Средства хранения и поиска документов необходимы для сохранности документов от внешних источников повреждения (пыли, влаги, солнечных лучей, механического воздействия), а также для ориентации и быстрого поиска нужной информации. Эти средства по возможности должны гармонировать с обстановкой рабочего места секретаря. [c.318]
СРЕДСТВА ХРАНЕНИЯ И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ [c.97]
СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ, ХРАНЕНИЯ И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ [c.333]
Регистрация документов осуществляется, как правило, централизованно. При этом все операции по регистрации документов, заполнению регистрационной карточки, созданию справочного аппарата, формированию картотек, контролю за исполнением документов производятся в одном структурном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате). Централизованная регистрация освобождает основные структурные подразделения от вспомогательных операций в работе с документами, значительно повышает качество их обработки, способствует внедрению прогрессивных технических средств для обработки, хранения и поиска документов. [c.164]
Средства хранения и поиска информации. Средствами хранения документов являются папки, картотеки, шкафы, стеллажи. Папки с зажимным механизмом (регистры) являются более современным и удобным средством хранения документов. [c.50]
Эффективность управленческого труда в значительной степени определяется правильной организацией хранения и поиска документной информации. Документы хранятся непосредственно на рабочих местах исполнителей, а в текущих архивах подразделений и архивах учреждений и организаций — документации постоянного и долговременного сроков хранения. Выбор рациональных способов и средств хранения и поиска документации на различных этапах работы с ней осуществляется с учетом конкретных условий, но определяющее значение имеют характер доку- [c.186]
В проектировании еще большие затраты труда (до 50%) приходятся на выполнение чертежно-конструктор-ских работ. Для снижения трудоемкости этих работ разработана автоматизированная система составления, размножения, хранения и поиска проектной документации на основе применения современной аппаратуры для микрофильмирования и электрографии. К средствам механизации и автоматизации трудовых процессов в архитектурно-строительном проектировании также относятся средства составления, копирования и размножения проектно-сметной документации, микрофотокопирования, малая организационная техника, оборудование служебных помещений и др. Светокопировальные аппараты применяют для копирования на светочувствительных бумагах оригиналов чертежей и документов, выполненных на светопроницаемых основах. Микрофотокопирование технической документации и деловых бумаг значительно сокращает необходимую площадь и расходы на содержание архивных документов, а также обеспечивает неограниченные сроки их хранения. Полученные этим методом копии документов читаются с помощью специальных аппаратов. [c.251]
Рассматривая вопросы унификации и стандартизации документов, далее мы будем иметь в виду, что занимаемся рационализацией не избыточного документного потока, а только теми документами, которые действительно необходимы для эффективного управления. Ориентация документов на использование банков данных вытекает из предыдущего направления и является его дальнейшим развитием. Принцип проектирования интегрированных первичных документов, обслуживающих группу задач, можно считать этапом на пути этого развития . Хранение интегрированной информации может производиться в различном виде, т. е. банк данных может представлять традиционные документы, сформированные в удобном для пользования виде, или систему карт обычной картотеки, или перфорационные карты с краевой перфорацией для сортировки и поиска с применением простейшей механизации. Если подобная система накопления, хранения и поиска данных, необходимых для решения задач, основывается на применении средств вычислительной техники с автоматизацией выполняемых операций, то такой банк называют автоматизированным. [c.35]
Средства поиска, хранения и транспортирования документов должны быть увязаны со стандартными форматами, полями для крепления, а также учитывать места расположения на листе бумаги реквизитов, предназначенных для поиска документов. [c.60]
В учреждениях нашей страны для работы с документами применяется обширный комплекс технических средств, которые классифицируются по своему назначению и функции. Это — средства составления текстовых документов копирования, размножения и микрофильмирования обработки хранения и поиска связи и, транспортировки, а также малой оргтехники, включая современную мебель и оборудование рабочих мест и служебных помещений. [c.33]
Недостаточная взаимосвязь форм документов с технологией их изготовления и обработки и с техническими средствами. Используемые для документов форматы бумаги, поля, предусматриваемые бланками или оставляемые при изготовлении документов на листах бумаги, площади, намечаемые для расположения отдельных реквизитов, не всегда соответствуют размерам печатающих элементов адресовальных и штемпельных устройств, характеристикам средств поиска, хранения и транспортирования документов. [c.16]
Группа средств поиска, хранения и транспортирования документов объединяет следующие подгруппы [c.93]
На какие группы делятся средства поиска, хранения и транспортирования документов Какие средства хранения оперативных документов вы знаете Расскажите о назначении лотков, ящиков, емкостей. [c.95]
Для механизации делопроизводственных процессов используют машины, аппараты и устройства, классифицированные по их назначению и функциям. Общесоюзный классификатор промышленной продукции делит их на следующие группы средства составления текстовых документов средства копирования и оперативного размножения документов средства обработки документов средства поиска, хранения и транспортирования документов мебель и оборудование, специализированные для служебных помещений средства сигнализации и информации. [c.86]
Средства поиска, хранения и транспортировки документов. К средствам поиска относятся различные картотеки, устройство которых приведено в главе второй. [c.87]
К организационной технике относятся средства, предназначенные для составления управленческих документов, размножения и обработки, хранения, поиска и транспортировки документов, выполнения графических работ, а также средства сигнализации и связи, мебель и специальное оборудование для служебных помещений. [c.65]
Средства хранения, поиска и транспортировки документов стеллажи для хранения документов, картотеки и картотечное оборудование, оборудование для механизированного поиска данных, оборудование для поиска документов, средства и оборудование для транспортирования документов. [c.258]
Средства хранения, поиска и транспортировки документов различной емкости, назначения и степени механизации и автоматизации (хранилища, боксы, шкафы, картотечное оборудование, средства микрофильмирования и поисковые системы, транспортирующие устройства и оборудование электрическое, пневматическое, электромагнитное, контейнерное и др.), а также средства передачи информации. [c.302]
Средства хранения, группировки и поиска документации. Практика управления требует организации централизованного хранения информации. Для этой цели используется специальное оборудование для хранения документов (блоки подвесного хранения, специальные шкафы, секционные и подвижные стеллажи), различного рода компьютерные системы. [c.179]
К новым техническим средствам автоматизации конторского труда можно отнести копировальные устройства со встроенной микроЭВМ для автоматизации процесса копирования и рассылки документов электронные пишущие машинки и ком-позеры для автоматизации процесса перепечатки документов и материалов информационные базы данных для хранения текстов различных материалов или их индексов, для сокращения времени на поиск необходимых материалов или индексов телекоммуникационную внутрифирменную связь, обеспечивающую систематическое тесное взаимодействие и координацию деятельности руководителей подразделений фотонаборную технику устройства оптического считывания комплексную систему, объединяющую ЭВМ с микрофильмированием электронную почту диктофонную технику. [c.137]
Эффективность управления и оперативность регулирования производственного процесса во многом зависят от степени механизации и автоматизации процесса управления. Поэтому при оценке уровня организации управления важно определять показатель технической оснащенности управленческого труда (Тут.), который характеризует стоимость технических средств управления (вычислительная техника с необходимым вспомогательным оборудованием, средства подготовки, размножения и копирования документов, средства их обработки, хранения, поиска и транспортировки, средства связи, сигнализации, передачи информации и др.) в расчете на одного работника управления. [c.183]
Наряду с организацией документооборота в понятие организация работы с документами входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов — это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия номенклатура дел и дело . Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. N [c.56]
Средства хранения, поиска и транспортировки документов включают в себя первичные и вторичные средства хранения документов (папки различного типа и назначения (файлы), пластиковые конверты, коробки, шкафы, ящики, стеллажи, сейфы и т. д.), картотеки (вертикальные, горизонтальные, настольные и т. п.) и картотечное оборудование, средства для физической транспортировки документов внутри офиса (тележки, лифты, транспортеры, конвейеры, пневматическая почта), средства хранения машинных носителей информации. [c.356]
Сегодня работник документной сферы поставлен в выигрышные условия по сравнению со своими коллегами, трудившимися в этой области в предшествующие десятилетия. Современная электронная техника значительно облегчает создание, обработку, хранение, поиск документов. Совершенствуется процесс составления и редактирования текстов. Однако при этом нужно помнить, что даже самая совершенная техника остается лишь средством в руках человека и не может взять на себя все его обязанности. Так, проверка орфографии возможна лишь в определенных пределах имена собственные, аббревиатуры, сугубо специальная терминология — все это остается на совести автора и редактора текста. Компьютер не гарантирует ни от грамматических, ни от стилистических ошибок. Вот почему профессиональные требования к современному работнику аппарата — это и компьютерная, и языковая грамотность. [c.137]
Должностные обязанности. Руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п. Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов. Следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт. Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда. Обеспечивает сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам погрузочного реквизита. Участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей. Контролирует ведение учета складских операций, установленной отчетности. Принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и [c.44]
По предназначению можно выделить две основные группы таких средств средства обработки документов и средства хранения, поиска и транспортировки документов. [c.333]
Наряду со стандартным и специальным научным оборудованием и приборами для проведения исследования, испытаний, регистрации данных, которые должны быть рекомендованы при разработке прогрессивной технологии НИР и ОКР, в НИИ и КБ следует шире внедрять оборудование для поиска, обработки, хранения и изучения информации, вычислительные приборы и машины разного масштаба, моделирующие устройства, оборудование для графических и чертежных работ, текстовых документов, копировально-множительную технику, включая современные пишущие машины и оборудование средств связи. [c.185]
Средства хранения, поиска и транспортирования документов. Для эффективности управленческого труда важным моментом является организация централизованного хранения информации, обеспечивающей быстрый доступ к ней. Поэтому хранение документов в учреждении производят исполнители на рабочих местах (пока исполняется документ), затем — централизованно в канцеляриях (1 год) и в архивах (несколько лет по срокам хранения). [c.39]
Технические средства, используемые в управлении, включают средства вычислительной техники, АСУ различного вида, средства оргтехники (средства составления, размножения, копирования, обработки, хранения, поиска и транспортировки документов и т. п.). [c.30]
К техническим средствам хранения документов относятся различные шкафы, стеллажи, картотеки. Для хранения карточек применяются картотеки настольные (до 1 тыс. карт), стационарные и механизированные (свыше 1 тыс. карт и необходимость оперативного поиска), плоские (необходимость обзора). [c.43]
Важную роль в повышении эффективности труда служащих на рабочих местах играют технические средства для составления, обработки, поиска и хранения документации, а также средства связи, вычислительная техника и служебная мебель, при выборе которых необходимо исходить из периодичности и трудоемкости выполняемых служащими основных работ, характера и объема документа- [c.144]
Средства обработки, хранения и поиска документов. Для резки отдельных листов форматной бумаги и вскрытия корреспонденции при большом объеме ее используется электрифицированная конвертовскрывающая машина. Для уничтожения документации используются специальные машины. [c.146]
Аббревиатура FTP расшифровывается как File Transfer Proto ol — протокол передачи файлов. Серверы служат для хранения и передачи документов, изображений, компьютерных программ и любых других объектов, которые могут быть представлены в виде компьютерных файлов. Помимо собственно передачи файлов FTP предоставляет также средства для поиска файлов на удаленной машине. [c.253]
Средства поиска, хранения и транспортировки документов. М. ЦНИИ ТЭИприборостроения, 1986. [c.265]
Как было сказано, к средствам оргтехники относится большой перечень различного рода технических средств и приспособлений. Сюда относятся носители информации, средства составления и подготовления документов, техника полиграфии, средства обработки, хранения, поиска и транспортировки документов. [c.120]
Автоматизация учетного процесса определила свои требования к организации документооборота. Появились программные средства, обеспечивающие ввод, хранение, поиск и просмотр документов в электронном виде. В 80-х годах была реализована идея перевода бумажных документов в электронный вид. Она воплотилась в системах управления электронными документами (Do ument Management Systems). [c.131]
Техническое обеспечение. Рабочие места работников службы делопроизводства должны быть оснащены мебелью, техническими средствами и вспомогательными устройствами. К техническим средствам относятся средства составления текстовых документов (пишущие машины, компьютеры, дикто-фонная техника, ручки, карандаши) копировальная и множительная техника, средства обработки документов, средства хранения, поиска и передачи документов техника управленческой связи. [c.136]
Средства хранения, поиска и транспортировки документов первичные средства хранения документов (папки, коробкиит. п.) вторичные средства хранения документов (шкафы, ящики, стеллажи и т. п.) [c.347]
Смотреть страницы где упоминается термин Средства хранения и поиска документов
: [c.317] [c.516] [c.54] [c.47] [c.279]Смотреть главы в:
Секретарское дело -> Средства хранения и поиска документов
Управленческая документация -> Средства хранения и поиска документов