Календарь рабочий ежедневный 157 Каретка 98, 100 Картотека контрольная 157 Карточка личная 76 [c.257]
Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости 5 5 [c.156]
Ведение контрольной картотеки, где регистрируются копии всех заказов в порядке номеров чертежей и деталей. Картотека позволяет установить состояние заказа. Каждый заказ, поступающий на различные диспетчерские пункты или исходящий от них, а также возвращающийся в картотеки или технологический отдел, должен пройти через основную контрольную картотеку. Когда приходит время сдачи заказа в производство (оно определяется плановыми сроками, а также наличием материалов, инструмента и чертежей), он изымается из картотеки неспущенных в производство заказов и направляется работнику, обслуживающему основную контрольную картотеку. [c.357]
Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации. [c.262]
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. [c.183]
Ведет контрольно-регистрационную картотеку. [c.357]
Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки справочные контрольно-справочные по географии поступающих документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан тематические (приказы, решения) и др. Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях. [c.202]
Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.). [c.204]
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. В том числе указываются справочные и контрольные картотеки, личные дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового но-мера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением т. 1 , т. 2 и т.д. [c.206]
Ручной информационно-поисковый массив организации состоит из картотек, составленных из регистрационно-контрольных и кодификационных тематических карточек и регистрационных журналов. Информационно-поисковые массивы обеспечивают оперативный поиск документов в контрольных и справочных целях и ведутся в местах регистрации документов. [c.185]
Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справочные картотеки (информационные базы Данных), картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам, тематические (кодификационные) картотеки к ведомственным нормативным актам приказам, решениям, поручениям. [c.185]
Контрольно-справочные картотеки делятся на две части по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. [c.185]
В зависимости от объема документов, системы регистрации, контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных, [c.185]
На каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, составляется отдельная карточка, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации. Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек не применяются индексы вопросов на документ не переносятся. [c.185]
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы ДОУ в виде самостоятельного дела, также как и все контрольные и справочные картотеки. [c.200]
При заполнении двух экземпляров карточки все указанные сведения фиксируются во втором экземпляре карточки, а функцию контрольного журнала выполняет валовая (нумерационная) учетная картотека. Перемещение конфиденциальных документов и учетных карточек между работниками службы КД фиксируется в передаточном журнале. [c.233]
В разделе Основные задачи и обязанности формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых складывается выполнение основной задачи. Например, основная задача работника — регистрация документов в разных организациях эта задача может предусматривать выполнение таких работ, как ведение одного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д. При формулировке обязанностей исходят из принятой в организации технологии работы с документами, из наличия технических средств. В этом же разделе формулируются особенности подготовки и передачи документов, доступа работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. [c.209]
В соответствии с требованиями Типового положения предложения, заявления, жалобы должны быть возвращены после их разрешения работникам, ведущим делопроизводство по обращениям, со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно-контрольной карточки для централизованного формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается. [c.281]
В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись. [c.316]
Регистрационно-контрольные карточки (РКК) позволяют более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. Обычно РКК на документ печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создавать и вести несколько картотек, упорядоченных по разным признакам по видам деятельности, по корреспондентам, по исполнителям, по датам и т. п. Форма регистрационно-контрольной карточки приведена на рис. 7.6. [c.116]
Должностные обязанности. На основе анализа математических моделей и алгоритмов решения экономических и других задач разрабатывает программы, обеспечивающие возможность выполнения алгоритма и соответственно поставленной задачи средствами вычислительной техники, проводит их тестирование и отладку. Разрабатывает технологию решения задачи по всем этапам обработки информации. Осуществляет выбор языка программирования для описания алгоритмов и структур данных. Определяет информацию, подлежащую обработке средствами вычислительной техники, ее объемы, структуру, макеты и схемы ввода, обработки, хранения и вывода, методы ее контроля. Выполняет работу по подготовке программ к отладке и проводит отладку. Определяет объем и содержание данных контрольных примеров, обеспечивающих наиболее полную проверку соответствия программ их функциональному назначению. Осуществляет запуск отлаженных программ и ввод исходных данных, определяемых условиями поставленных задач. Проводит корректировку разработанной программы на основе анализа выходных данных. Разрабатывает инструкции по работе с программами, оформляет необходимую техническую документацию. Определяет возможность использования готовых программных продуктов. Осуществляет сопровождение внедренных программ и программных средств. Разрабатывает и внедряет системы автоматической проверки правильности программ, типовые и стандартные программные средства, составляет технологию обработки информации. Выполняет работу по унификации и типизации вычислительных процессов. Принимает участие в создании каталогов и картотек стандартных программ, в разработке форм документов, подлежащих машинной обработке, в проектировании программ, позволяющих расширить область применения вычислительной техники. [c.179]
Должностные обязанности. Осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя предприятия. Проверяет соответствие подготавливаемых на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются. Заполняет контрольные карточки и ведет картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением. Ведет оперативный учет прохождения документов. Определяет причины несвоевременного выполнения поручений. Информирует руководителя предприятия о состоянии их исполнения. Принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства на предприятии, разработке мероприятий по рационализации документооборота. [c.187]
Регистраторы ведут учет документов в журналах, картотеках или другими способами (контрольные талоны, дежурные листы и т. д.). [c.26]
Дальнейшая судьба контрольных талонов может быть различной. Один экземпляр контрольного талона, с резолюцией руководства может быть помещен для контроля исполнения в картотеку секретаря структурной части, в которой талоны обычно расположены по алфавиту исполнителей по срокам исполнения, по предметам и т. д. Второй контрольный талон используют в качестве расписки структурной части о получении документа, для контроля исполнения в других структурных частях в справочной или контрольной картотеке. [c.69]
Для цели контроля исполнения наиболее удобен, учетно-справочный аппарат, состоящий из индивидуальных и групповых регистрационных карточек. Но Можно создавать специальные контрольные картотеки. [c.82]
Контроль за исполнением ведется по регистрашонно-кон-трольным карточкам, которые ставятся по срокам исполнения в контрольную картотеку. Контрольная картотека по обращениям граждан организуется и строится так же, как и контрольная сро-ковая картотека по другим административным документам. [c.279]
Вся поступающая нормативно-техническая документация регистрируется в специальном журнале в технической библиотеке, контрольные экземпляры сброшюровываются в тематические сборники Готовая продукция , Сырье , Тара и упаковка , Вспомогательные материалы . Готовится картотека нормативно-технической документации. [c.239]
Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке. [c.247]
Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую — в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших картотек - это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий. [c.247]
Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года. [c.256]
После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как теперь она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется, при необходимости, в других справочных картотеках. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении. [c.266]
Количество экземпляров заполняемых регистрационно-кон-трольных карточек определяется из потребностей организации контроля за исполнением и справочной работы по обращениям. Чаще всего это два-три экземпляра 1-й — для контрольной картотеки, 2-й — для справочной картотеки, 3-й — направляется вместе с документом к исполнителю. Однако прежде чем [c.275]
Одним из важных этапов работы с обращениями граждан является организация по ним информационно-справочной работы. Одновременно с постановкой одного экземпляра регистрационно-контрольной карточки в сроковую картотеку другой экземпляр карточки ставится в справочную картотеку, построенную в порядке алфавита фамилий заявителей. По этой картотеке всегда можно дать ответ на запрос гражданина или учреждения о состоянии рассмотрения конкретного обращения. Значительно удобнее вести справочную работу при автоматизированной системе, дающей возможность навести справку по любому реквизиту документа. [c.280]
Отметка о постановке документа на контроль, о том, что исполнение документа будет контролироваться (буква К или слово или штамп Контроль ). На контроль, как правило, ставятся входящие документы, имеющие резолюцию руководителя организации, и внутренние распорядительные документы. Суть контроля в делопроизводстве — обеспечить своевременность реакции исполнителя на указание руководителя. Контролируемый параметр — срок исполнения документа. Качество исполнения контролирует сам руководитель. Поэтому для обеспечения контроля исполнительской дисциплины необходим четко указанный руководителем срок исполнения документа. Контроль включает этап напоминания о приближающемся сроке исполнения документа, предполагает возможность корректировки срока руководителем, если исполнитель представляет убедительные аргументы для переноса сроков. При этом о корректировке исполнитель должен позаботиться заблаговременно, а не после окончания срока исполнения. Контроль исполнения может осуществляться с использованием журналов регистрации, регистрационно-контрольных карточек, упорядоченных в соответствующих картотеках по срокам и исполнителям, и с использованием вычислительной техники, например электронных таблиц Ex el. [c.36]
Контрольно-календарная картотека руководителя предназначена для хранения карточек с намеченными на каждый день месяца мероприятиями. Представляет собой изящный ящик размером 214Х155Х Х80 мм, выполненный из оргстекла и разделенный на 33 отсека. [c.339]
Контрольная картотека секретаря служит для хранения регистрационных карточек документов. Позволяет отказаться от традиционной, но неудобной журнальной регистрации и учета документов. Представляет собой изящный ящик из оргстекла размером 390X 180X85 мм с 33 ячейками, в которых располагаются регистрационные или контрольные карточки. [c.339]
Развивать доверие между организациями и подразделениями, их руководителями и специалистами в административном и общественном порядке воздействовать на лиц, допускающих случаи невыполнения устных обещаний или договоренностей. Многие документы в настоящее время создаются для того, чтобы зафиксировать факт этого сообщения или показать, что была сделана попытка принять меры, если даже действенных результатов и не достигнуто. Шире применять телефонограммы, журналы или картотеки записи устных поручений, испильзуи ил одновременно в качестве контрольных карточек. Разумеется, телефонограммы, журналы или картотеки должны заводиться для записи не тех данных, которые передавались прежде устно или по телефону без записи, а для тех, которые исключают применение традиционно создаваемых документов. [c.32]
В отличие от листов книги, заранее сброшюрованных, когда, например, неизбежна хронологическая последовательность записей, карточки можно расставить в картотеке не только в хронологическом порядке. Их можно сгруппировать и расположить по другим, весьма существенным в справочной и контрольной работе с документами, признакам — по содержанию, корреспондентам, авторам, исполнителям, стадиям и срокам исполнения, индексам, разновидностям и т. д., чего, в журнале сделать нельзя. Хотя подвижность карточек несколько увеличивает возможность их утраты или застановки (когда карточку по ошибке не ставят на место), карточные формы регистрации получили самое широкое применение в практике административного делопроизводства. [c.65]
По назначению карточные формы регистрации подразделяют на общие и специальные. На карточках общей регистрации (аналогичных по своему назначению общим журналам регистрации) учитывают получаемую и отправляемую корреспонденцию. Специальные картотеки создают или в качестве учетно-справочного аппарата (каталогов) к различным комплексам документов (постановлениям, решениям, протоколам, договорам и т. д.), или в качестве различных учетно-контрольных карточек (сроковых, корреспондентских и т. д.). [c.65]
И при индивидуальной, и при групповой системах в целях избежания повторной регистрации, запись документов можно производить под копирку на пишущей машинке или от руки, одновремнно получая два-три экземпляра карточек, которые могут быть использованы для картотек различных структурных частей (экспедиция, главк, отдел) и для создания различных спра-вочно-контрольных картотек. Другие способы регистрации (учета) документов. [c.69]