На каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, составляется отдельная карточка, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации. Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек не применяются индексы вопросов на документ не переносятся. [c.185]
Второй этап подготовки к составлению документа — изучение предшествующих документов по данному вопросу, документов и решений по аналогичным вопросам. Полнота подборки документов во многом определяет правильность, непротиворечивость и полноту готовящегося документа. Еще недавно, при традиционных системах регистрации документов в учреждениях, поиск необходимых документов был крайне труден. Тематическая подборка документов была ограничена наличием предметно-тематических картотек и при значительных трудозатратах не отличалась достаточной полнотой. Только компьютеризованная система регистрации с установлением связей между документами и автоматизированным поиском позволяет найти практически все необходимые документы по заданному вопросу, а при полнотекстовой системе хранения документов - сразу вывести на экран всю необходимую информацию. [c.100]
В отделе воспитательной работы За но же та воспользоваться и тематическими картотеками. [c.15]
Тематические картотеки организуются по актуальным для обслуживаемого предприятия, организации проблемам. Они включают различные виды документов независимо от места их хранения, предназначены для ответов на тематические запросы. Такие картотеки, как правило, носят временный характер и расформировываются, как только тематика перестает быть актуальной. [c.51]
Тематическая картотека художественной литературы [c.185]
Важный источник отбора изобретений для использования --систематическое изучение патентной литературы, к которой относится патентные фонды, аннотации, рефераты, картотека и тематические сборники, составляемые на основе описаний изобретений, а также справочная литература. Основной составной частью патентной литературы являются патентные фонды, представляющие собой собрание описаний отечественных и иностранных изобретений. [c.201]
Картотеки из РКК могут формироваться по алфавитному, географическому и тематическому признакам. Контроль за разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное и полное рассмотрение писем и исполнение принятых по предложениям, заявлениям и жалобам решений. [c.184]
Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки справочные контрольно-справочные по географии поступающих документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан тематические (приказы, решения) и др. Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях. [c.202]
Ручной информационно-поисковый массив организации состоит из картотек, составленных из регистрационно-контрольных и кодификационных тематических карточек и регистрационных журналов. Информационно-поисковые массивы обеспечивают оперативный поиск документов в контрольных и справочных целях и ведутся в местах регистрации документов. [c.185]
Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справочные картотеки (информационные базы Данных), картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам, тематические (кодификационные) картотеки к ведомственным нормативным актам приказам, решениям, поручениям. [c.185]
Разделителями в справочной картотеке обычно бывают названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Она строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Желательно также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая формируется по тематическому принципу. Часто ведутся отдельно картотеки на исполненные и неисполненные документы. [c.256]
Должностные обязанности. Изучает потребности работников предприятия в научно-технической и экономической информации и осуществляет с использованием новых информационных технологий справочно-информационное обеспечение их материалами об отечественных и зарубежных достижениях науки, техники, экономики и передового производственного опыта с целью повышения научно-технических и экономических знаний работников, создания внешней и внутренней информационной среды предприятия, позволяющей предприятию адаптироваться крыночным условиям. Принимает участие в решении задач маркетинга продукции предприятия и реализации собственной программы маркетинга информационной продукции, подготовке аналитической и рекламной продукции. Участвует в создании справочно-информационного фонда предприятия, рассчитанного на применение современных информационно-поисковых систем. Систематически пополняет справочно-информационный фонд материалами в соответствии с профилем предприятия, проводит с использованием современной компьютерной техники их обработку и систематизацию, ведет картотеки и каталоги, в том числе электронные, составляет рефераты и аннотации, контролирует их практическое использование. Участвует в проведении исследования рынка информационных услуг и маркетинга информационной продукции и услуг предприятия, подготовке тематических обзоров о состоянии и тенденциях развития производства, по сопоставлению достигнутых результатов с результатами деятельности и практикой аналогичных отечественных и зарубежных предприятий. Подготавливает материалы о передовом производственно-техническом опыте предприятия по запросам других предприятий и учреждений, ведет переписку по этим вопросам. Принимает участие в пропаганде достижений отечественной и зарубежной науки и техники, передового опыта, в организации его внедрения, а также в проведении совещаний, семинаров, лекций, экскурсий, выставок, рекламно-коммерческой работе. Ведет учет эффективности использования информационных материалов на предприятии при освоении передового опыта. Совершенствует формы и методы информационной работы. Подготавливает отчетность о проделанной работе. [c.158]
В архивной практике в качестве оснований классификации пользуются также распределением документации по темам, создавая классификационные схемы тематического типа (в административном делопроизводстве такие схемы иногда используются при создании справочных картотек). [c.106]
Главная библиографическая картотека включает статьи за последние 5 лет, опубликованные в журналах, "грудах.. научно-тематических и реферативных сборниках, а также в других сериальных изданиях, описания тематических обзоров литературы отраслевых информационных центров за последние 5 лет. [c.11]
Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и содержанию документов перечни проектов, проблем, описи единиц хранения, каталоги, картотеки, указатели, исторические справки, тематические обзоры. Дополнением к этим архивным справочникам могут служить информационные документы тематические перечни документов, информационные письма, справки о составе и содержании документов, а также ведомственные печатные издания. [c.40]
В канцелярии учреждения карточки в картотеке целесообразно расставлять по вопросному признаку, т. е. по содержанию документов. При большом массиве карточек внутри отдельных групп картотеки, расположенной тематически, можно выделить более мелкие группы (рубрики). Картотека структурных. подразделений, по своему объему значительно меньшая, может строиться по другим признакам корреспондентам, хронологически и т. п. [c.47]
В библиографических картотеках (главной справочной картотеке, тематической, по отдельным видам документов, картотеке работ сотрудников своего предприятия, организации) отражаются документы независимо от наличия их в фонде. Поступившие документы расписываются аналитически. Сведения о документах, отсутствующих в фонде библиотеки предприятия (организации), включаются в картотеки на основе библиографических и реферативных изданий всесоюзных и отраслевых органов НТИ. [c.50]
Единый перспективный тематический план комплектования научно-технических библиотек объединения ежегодно конкретизируется и уточняется головной НТВ путем составления единого заказа по издательским планам и проспектам. В составлении единого заказа участвуют специалисты всех подразделений объединения. С целью осуществления контроля за текущим комплектованием в головной научно-технической библиотеке ведется картотека заказов. [c.88]
Должностные обязанности. Организует работу по использованию на предприятии патентных материалов, обеспечению патентоспособности и патентной чистоты проектно-конструкторских разработок, изобретений, технологических процессов и выпускаемой продукции, подготовке предложений о патентной защите приоритета новых технических решений, их реализации на лицензионной основе, по закупке лицензий на иностранные научно-исследовательские достижения, а также по развитию научно-технического творчества рабочих и служащих, привлечению их к рационализаторской деятельности и изобретательству. Обеспечивает составление разделов перспективных и годовых планов деятельности предприятия по разработке новой или модернизации действующей техники и технологии, участвует в подготовке предложений по использованию технических решений, содержащихся в патентных материалах, при проектировании технологических процессов и оборудования, подготовке тематических планов рационализаторской и изобретательской работы для решения узловых проблем производства. Организует выявление потребностей подразделений предприятия в патентных материалах и предполагаемых изобретений в выполненных проектно-конструкторских разработках, а также своевременное рассмотрение поступающих в отдел рационализаторских предложений и изобретений и подготовке по ним заключений. Возглавляет проведение патентных исследований, поиск патентных материалов, отбор, изучение и оценку технического уровня изобретений, разработку рекомендаций по их использованию. Организует проведение проверок патентной чистоты проектно-конструкторских разработок, изобретений, технологических процессов и выпускаемой продукции, контроль за своевременностью отражения в технической документации использованных патентных материалов. Обеспечивает разработку рекомендаций по применению на предприятии патентных материалов. Принимает меры по защите государственного приоритета технических решений, выполненных на уровне изобретений, и к предотвращению преждевременной публикации или иного разглашения сведений, раскрывающих их сущность, по правовой охране промышленных образцов и товарных знаков. Обеспечивает контроль за использованием в производстве изобретений, промышленных образцов и рационализаторских предложений, а также за техническим уровнем выпускаемой продукции, учет и систематизацию рационализаторских предложений и изобретений, ведение картотек внедренных изобретений, комплектование патентного фонда и создание справочного аппарата к нему, правильность [c.79]
Центральная библиотека создает центральные и сводные каталоги и картотеки на издания и материалы, имеющиеся в фонде межведомственной ЦБС и фондах других библиотек района, города организует систематическое и целенаправленное справочно-библиогра-фическое и информационное обслуживание читателей, коллективов предприятий, учреждений и организаций района, города проводит дни информации, дни специалиста, тематические выставки-просмотры литературы, издает и направляет в библиотеки-филиалы, в партийные, советские и профсоюзные органы, на предприятия, в учреждения и организации Бюллетень новых поступлений , составляет рекомендательные и информационные списки литературы. [c.121]
Популярные пособия помогут ознакомиться с основными вопросами темы и таким образом подготовиться к изучению более сложных работ, будут способствовать последовательности чтения — от более близкого и простого к более трудному. В большинстве случаев целесообразно начинать с книг, дающих общее представление о вопросе в целом, и вслед за ними изучать книги, касающиеся частных его сторон Однако, чтобы увлечь читателя, в некоторых случаях можно рекомендовать ему сначала книгу или статью по какому-либо интересному частному вопросу, а затем посоветовать прочесть пособия, посвященные более широким темам. Так, многие читатели начинают чтение литературы о природе с книг И. А. Хали-фмана или П. М. Верзилина, потому что они написаны увлекательно. Необходимо также иметь в виду, что рекомендательные указатели постепенно устаревают. Поэтому, используя их для составления индивидуального плана чтения, следует обязательно заменять устаревшие книги, дополнять план новой литературой, выписывая ее из систематического каталога и тематических картотек. Так, рекомендуя читателю типовой план чтения От ракеты до космического корабля , дополнительно включают в индивидуальный план чтения статьи, опубликованные в газетах и журналах, и новейшие книги на эту тему. [c.215]
Вся поступающая нормативно-техническая документация регистрируется в специальном журнале в технической библиотеке, контрольные экземпляры сброшюровываются в тематические сборники Готовая продукция , Сырье , Тара и упаковка , Вспомогательные материалы . Готовится картотека нормативно-технической документации. [c.239]
Наиболее оперативная информация о политических событиях, о перспективах и достижениях во всех областях человеческой деятельности публикуется на страницах журналов, газет, трупов, реферативных и тематических сборников. С новыми художественными произведениями Бы можете познакомиться на страницах литературно-художественных журналов. Зесь этот материал отражается в различных картотеках. Без их использования нельзя говорить об исчерпывающем подборе материала по интересующему.Вас вопросу. [c.9]
Тематическое размещение карт применимо для материалов, хорошо поддающихся классификации. Оно позволяет неограниченно расширять картотеку, разделять ее на подмассивы, приспосабливая для различных целей. Однако в такие картотеки трудно вводить дополнительные разделы, если первоначально была проведена неполная классификация, а также трудно классифицировать многоаспектные материалы. [c.100]
В государственных проектных институтах в силу особенностей использования и общего объема технической документации создаются предметно-тематические каталоги, на карточку которых выносят данные, относящиеся к определенной части сооружения. Карточки в картотеке систематизируются по названиям частей. Обязательным элементом описания является 1) название части и ее техническая характеристика (основной элемент карточки), 2) название объекта, к которому относится часть, 3) производственный индекс части, 4) стадия проекта, 5) дата утверждения технического документа, 6) шифр тематической группы, 7) название проектной организации, 8). архивный номер, 9) аннотация, 10) есто хранения копий, 11) поисковые данные, 12) формальная характеристика (расчеты, сметы, пояснительные записки, светокопии, кальки-и т. п.). [c.133]
Номенклатура дел — это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроксршх хранения, утвержденный в установленном порядке. Номенклатура дел выполняет функции указателя основных направлений деятельности учреждения, схемы группировки (распределения) исполненных документов по тематическим комплексам (делам), базы для индексации документов и дел, указателя сроков хранения дел, схемы построения справочной картотеки на неисполненные документы в делопроизводстве и в архиве учреждения, учетного документа в архиве учреждения для дел временного хранения (до 10 лет включительно). [c.102]
По большинству направлений справочной информатики СИТИ НТЦ проделана следующая работа сделана картотека всех НИОКР, выполненных по заказам объединения, за 1996 г. в ИРЦ передано свыше 60 информационных листков и карт по ТД и ППО, распространяются аналитические материалы, выпускаемые в газовой промышленности, компонуется нормативно-техническая документация, используется информационно-поисковая программа dBASE, насчитывающая 152 тематических запроса и пополняемая по договору с институтом СибНИИНП (г. Тюмень) по электронной почте. [c.58]