централизованно, и каждая организация изготавливает их самостоятельно. Использование конструкционных сеток позволяет строить бланки с учетом требований печатающих устройств и упрощает при разработке бланков расчет необходимых площадей для размещения переменных реквизитов. Проведенные в МГИАИ эксперименты и расчеты показывают, что бланки эффективно строить на основе конструкционной сетки, если они заполняются не менее 50 раз, а сетку следует изготавливать в масштабе 1 1, если даже ее бланк будет стоить до 15 коп. Поскольку бланки конструкционных сеток даже при малых тиражах их изготовления стоят менее 1 копейки, эффективность построения бланков документов на основе конструкционной сетки (особенно напечатанной в масштабе 1 1) довольно высока. Не случайно конструкционной сетке посвящен международный стандарт. На основе анализа последовательности расположения реквизитов 9 действующих государственных стандартов на системы документации установлена наиболее общая последовательность их расположения, которую целесообразно принять для всех управленческих документов (табл. 3). Формуляры-образцы на отдельные системы документации, к сожалению, не устанавливают площади для перечисленных обобщающих реквизитов, а их значения необходимы для построения модели управленческих документов. С этой целью в МГИАИ был произведен расчет осредненных значений обобщенных реквизитов, результаты которого после выравнивания полученных значений при их размещении на чертежах стандартных форматов также приведены в табл.3. [c.115]
Применение графических моделей прстроения отдельных систем документации (формуляров-образцов), а также создание целой системы таких моделей оказалось очень эффективным принципом и основой методов унификации и стандартизации документов. На рассмотрении этих моделей мы остановимся ниже в отдельной главе. В развитие графических могут быть применены математические модели построения документов. [c.24]
Выявлены закономерности в построении форм документов на различных уровнях управления. Установлено, что структура и основные параметры документов (состав реквизитов, размеры полей, форматы бумаги), а также правила их оформления не зависят от уровня управления. На этой основе выдвинута и подтверждена гипотеза о возможности создания графических моделей (формуляров-образцов) управленческой документации с целью эффективного сокращения разнообразия форм документов, ихвзаимоувязки в рамках традиционной технологии, а также при механизации и автоматизации изготовления и обработки документов. В результате анализа отступлений от первой графической модели при унификации внешнеторговых документов в СССР и за рубежом намечены допускаемые отклонения в размещении отдельных групп реквизитов. На этой основе впервые разработан государственный стандарт на формуляр-образец системы документации (ГОСТ 6.2—69), положивший начало созданию аналогичных стандартов за рубежом и формуляров-образцов других систем документации в СССР. Взамен проводившейся ранее стандартизации форм отдельных документов в СССР утверждено 11 государственных и 4 отраслевых стандарта на формуляры-образцы, принятые за основу построения документов как при традиционных методах их обработки, так и при использовании их в АСУ. [c.154]
В 60—80-е годы в связи с общесоюзным масштабом работ по созданию АСУ и АСНТИ были возобновлены работы по унификации языка и стиля официальных писем. Были разработаны Государственные стандарты и методические рекомендации по унификации текстов служебных документов в виду перспективы их машинной обработки. Разработчики, например, системы организационно-распорядительной документации предложили коренным образом изменить практику составления служебных документов, вообще и переписки в частности, исходя из якобы типовых управленческих функций. Отдельные до-кументоведы в связи с этим предлагали даже модернизировать грамматику русского языка. Высказывались мнения, что естественный язык — "алогизм", и поэтому необходима его модернизация. Практика показала ошибочность таких точек зрения. Как известно, система организационно-распорядительной документации, в которую входит официальное письмо, была призвана несостоятельной. В целом, можно утверждать, что методика унификации текстов в этот период оказалась порочной потому, что были полностью проигнорированы исторически сложившиеся традиции в практике подготовки официальных документов. Стало очевидным, что нормализацию (унификацию) текстов служебных документов надо проводить с учетом видов и разновидностей служебных документов, поскольку многие виды документов имеют свои языковые формулы, модели сочетания слов, их стандартный перечень и правила построения предложений. [c.120]
Смотреть страницы где упоминается термин Модели построения документов отдельных систем документации
: [c.106] [c.110] [c.126]Смотреть главы в:
Унификация документов управления -> Модели построения документов отдельных систем документации