Архивное хранение документов и дел

Глава 12. Архивное хранение документов и дел  [c.280]

Основные положения об организации архивного хранения документов изложены в Положении об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденном указом Президента от 17 марта 1994 г. № 552, и в Положении о Федеральной архивной службе России, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562. Эти документы приняты в целях совершенствования организации архивного дела в стране, предотвращения порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу.  [c.38]


По декрету СНК РСФСР о хранении и уничтожении архивных дел от 22 апреля 1919 г. оконченные в советских, профессиональных и кооперативных организациях дела по истечении пятилетнего срока, в течение которого ни один документ из сложившихся дел не может быть изъят, поступают в соответствующее архивное отделение в качестве исторического материала. Для выделения из этой массы документов и дел той части, которая не представляла ценности и могла бы быть уничтожена, при архивах создавались разборочные комиссии, а при главархивах — проверочная комиссии, утверждавшая решения местных разборочных комиссий.  [c.285]

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения (приложение 8).  [c.309]

Однако документы постоянного и долговременного сроков хранения (по личному составу) в большинстве организаций пока еще традиционно оформляются и хранятся в бумажной форме. Автоматизированные технологии и здесь позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению — составление описей дел постоянного и долговременного хранения, внутренних описей дел, актов на выделение дел к уничтожению. Для автоматизации этих операций необходимо указание в регистрационной карточке исполненного документа номера дела, в которое помещен бумажный документ (либо копия — для исходящих документов, когда подлинник отправляется по почте).  [c.328]


Уничтожение включенных в акт документов и дел производится учреждением после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены архивным учреждением.  [c.355]

Отбор документов и дел с истекшими сроками хранения оформляется актом, утверждаемым руководителем учреждения. Акты на,уничтожение составляют после того, как утверждены описи дел постоянного хранения. Документы, отобранные к уничтожению, сдаются организациям по заготовке вторичного сырья. Сдачу оформляют приемо-сдаточными накладными. Уничтожение документов без утверждения архивным органом описей на дела постоянного хранения влечет за собой ответственность в установленном законом порядке.  [c.72]

Должен знать постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающихся хранения и использования архивных материалов Единую государственную систему докумен-тационного обеспечения управления порядок оформления дел, составления описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел структуру организации законодательство о труде и охране труда Российской Федерации правила внутреннего трудового распорядка правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.  [c.7]

Акты утверждаются руководителем предприятия после утверждения описей дел постоянного хранения ЭК архивного учреждения России. После утверждения актов документы и дела, выделенные к уничтожению, сдаются работниками службы ДОУ предприятия в организации и учреждения, осуществляющие их переработку (в качестве вторсырья. — Авт.).  [c.29]

Подготовка документов к передаче на хранение в архив предполагает проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление архивных дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел, не представляющих практической или исторической ценности.  [c.355]


Хранение документов бухгалтерского учета. Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.  [c.159]

Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации — особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение). Инструкция используется не только министерствами и ведомствами, она также находит применение на предпри-  [c.9]

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов в соответствии с установленными требованиями, называется документированием. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относят к архивному делу.  [c.5]

Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации — особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение). Инструкция используется не только министерствами и ведомствами, она находит применение на предприятиях и в организациях в качестве основы для создания собственных систем документационного обеспечения управления.  [c.13]

Типовое положение излагает особенности документооборота данной категории документов регистрацию, ведение картотеки, сроки исполнения, формирование дел и их архивное хранение.  [c.13]

Для решения вопросов обеспечения сохранности и места хранения документов ликвидируемых, реорганизуемых учреждений, организаций, предприятий в состав комиссий, образуемых для передачи дел и имущества, включаются представители архивных органов и учреждений Новосибирской области.  [c.224]

Протоколы экспертной комиссии о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей надела постоянного хранения и поличному составу, об увеличении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями Росархива, акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях утверждаются руководителем только после их согласования с соответствующим органом архивной службы.  [c.196]

В номенклатуру дел организации должны переноситься из перечней и специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне 5 л. ЭПК означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается ЭК организации и ЭПК архивного органа. В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться временным без отметки ЭПК или заменяться на постоянный, если ЭК и ЭПК придут к выводу, что документы имеют научное и историческое значение.  [c.206]

В период приказной системы управления еще не сложилось представление об архивном деле как одной из функций управления информацией. Места хранения документов не были стабильными, по мере практической надобности их перемещали из одного хранилища в другое. Имелись случаи сознательного уничтожения документов, например удалялись из столбцов листы с повторяющимся содержанием для повышения их информационной насыщенности. Но никаких нормативных материалов того времени об уничтожении документов, не имеющих практического значения или дублетных, нам неизвестно. Зато хорошо известна практика снятия копий для воссоздания хранилищ документной информации, понесших серьезный урон вследствие войны, плохих условий хранения и стихийных бедствий, особенно пожаров. Копии документов помещались в хранилища и их использование и хранение не отличались в дальнейшем от работы с подлинными документами.  [c.281]

Заверительная запись составляется на любую единицу архивного хранения. В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках — на чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его верхнюю часть приклеивают к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.  [c.295]

Содержание учебника охватывает проблемы как составления и оформления документов, так и организации и технологии работы с документами на всех этапах — от получения (составления) до передачи дел на архивное хранение. На каждом этапе учитывается внедрение в сферу- управления компьютерных технологий. Учебник написан коллективом кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета.  [c.6]

Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания Инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.  [c.52]

Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов, подготовке их к архивному хранению, а также по разработке номенклатур дел и других нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность архива и делопроизводственной службы организации.  [c.351]

Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о состоянии работы по отбору и подготовке дел к архивному хранению, обеспечению их сохранности и учета, о выполнении действующих требований по оформлению документов и формированию дел в делопроизводстве.  [c.352]

Государственную часть Архивного фонда РФ составляют документы государственных организаций всех видов или организаций, в составе собственности которых преобладает государственная. Для таких документов предусмотрено временное хранение на самом предприятии, в организации, учреждении и последующая передача документов на постоянное хранение в организации Росархива РФ. Государственные учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат включению в состав Архивного фонда РФ, и виды таких документов определяются Государственной архивной службой России (Росархивом), органами управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных областей и округов. Государственная архивная служба России утверждает типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, в том числе с указанием сроков их временного хранения в организациях, учреждениях, на предприятиях.  [c.123]

Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списа-  [c.253]

Значение правильной постановки делопроизводства для работы архивов. Правильная постановка административного делопроизводства имеет значение не только для работы государственного аппарата. После выполнения своей непосредственной практической функции, документы передаются на архивное хранение. В советском государстве, на основе декрета 1 июня 1918 года, подписанного В. И. Лениным, архивное дело построено на началах централизации. Все документальные материалы советского государства независимо от их происхождения, времени возникновения, способов воспроизведения образуют Государственный архивный фонд СССР.  [c.16]

К руководящим материалам следует также отнести ведомственные перечни документальных материалов и пособия о постановке документальной части делопроизводства, разрабатываемые архивными органами правила (инструкции) перечни типовых документальных материалов с указанием сроков хранения примерные номенклатуры дел рекомендации и методические указания по вопросам организации документов и постановки делопроизводства.  [c.17]

Должностные обязанности. Организует хранение и обеспечивает сохранность документальных материалов, поступивших в архив. Принимает от структурных подразделений предприятия документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного хранения, а также акты для передачи документальных материалов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива Выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, ответы на запросы и ведет их учет. Подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. <  [c.202]

Обязательному утверждению архивным учреждением подлежат решения ЭК об утверждении описей на дела, подлежащие постоянному хранению, в том числе и по личному составу предложения о сокращении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов, типовыми и примерными номенклатурами дел предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел.  [c.353]

Указания на обложке наименования учреждения и структурного подразделения, в деятельности которых сформировано дело, определяет правильное хранение документов внутри архивного фонда. Архивным фондом называется совокупность документов, образовавшихся в деятельности учреждения, структурного подразделения или отдельного лица. Архивный фонд является основной классификационной единицей, по которой учитываются и хранятся документы в архиве.  [c.356]

Для решения вопроса о дальнейшем хранении документов в состав комиссий, образуемых для передачи дел и имущества, включаются представители учреждений Государственной архивной службы России.  [c.246]

Составление номенклатуры может вестись секретаре , который получает предложения от структурных подразделений, или группой сотрудников, образовываемой в соответствии с указаниями руководства. К составлению номенклатуры могут привлекаться и сторонние специализированные организации. При составлении номенклатуры рекомендуется использовать ранее имевшиеся номенклатуры, положения об организаций и ее структурных подразделениях, общесоюзные и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения документов, действующие нормативно-методические документы общесоюзных и местных архивных учреждений. В номенклатуру следует включать все дела и документы, образующиеся в деятельности организации, а также все справок ные картотеки к документам.  [c.154]

ВНИИДАД как учреждение системы Главного архивного управления при СМ СССР в своих разработках наиболее подробно излагал вопросы рационализации делопроизводства, текущего хранения документов и их дальнейшего использования. Вопросы механизации делопроизводства в них были отражены слабее. В свою очередь, ВНИИОргтехника, организация Минприбора СССР, в своих разработках основной акцент в рационализации делопроизводства делал прежде всего на применении средств механизации и оргтехники, а потом уже на изменении технологии работ и, учитывая разработанность таких вопросов, как составление номенклатуры дел, их формирование и дальнейшее использование, в методических рекомендациях ставил эти вопросы совсем редко. Кроме того, методические материалы, разрабатываемые ВНИИОргтехникой, наряду с вопросами рационализации делопроизводства, ставили проблемы планировки и организации рабочих мест основных категорий сотрудников аппарата управления, оснащения основных категорий сотрудников аппарата управления средствами механизации и оргтехники, организации служб научно-технической информации и др.  [c.106]

По истечении срока хранения уничтожаются (с оформлением акта) дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео-, аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы. Акт подписывают члены экспертной комиссии и утверждает первый руководитель фирмы. Уничтожаются (с оформлением акта) любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ.  [c.277]

Коллежскому асессору А.Д. Почайнову в 1720 г. была поручена разработка и описание дипломатических дел и документов, хранившихся в Москве и Петербурге, он же стал архивариусом обоих архивохранилищ. И только в 1724 г. оформился фактически и юридически первый исторический архив России, получивший штаты (6 сотрудников), печать и собственного руководителя (асессора П. Курбатова), - Московский архив Коллегии иностранных дел. Тем самым было заложено начало формирования сети исторических архивов, принимающих на государственное хранение архивные фонды юридических и физических лиц — фондообразователей.  [c.282]

Смешанная форма организации работы с документами — самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.  [c.191]

Документы, образующиеся в деятельности предприятия, в дальнейшем либо остаются в архиве предприятия на длительное архивное хранение, либо хранятся установленные сроки и затем передаются на длительное хранение в соответствующие государственные организации, либо подлежат уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение осуществляется после полистного рассмотрения всех дел за истекший период, определения ценности документов на осно-. вании решения Экспертной комиссии, руководствующейся в своей деятельности федеральными, отраслевыми и внутренними нормативными актами. Такими руководящими документами являются Положение об Архивном фонде РФ , Основные правила работы  [c.121]

Должен знать постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие материалы по документационному обеспечению управления порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления методы разработки их оптимальных структур методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем, стандарты на унифицированные системы документации порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов организацию архивного дела технические средства обработки документов и информации и перспективы их развития нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления основы программирования, методы проектирова-  [c.119]