РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ [c.89]
О Правила регистрации и контроля исполнения документа. [c.115]
Заключение договоров с контрагентами выполняется по следующим этапам подготовка к заключению договора, согласование проекта договора, подписание договора. Если договор заключается с контрагентом, с которым Общество впервые вступает в договорные отношения, МСЧ представляет полный перечень документов, указанных в п.3.6. Положения о заключении, регистрации и контроле исполнения договоров в ООО Баштрансгаз . Договора на поставку товаров медицинского назначения в обязательном порядке должны содержать спецификации с указанием перечня, стоимости и сроков поставки товаров. [c.214]
Для регистрации всех видов документов (входящих, внутренних, исходящих) применяется единая регистрационная карта, обеспечивающая учет, поиск и контроль исполнения документов. На одной стороне карты регистрируется входящий инициативный или ответный документ, на другой — исходящий инициативный или ответный документ и внутренние документы. [c.90]
О нормы затрат времени на работы по документационному обеспечению управления (обработка, регистрация, учет количества и контроль исполнения документов, ведение картотек и т. д.) [c.45]
Для обеспечения учета, поиска и контроля исполнения документов в организации должна существовать налаженная система регистрации документов. [c.109]
Работа с документами неразрывно связана с основной деятельностью предприятия и составляет в ней весомую долю. При этом возникает задача автоматизации всего документооборота, а не только его официальной части. Это требует расширения круга автоматизируемых операций с документами от регламентируемых нормами российского делопроизводства операций регистрации и контроля исполнения до операций, касающихся всех аспектов деятельности предприятия, связанных с работой с документами. Тогда и требуется выделение и анализ бизнес-процессов. Иными словами - построение функциональной модели предприятия. [c.131]
Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных о всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движения документов. [c.259]
Особенностью регистрации являлось использование отдельных журналов для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам и лицам, и запись в них сведений об исполнении отправленной бумаги, которые должны были поступать от каждого присутственного места в виде особых рапортов. Эти сведения использовались для контроля исполнения документов, и дело не считалось завершенным до получения рапорта об исполнении или о невозможности исполнить решение по уважительным причинам. [c.18]
Одна из важнейших функций в организации работы с документами — учет документов, который обеспечивается их регистрацией — записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения. [c.56]
Учет (чаще используется термин регистрация ) открытых документов в первую очередь преследует цель включения документа в справочно-информационную систему для целей справочной и поисковой работы по документам и контроля исполнения поручений и заданий, содержащихся в документе. [c.229]
Роль и место информационно-документационного обеспечения в работе аппарата управления история организации делопроизводства в дореволюционной России и в советских государственных учреждениях современная технология и организация делопроизводства задачи и функции службы ДОУ, должностной и технический состав работников, функциональные обязанности нормативная база, регламентирующая организацию и технологию информацион-но-документационного обеспечения деятельности учреждения организация документооборота, регистрация и контроль за исполнением документов в учреждении информационно-справочная система по документам учреждения, особенности работы с обращениями граждан организация текущего хранения документов номенклатура дел, формирование дел, организация и проведение экспертизы ценности документов, уничтожение документов подготовка документов к передаче на ведомственное хранение . [c.6]
Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания Инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации. [c.52]
Трудности в работе с подобного рода документами начинаются с самого момента получениях их. Прежде всего лишнее время затрачивается на ознакомление. Эти документы с большим трудом поддаются формулированию или регистрации, что ведет к неточностям в отражении содержания, тем более, что на сложных документах обычно отсутствуют заголовки. Нелегко решить вопрос о направлении таких документов на исполнение, поскольку они касаются нескольких исполнителей. Затрудняется и контроль исполнения. [c.43]
Централизуют довольно часто и такие стадии переписки, как учет (регистрация) корреспонденции и контроль исполнения. Таким путем удается лучше поставить справочную работу о поступивших и отправленных документах, так как они учтены в одном месте, легче наладить и контроль исполнения. При правильно налаженном централизованном учете документов легче выполнить крайне важное требование об однократности учета. [c.60]
Вместе с тем формы регистрации документов различно решают указанные задачи одни — лучше служат охране документов, другие — их поиску и контролю исполнения. [c.62]
Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами Общества независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, в том числе осуществляемые с помощью компьютерных технологий и программно-технических средств. [c.25]
Документооборот включает такие основные этапы работы с документами, как прием, обработка, распределение корреспонденции передача и доставка документов учет объема документооборота регистрация и контроль за исполнением документов. [c.267]
Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности. [c.95]
Определение качества делопроизводства начинается с изучения нормативов по его организации инструкций, положений о канцелярии, должностных инструкций. На основании этого можно сделать выводы об уровне и качестве организации делопроизводства. Критериями его хорошей постановки являются наличие унифицированных форм документов, оперативность их прохождения, однократность регистрации, налаженный контроль исполнения. Отсутствие единообразия в структурных подразделениях, наличие дублирующих форм документов, многократность регистрации, неорганизованный документооборот, нерегулярный контроль исполнения характеризуют неблагополучный уровень делопроизводства. [c.109]
Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. [c.54]
Инструкция ориентирована на использование во всех отделах ЗАО ТАРАНТ" автоматизированной системы, предназначенной для составления документов, т регистрации, учета и контроля исполнения с помощью персональных компьютеров. [c.140]
Технология и техника контроля исполнения документов во многом определяются принятой системой регистрации документов. Наиболее распространенным является карточный способ контроля. Начало конт- [c.182]
Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования разработку и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами с учетом ведомственной специфики контроль за соблюдением стандартов на документы экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям регистрацию документов и учетно-справочную работу контроль исполнения документов формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования оформление, издание и рассылку документов машинописное изготовление, копирование и размножение документов организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации. [c.62]
На базе регистрации и идентификации каждого документа реализуется автоматизированный поиск и контроль исполнения. Идентификация документа производится при помощи следующих реквизитов код формы по ОКУД, код организации-автора по ОКПО, порядковый номер внутри организации-автора, дата подписания. Речь идет о том, что для поступающего в организацию документа не следует изобретать новый входящий индекс, потому что пользоваться можно тем, который он получил "при рождении". В условиях новой информационной технологии машинные носители заменят бумагу на всех промежуточных стадиях подготовки документа, при обмене информацией между машинами, при передаче одноразовых оперативных сообщений. Эффективно применение машинных методов для построения информационно-поисковых систем по управленческим документам с возможностями многоаспектного использования. Но в официальной сфере бумажный документ сохранится в обозримом будущем. Даже при безбумажном делопроизводстве целесообразно выводить на бумагу в одном экземпляре документы, подлежащие передаче на государственное хранение, так как речь идет о комплектовании "государственной памяти". [c.89]
Регистрация может проводиться для всех видов документе Работа по исполнению и контролю исполнения документов охв тывает внутренние, входящие и, как исключение, — исходягщ [c.290]
Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не существует если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, его нет, так как не подтвержден факт его поступления. На базе регистрационных данных традиционно строится учет документов, поиск и контроль исполнения. Вместе с тем, при существующей системе делопроизводства регистрируется от четверти до половины документов, остальные в организации не учитываются, а их поиск строится лишь на предположениях специалистов об их существовании и возможном месте хранения. В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и исполнения, учета и использования в справочных целях распорядительные, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц. [c.179]
Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематиза-ция документов внутри дела.2 [c.10]
Подразделение или Исполнители по прему И отправке корреспонденции Подразделение или исполнители по учету и регистрации корреспонденции Подразделение или исполнители по рационализации делопроизводства Подразделение или исполнители по контролю исполнения документов Помощники руководителя учреждения Секретари -стенографистки руководителя учреждения [c.20]
Журнальная форма регистрации затрудняет контроль исполнения дкументов и требует много времени для проверки. Наряду с журнальной регистрацией дополнительно создают специальные контрольные карточки, при помощи которых следят за исполнением документов. [c.89]
Инструкция по делопроизводству должна содержать следующие разделы общие положения нормативы и регламенты в части делопроизводства подготовка и оформление ОРД документирование коллегиальной деятельности требования к машинописному оформлению документов организация движения документов работа с входящими документами работа с исходящими документами работа с внутренними документами индексация документов регистрация документов контроль исполнения документов составление номенклатур дел экспертиза ценности документов оформление дел и передача их в архив порядок тиражирования документов работа с телеграммами, телефонограммами, телетайпограммами организация труда делопроизводственного персонала механизация делопроизводственного труда. [c.114]
При заключении сделки брокер-продавец выписывает билет (карточку-заказ), который подписывается покупателем и передается в отдел регистрации и контроля за исполнением биржевых сделок для подготовки договора (контракта). При этом брокер-продавец предоставляет гарантию поставки товара, а брокер-покупатель — гарантию оплаты товара. В установленный срок брокеры-участники сделки обязаны оплатить бирже за услуги по заключению договора взнос, величина которого определяется в процентах от суммы сделки. При оформлении и регистрации договоров брокеры подписывают три экземпляра документа, по одному из которых выдаются сторонам сделки, а третий экземпляр остается на бирже. Договору присваивается регистрационный номер, и на всех его экземплярах проставляется штамп отдела регистрации биржевых сделок. Договор поставки может быть о4юрмлен брокерами вне биржи, но при этом он обязательно должен быть зарегистрирован в установленный срок в отделе регистрации биржевых сделок. [c.149]
Компания СофтИнтегро9, известная своими решениями для управления сетевой инфраструктурой, в рамках Softool представляла программу "Тест-драйв системы электронного документооборота". В рамках этой программы компания предлагает бесплатный выезд менеджера, бесплатную установку на 1 рабочее место и сопровождение системы корпоративного документооборота " ДокМенеджер". Система обеспечивает регистрацию, контроль исполнения документов, а также организацию их движения внутри предприятия, фирмы. [c.33]
Смотреть страницы где упоминается термин Регистрация и контроль исполнения документов
: [c.46] [c.119] [c.254] [c.31]Смотреть главы в:
Справочник по делопроизводству -> Регистрация и контроль исполнения документов
Документы делопроизводство Издание 3 -> Регистрация и контроль исполнения документов
Компьютерное делопроизводство -> Регистрация и контроль исполнения документов
Управленческая документация -> Регистрация и контроль исполнения документов