Письма необходимо составлять на фирменных бланках предприятия или организации. Они должны иметь следующие реквизиты, располагаемые в порядке, определенном ГОСТ 6.39—72 Герб СССР или союзной республики (в зависимости от ведомственной принадлежности предприятия) эмблему организации изображение правительственных наград коды письма (если принята система механизированного хранения и поиска документов) наименование министерства или ведомства, предприятия или организации структурного подразделения — отправителя письма адресат отправления резолюцию на письме гриф утверждения (при необходимости) тек-.ста письма руководителем вышестоящей организации индекс предприятия связи почтовый и телеграфный адрес предприятия-отправителя номер телетайпа, телефона, счета в банке, название вида документа дату отправления индекс письма ссылку на индекс и дату входящего документа место составления или издания документа отметку о контроле (если письмо ставится на контроль) заголовок письма по тексту текст письма отметку о наличии приложений подпись ответственного лица гриф согласования и подпись согласующего лица с указанием его должности отметку о заверении копий (на втором или последующих экземплярах) визы (на втором экземпляре) отметку о поступлении письма фамилию исполнителя письма и номер его служебного телефона (на обороте последнего листа документа). [c.38]
Средства хранения и поиска документов необходимы для сохранности документов от внешних источников повреждения (пыли, влаги, солнечных лучей, механического воздействия), а также для ориентации и быстрого поиска нужной информации. Эти средства по возможности должны гармонировать с обстановкой рабочего места секретаря. [c.318]
СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ, ХРАНЕНИЯ И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ [c.333]
Хранение и поиск документов [c.338]
СРЕДСТВА ХРАНЕНИЯ И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ [c.97]
Картотеки подвесного хранения формируются аналогично картотекам подвесного хранения в рабочем столе и используются для хранения и поиска документов по тем же принципам (рис. 29), [c.101]
Регистрация документов осуществляется, как правило, централизованно. При этом все операции по регистрации документов, заполнению регистрационной карточки, созданию справочного аппарата, формированию картотек, контролю за исполнением документов производятся в одном структурном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате). Централизованная регистрация освобождает основные структурные подразделения от вспомогательных операций в работе с документами, значительно повышает качество их обработки, способствует внедрению прогрессивных технических средств для обработки, хранения и поиска документов. [c.164]
Отечественная промышленность выпускает специализированное оборудование для хранения и поиска документов. К нему относятся блоки подвесного хранения, специальные шкафы, секционные и подвижные стеллажи. [c.187]
В проектировании еще большие затраты труда (до 50%) приходятся на выполнение чертежно-конструктор-ских работ. Для снижения трудоемкости этих работ разработана автоматизированная система составления, размножения, хранения и поиска проектной документации на основе применения современной аппаратуры для микрофильмирования и электрографии. К средствам механизации и автоматизации трудовых процессов в архитектурно-строительном проектировании также относятся средства составления, копирования и размножения проектно-сметной документации, микрофотокопирования, малая организационная техника, оборудование служебных помещений и др. Светокопировальные аппараты применяют для копирования на светочувствительных бумагах оригиналов чертежей и документов, выполненных на светопроницаемых основах. Микрофотокопирование технической документации и деловых бумаг значительно сокращает необходимую площадь и расходы на содержание архивных документов, а также обеспечивает неограниченные сроки их хранения. Полученные этим методом копии документов читаются с помощью специальных аппаратов. [c.251]
Аудитору может потребоваться помощь в проведении инвентаризации, в подборе и поиске документов, так как несмотря на то, что, казалось бы, все предприятия применяют единый План счетов, руководствуются одними и теми же нормативными документами, ведут учет по одинаковой форме, две одинаковые бухгалтерии, а также две одинаковые системы хранения и группировки документов найти трудно. [c.198]
В программе Галактика модуль Управление документооборотом предназначен для учета, хранения и обработки документов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и тд.) в электронной форме. Документы, входящие в документооборот, могут быть получены сканированием, по электронной почте или подготовлены с помощью различных текстовых редакторов. Модуль Управление документооборотом обеспечивает создание и ведение перечня дел фирмы, формирование полнотекстовых документов, создание классификации документов и использование ее в процессе работы, продвижение документов по маршруту обработки, ведение обработки и контроль исполнения документов, поиск документов, массовую их рассылку в подразделения и др. [c.135]
Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти компьютеров, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. [c.285]
Примерами документальной информации, для которой эффективны автоматизированное хранение и поиск, могут служить законы, постановления, комментарии к нормативным актам, тексты контрактов, переписка с клиентами и партнерами, проекты, стенограммы переговоров, приказы, распоряжения, письма, отчеты, планы, программы, записи судебных дел, постановления судов, научные статьи, доклады, конспекты, рефераты, периодические и специальные печатные издания, каталоги фирм, рекламные издания, справочники и другие документы. [c.501]
Системы обработки изображений документов предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов. Подобные системы целесообразно применять в организациях с большим объемом документооборота. Техническое обеспечение систем включает высокоскоростные сканеры, документные контроллеры (выполняют быструю и высокоэффективную компрессию/декомпрессию документов и обеспечивают скоростную работу со сканерами и принтерами), библиотеки-автоматы на базе оптических накопителей с автоматической подачей дисков. Компьютерные образы документов находятся на сервере изображений и просматриваются на рабочих станциях-клиентах. [c.537]
Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов вдела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. [c.37]
Рассматривая вопросы унификации и стандартизации документов, далее мы будем иметь в виду, что занимаемся рационализацией не избыточного документного потока, а только теми документами, которые действительно необходимы для эффективного управления. Ориентация документов на использование банков данных вытекает из предыдущего направления и является его дальнейшим развитием. Принцип проектирования интегрированных первичных документов, обслуживающих группу задач, можно считать этапом на пути этого развития . Хранение интегрированной информации может производиться в различном виде, т. е. банк данных может представлять традиционные документы, сформированные в удобном для пользования виде, или систему карт обычной картотеки, или перфорационные карты с краевой перфорацией для сортировки и поиска с применением простейшей механизации. Если подобная система накопления, хранения и поиска данных, необходимых для решения задач, основывается на применении средств вычислительной техники с автоматизацией выполняемых операций, то такой банк называют автоматизированным. [c.35]
Средства поиска, хранения и транспортирования документов должны быть увязаны со стандартными форматами, полями для крепления, а также учитывать места расположения на листе бумаги реквизитов, предназначенных для поиска документов. [c.60]
В учреждениях нашей страны для работы с документами применяется обширный комплекс технических средств, которые классифицируются по своему назначению и функции. Это — средства составления текстовых документов копирования, размножения и микрофильмирования обработки хранения и поиска связи и, транспортировки, а также малой оргтехники, включая современную мебель и оборудование рабочих мест и служебных помещений. [c.33]
Недостаточная взаимосвязь форм документов с технологией их изготовления и обработки и с техническими средствами. Используемые для документов форматы бумаги, поля, предусматриваемые бланками или оставляемые при изготовлении документов на листах бумаги, площади, намечаемые для расположения отдельных реквизитов, не всегда соответствуют размерам печатающих элементов адресовальных и штемпельных устройств, характеристикам средств поиска, хранения и транспортирования документов. [c.16]
Группа средств поиска, хранения и транспортирования документов объединяет следующие подгруппы [c.93]
На какие группы делятся средства поиска, хранения и транспортирования документов Какие средства хранения оперативных документов вы знаете Расскажите о назначении лотков, ящиков, емкостей. [c.95]
Для механизации делопроизводственных процессов используют машины, аппараты и устройства, классифицированные по их назначению и функциям. Общесоюзный классификатор промышленной продукции делит их на следующие группы средства составления текстовых документов средства копирования и оперативного размножения документов средства обработки документов средства поиска, хранения и транспортирования документов мебель и оборудование, специализированные для служебных помещений средства сигнализации и информации. [c.86]
Средства поиска, хранения и транспортировки документов. К средствам поиска относятся различные картотеки, устройство которых приведено в главе второй. [c.87]
Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного [c.9]
К функциональным подсистемам собственно АСУП (группа Г) относятся следующие четыре подсистемы сбора и передачи информации (Г-А), обработки информации (Г-Б), размножения документации (Г-В), хранения и поиска информации (Г-Г). Указанные подсистемы характеризуют соответствующие методики выполнения тех или иных функций собственно АСУП. При этом документирование исходящей (первичной) информации, возникающей в процессе производственно-хозяйственной деятельности предприятия, как правило, должно быть совмещено с одновременным фиксированием этой же информации на машинный носитель (перфокарту-документ, перфоленту, гибридный документ и т. д.), а иногда с [c.33]
Средства хранения и поиска информации. Средствами хранения документов являются папки, картотеки, шкафы, стеллажи. Папки с зажимным механизмом (регистры) являются более современным и удобным средством хранения документов. [c.50]
Таким образом, можно сформулировать основные принципы создания информационного обеспечения системы, которыми являются разработка единой методики обозначений (идентификации) объектов и событий обеспечение одноразового определения состава объектов и процедурных характеристик обеспечение однократности формирования и точности измерения, восприятия, фиксации и передачи на обработку исходной информации независимость ввода данных для обработки от времени решения и количества решаемых задач представление в исходных документах данных в виде, пригодном или приспособленном для дальнейшей их обработки разработка типовой схемы обмена данными между системой и людьми, а также формирования массивов, их корректировки и выдачи выходной информации разработка единой схемы хранения и поиска информации обеспечение максимального единства кодов информационных совокупностей на предприятии, в объединении, отрасли, стране обеспечение возможности поэтапного и непрерывного наращивания емкости информационного фонда обеспечение информационного взаимодействия с другими системами и др. [c.61]
Еще один реальный способ сокращения объемов документации — построение эффективных информационно-поисковых систем (ИПС). Возьмем такой пример. Приказ по личному составу печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личных делах, в бухгалтерии. Причина такого "тиража" — создать возможность обнаружить документ в необходимый момент. В результате создаются дублетные дела, которые включаются в номенклатуры и затем передаются в архивы. По сути же это удвоенная или утроенная документация и, соответственно, увеличенный документооборот. Научно обоснованная поисковая система исключает необходимость дублирования документов. Определяется степень централизации ИПС, состав регистрируемых документов, структура их описания, места хранения и др. Основные принципы рациональной организации регистрации и поиска документов 84 [c.84]
Средства обработки, хранения и поиска документов. Для резки отдельных листов форматной бумаги и вскрытия корреспонденции при большом объеме ее используется электрифицированная конвертовскрывающая машина. Для уничтожения документации используются специальные машины. [c.146]
Приведем пример электронного документооборота. Программа 1 Электронный документооборот предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями, формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов, отправлять и принимать документы, вести хранилище документов и обрабатывать их. Документы хранятся в машине в папках, имеющих древовидную структуру. Система поиска позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство операций выполняется автоматически автоприемка, автоконтроль. Система поддерживает несколько списков документов на контроле , пришедшие , несохраненные и др. [c.134]
По оценкам американских экспертов (фирма Delphi onsulting), в США ежедневно генерируется более 1 млрд страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн документов, причем поток деловой информации чрезвычайно разнообразен по видам ее представления. Можно выделить три основных составляющих деловой информации. Поданным вышеназванной фирмы, 12% информации структурировано, представлено в электронной форме, хранится и управляется с помощью систем управления базами данных. Примерно 15% информации представляет собой неструктурированные данные в электронной форме, как правило, это текстовая информация. Для автоматизации хранения и поиска такой информации используются технологии информационно-поисковых систем. Оставшиеся около 73% информации традиционно хранятся на бумаге. Организация быстрого и эффективного поиска такой документальной информации становится все более неразрешимой проблемой. [c.500]
Аббревиатура FTP расшифровывается как File Transfer Proto ol — протокол передачи файлов. Серверы служат для хранения и передачи документов, изображений, компьютерных программ и любых других объектов, которые могут быть представлены в виде компьютерных файлов. Помимо собственно передачи файлов FTP предоставляет также средства для поиска файлов на удаленной машине. [c.253]
Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции сбор и обработку документной информации подготовку решения принятие и документирование решения доведение решения до исполнителей исполнение решения контроль исполнения сбор информации об исполнении передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям хранение и поиск информации. Каждая го этих операций реализуется документациошю как в традиционном исполнении, так и в виде машннооряентированных машиночитаемых документов. Недокументируемые (бездокументные) управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют поэтому незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на внедрение электронно-вычислительной техники (ЭВТ), больших интеллектуальных и трудовых затрат. [c.3]
Средства поиска, хранения и транспортировки документов. М. ЦНИИ ТЭИприборостроения, 1986. [c.265]
Смотреть страницы где упоминается термин Хранение и поиск документов
: [c.317] [c.14] [c.516] [c.54] [c.178] [c.132] [c.181] [c.68] [c.179]Смотреть главы в:
Механизация инженерно-технического и управленческого труда -> Хранение и поиск документов