Стандартизация и унификация первичных документов имеют в нашей стране давние традиции. В начале XIX в. правительство Александра I издало альбом первичных товарных, кассовых и банковских документов, обязательных на всей территории Российской империи, но это не привело к практическому их применению. В условиях плановой экономики попытки стандартизации документов имели успех только применительно к кассовым и банковским документам. [c.451]
Унификация документов ведет к упорядочению документации. Она должна осуществляться одновременно со стандартизацией документов, т. е. разработкой одинаковых размеров их бланков. Это позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение. [c.124]
Стандартизация документов — это установление одинаковых (стандартных) размеров бланков однотипных документов, которые позволяют более эффективно использовать бумагу при печати документов, уменьшают ее отходы. Кроме того, стандартизация облегчает бухгалтерскую обработку документов, использование электронно-вычислительных машин и хранение документов в архиве. [c.144]
Сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных и многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации и стандартизации документов. [c.145]
Месопотамские документы имеют внешнее сходство с современными за счет графления. Не будем преувеличивать их достоинства. Линии заранее отмечал ниткой помощник бухгалтера, но делалось это на "глазок", не всегда расчетливо, так, что оставалось незаполненное место. Но и преуменьшать значение усилий, направленных на стандартизацию документов, значит проявлять неуважение к древним бухгалтерам, так как построить в один прием таблицу и сейчас непросто. [c.71]
Стандартизация документов управления. Под ред. М. А. Васильева. М., Стандарт, 1974. [c.210]
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количе- [c.11]
СТАНДАРТ — нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требований к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ, [c.258]
Документирование информации — обязательное условие для включения информации в информационные ресурсы — в соответствии с положениями закона должно осуществляться в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов, безопасность Российской Федерации. [c.32]
Основная цель унификации и стандартизации - создание таких форм документов, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация и стандартизация документов - основные направления совер- [c.121]
Документы давно стали объектами унификации и стандартизации. В СССР первые стандарты появились в 1929—1931 гг., и с тех пор, несмотря на отдельные перерывы, ведутся работы по унификации и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой работе привлечены все ведущие министерства и ведомства. [c.122]
Работа по унификации и стандартизации проводится и за рубежом. Стандартизацией документов в течение длительного времени занимаются национальные организации по стандартизации ряда стран, а также различные международные организации. Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах. В работе по унификации документов, в частности внешнеторговых, принимают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (ИСО) и др. [c.122]
Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий. [c.122]
Все современные текстовые процессоры поддерживают работу с шаблонами. Шаблоны включают в себя стили. Шаблон — это в общем случае план текста, графики документа и набор способов форматирования отдельных его частей. Концепция использования шаблона для подготовки определенного типа документов как нельзя лучше соответствует целям современного делопроизводства стандартизации документов для автоматизации работы с ними и повышения культуры управленческого труда. Современный дизайн оформления бланка, полный набор сведений о предприятии улучшают восприятие документа читателем, благоприятно сказываются на деловых контактах с партнерами. Будучи один раз грамотно составленным и красиво оформленным, шаблон определенного типа документа позволяет эксплуатировать его столько раз, сколько необходимо в процессе документационного обеспечения деятельности предприятия. [c.416]
Так, Федеральный закон Об информации, информатизации и защите информации (ст. 5) указывает Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации 1. [c.9]
В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов. Однако между этими понятиями нельзя ставить знак равенства. Стандартизация документов -высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации. [c.19]
Как вы понимаете процесс стандартизации документов [c.20]
Унификация и стандартизация документов в России. Унифицированные системы документов и их роль в управлении организациями и выполнении управленческих функций. [c.204]
Основные понятия в области унификации и стандартизации документов приведены в приложении 2. [c.10]
Необходимо иметь в виду, что распределение документов по перечисленным выше системам не охватывает всех случаев жизни. Так, из общего числа форм документов, применяемых в отраслевых автоматизированных системах управления (ОАСУ), примерно только 40% документов могут быть отнесены к перечисленным выше системам. Учитывая это, разрабатываются предложения по уточнению состава и границ названных выше систем документации . Однако применяемая классификация удобна для организации работ по унификации и стандартизации документов. [c.13]
Международная организация по стандартизации (ИСО) имеет в своем составе около 150 специализированных технических комитетов (ТК). Каждый из них объединяет несколько подкомитетов (ПК) по более конкретным вопросам, которые подготавливают проекты международных стандартов. Эти проекты после обсуждения и голосования принимаются как основа для национальной стандартизации страны. Вопросами унификации и стандартизации документов в ИСО занимаются несколько технических комитетов и подкомитетов. Среди них ТК 46 Документация , ТК 68 Банковские процедуры , ТК 95 Канцелярские машины , ТК 97 Вычислительные машины и обработка информации , ТК 130 Технология полиграфии и другие. Однако основные вопросы унификации управленческих документов решаются в созданном относительно недавно ТК 154 Документы и элементы информации в управлении, торговле и промышленности . [c.18]
УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В УСЛОВИЯХ ИХ ТРАДИЦИОННОГО ИЗГОТОВЛЕНИЯ [c.19]
Таким образом, унификация и стандартизация документов, исходя из условий повышения эффективности их механизированного изготовления, накапливает опыт, позволяющий рассчитывать на большие успехи в дальнейшем. [c.27]
Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение. Эту экономическую эффективность мы будет называть прямой. Кроме этого, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления народным хозяйством, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближения принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. [c.27]
ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ УНИФИКАЦИИ И СТАНДАРТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ [c.29]
Рассматривая вопросы унификации и стандартизации документов, далее мы будем иметь в виду, что занимаемся рационализацией не избыточного документного потока, а только теми документами, которые действительно необходимы для эффективного управления. Ориентация документов на использование банков данных вытекает из предыдущего направления и является его дальнейшим развитием. Принцип проектирования интегрированных первичных документов, обслуживающих группу задач, можно считать этапом на пути этого развития . Хранение интегрированной информации может производиться в различном виде, т. е. банк данных может представлять традиционные документы, сформированные в удобном для пользования виде, или систему карт обычной картотеки, или перфорационные карты с краевой перфорацией для сортировки и поиска с применением простейшей механизации. Если подобная система накопления, хранения и поиска данных, необходимых для решения задач, основывается на применении средств вычислительной техники с автоматизацией выполняемых операций, то такой банк называют автоматизированным. [c.35]
См. Автократов В. Н., С о к о в а А. Н. Основные принципы построения унифицированных систем документации для использования в АСУ. — В сб. Унификация и стандартизация документов в автоматизированных системах управления. Подольск. Научный совет по комплексной проблеме Кибернетика АН СССР, 1974, с. 21. [c.35]
При функционировании банков данных плановая, нормативная, постоянная или другая, редко изменяемая информация, вводится только один раз, а в дальнейшем лишь дополняется или корректируется при ее изменениях. Отчеты, вводимые в банк данных, плановых, нормативных и других постоянных показателей уже не содержат. Создание общей модели построения документов является одним из основных направлений унификации и стандартизации документов в настоящий период. Рассматривая документы, можно выделить их общие и частные характеристики. Совокупность общих характеристик может быть представлена в виде модели. Применение графических моделей построения отдельных систем документации (формуляров-образцов), а при дальнейшем развитии и создание целой системы моделей, оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации и стандартизации документов. К рассмотрению этих моделей мы вернемся ниже в отдельной главе. [c.36]
ПРИНЦИПЫ СТАНДАРТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ [c.47]
Комплексность стандартизации документов. Постоянная Комиссия СЭВ по стандартизации охарактеризовала комплексную стандартизацию как стандартизацию, при которой осуществляется целенаправленное и планомерное установление и применение системы взаимоувязанных требований как к самому объекту комплексной стандартизации в целом, так и к его основным элементам в целях обеспечения оптимального решения конкретной проблемы . Фактически это понятие является конкретным применением [c.49]
При проведении комплексной стандартизации документов необходимо учитывать не только требования государственных и других стандартов СССР, но также и стандартов СЭВ, ИСО и рекомендации международных организаций, работающих в области унификации документов и связанных с ними объектов или процедур. [c.51]
Действительно резкое изменение сложившихся в организациях форм документов и правил их оформления может отрицательно сказаться на их деятельности, поскольку эти изменения связаны с психологической перестройкой большого количества людей. Поэтому при стандартизации документов должны проводиться только самые необходимые изменения с максимальным сохранением традиционных форм и методов, если, разумеется, они не наносят прямого экономического ущерба. Трудности при стандартизации документов заключаются в том, что они имеют слишком много разнообразных форм и правил оформления отдельных реквизитов и документов, особенно организационно-распорядительных, и сохранить их все просто невозможно. Поэтому при стандартизации сначала вносятся небольшие изменения в традиционно применяемые документы, а затем более радикальные. Такое поэтапное совершенствование стандартов должно проводиться с учетом сложившихся уже традиций, приводя к постепенному изменению требований к документам. [c.51]
Автократов В. Н., С о к о в а А. Н. Основные принципы построения унифицированных систем документации для использования в Л СУ. — В сб. Унификация и стандартизация документов в автоматизированных системах управления. Подольск, 1974, с. 21. [c.51]
Выявление общего в документах и придание им единого решения упрощает ручные методы работы с ними, делает работу более производительной, снижает затраты и время на обучение управленческих кадров. Еще важнее выработать л соблюдать общие требования к управленческим документам в условиях создания и внедрения автоматизированных систем управления (АСУ), повышение эффективности которых предусмотрено решениями XXV съезда КПСС. В условиях АСУ резко возрастает эффект унификации и стандартизации всех управленческих документов. С 1966 г. в нашей стране широко развернулась работа по стандартизации управленческих документов с учетом требований организационной и вычислительной техники. Методическое руководство этими работами и выполнение важнейших из них было поручено Всесоюзному научно-исследовательскому институту стандартизации (ВНИИС). В результате было разработано рациональное построение документов на основе графических моделей. Разработанные принципы и методы унификации и стандартизации проверены на практике при унификации и стан а тиза ии нескольких систем док 7ментаттии. Они отражены в нормативно-технических, научных, методических и информационных материалах институтов Госстандарта СССР и его институтов (с 1975 г. головным по стандартизации документов был назначен Всесоюзный научно-исследовательский институт технической информации, классификации и кодирования (ВНИИКИ), а также Московского государственного историко-архивного института (МГШШ). [c.4]
На совершенствование документов существенное влияние оказывает архивоведение — комплексная дисциплина, изучающая и разрабатывающая теоретические, методические и практические основы архивного дела. В разработке различных проблем архивоведения активно участвуют В. Н. Автократов, Ф. И. Долгих, Н. П. Ерош-кин, А. А. Кузин, А. П. Курантов, М. С. Селезнев, Ж Ф. Сергазин, СО. Шмидт, СВ. Шухардин и др. Механизация и автоматизация процессов изготовления и обработки документов управления выявила решающее значение унификации их форм и правил оформления для повышения эффективности этих процессов. Оказалось, что ни одна из перечисленных выше научных дисциплин унификацию форм документов не считала своей задачей. В 1966 г такая работа применительно к внешнеторговым и организационно-распорядительным документам была поручена специалистам ВНИИС и двум организациям-соисполнителям. При унификации и стандартизации документов управления были использованы общие методы стандартизации, созданные ведущими учеными в этой области — В. В. Бойцовым, А. В. Гличевым, В. В. Ткаченко, а также математические методы, которые [c.9]
Задача классификации управленческих документов с особой остротой встала при создании информационного обеспечения АСУ, которая, как предусматривалось с самого начала, должна была включать в себя стандартные документы. Созданию таких документов, пригодных для ввода в ЭВМ, предшествовало выполнение ряда других важных задач. Из них первой и самой сложной являлось создание классификационной схемы документов, применяемых в народном хозяйстве. Специалисты ВНИИС, которым была поручена работа по стандартизации документов в управлении, от- [c.10]
Значительный опыт стандартизации документов имеется и за рубежом. Стандартизацию документов в течение длительного времени проводили и проводят национальные организации по стандартизации ряда стран, а также различные международные организации. В работе по упрощению и унификации документов, и в первую очередь внешнеторговых, принимают участие более 10 международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли ЕЭК, Постоянная Комиссия по внешней торговле СЭВ, Международная организация по стандартизации (ИСО), Международная авиатранспортная ассоциация (ИАТА) и др. [c.17]
Несмотря на то что унификация и стандартизация документов успешно развиваются, ее направления и принципы проведения, начиная с 1971 г. и до последнего времени, интенсивно обсуждаются, что создает условия для повышения эффективности проводимых работ. Ниже отражаются результаты и предложения, полученные при проведении работ по унификации и стандартизации документов во ВНИИС и МГИАИ, а также в ор-ганиз ациях-соисполнителях. [c.29]
Установленные стандартами правила оформления организационно-распорядительных документов создают условия для повышения производительности труда машинописных работ по сравнению с требованиями других систем документации. Так, при оформлении реквизитов гриф утверждения и гриф согласования в соответствии с требованиями государственной системы стандартизации и ЕСКД (ГОСТ 1.2—68 и ГОСТ 3.110—71) заключаются в кавычки или после них ставится двоеточие, а расшифровка подписи заключается в скобки. ГОСТ 6.38—72 дает более экономичные требования, предусматривая написание реквизита без кавычек и двоеточия, а подпись оформляется без скобок. Это приводит к меньшему количеству машинописных знаков, требуемых при оформлении реквизита. Отдельные элементы оформления документов указаны в тексте, примерах или в приложениях нескольких государственных стандартов, причем эти указания не всегда идентичны. Очевидно, этот важнейший принцип стандартизации документов, направленный на уменьшение разнообразных правил оформления и практически реализованный в рамках нескольких систем документации, должен быть проведен для всех систем документации. Это приведет к росту производительности труда при изготовлении и оформлении документов, снижению затрат времени на обучение и переучивание работающих и к повышению престижа стандартов на документацию, так как разнообразные требования не только труднее выполнить, но и проконтролировать. [c.49]
Смотреть страницы где упоминается термин Стандартизация документов
: [c.12] [c.12] [c.42] [c.5] [c.18] [c.26] [c.28] [c.29] [c.43] [c.50]Бухгалтерский словарь (1994) -- [ c.167 ]