Главная справочная картотека (ГСК) отражает преимущественно статьи из периодических и продолжающихся изданий, сборников, различные виды документов и неопубликованные материалы, независимо от их наличия в фонде. Тематика ГСК должна соответствовать информационным потребностям основных групп читателей и абонентов данного органа НТИ, НТВ. [c.50]
Составление номенклатуры. Составлению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение. [c.285]
Справочная картотека делится на две части на неисполненные и исполненные документы. Первая часть картотеки служит для поиска документа в процессе его исполнения по корреспондентам, исполнителям или срокам исполнения. Вторая строится по производственно-отраслевой схеме, отражающей направление, функции, вопросы и участки работы данной организации. Схемой систематизации карточек может служить номенклатура дел. Такая картотека должна охватывать совокупность регистрируемой входящей, исходящей и внутренней документации организации или структурного подразделения. Главный поисковый признак документа — его содержание. Разделы и рубрики картотеки будут соответствовать разделам и статьям номенклатуры дел. Последовательность делений картотеки также определяется номенклатурой дел. [c.180]
Сегодня получить эти показатели зачастую практически невозможно. Между тем на каждом предприятии, в каждой организации по определенной форме ведется картотека основных фондов. Использование содержащихся в ней данных весьма ограниченно, особенно за пределами предприятия, и главным образом из-за очень большой трудоемкости обращения к этим данным. При создании АСУП практически везде ведение этих инвентарных картотек автоматизируется, но на каждом предприятии по-своему. Разумеется, при этом учитываются все показатели и реквизиты, предусмотренные существующей методологией учета, но дальше начинается разнобой. Если задать для всех АСУП унифицированную форму инвентарной картотеки и оснастить ее стандартным справочным аппаратом, то такие картотеки можно будет рассматривать как участки единого регистра основных фондов. Для входа в них при необходимости из центров АСГС, в последних должен быть в наличии справочный аппарат соответствующих участков регистра. При такой организации регистра в АСГС можно будет по индивидуальным данным, не прибегая к отчетности и специальным обследованиям, систематически получать ценнейшую для управления народным хозяйством информацию о возрастной структуре основных фондов (по физическому и конструктивному возрасту), о структуре и динамике затрат на капитальный ремонт, об эксплуатационном состоянии основных фондов и т. д. Предприятия, не располагающие АСУП, не смогут сами представлять эти данные. [c.140]
Выставки литературы 272—275, 277—278, 329 Главная справочная картотека 210 ГОСТы СИБИД [c.353]