ЭТАП РАССТАНОВКИ ПРИОРИТЕТОВ И ПЛАНИРОВАНИЯ

из "Тайм-менеджмент с помощью Microsoft Outlook "

Электронная почта сама по себе — это не проблема. Проблема в нашем подходе к ее использованию. Какие изменения следует произвести, чтобы управлять почтой более эффективно Ответ на этот вопрос станет первым шагом к контролю электронной почты, и мы посвятим этому всю главу. [c.197]
Мы обсудим способы успешной обработки и систематизации электронной почты и последующего перемещения полученной информации в Комплексную систему управления. Эти навыки помогут вам снять с себя значительную часть напряжения, и, следовательно, более эффективно расставлять приоритеты и решать поставленные задачи. [c.197]
Кажется, мы забыли, что электронная почта — это в основном средство общения. Целью общения является обмен информацией, причем адресат этой информации должен ее четко воспринять. Поэтому одной из основных функций, связанных с обработкой и систематизацией электронной почты, является эффективная коммуникация. Коммуникация (общение) — это искусство, которому нам приходится постоянно учиться и совершенствоваться. Если отправленное сообщение невнятно, ваши адресаты его не поймут, и, следовательно, эффективное общение не состоится. Думаю, все получали подобные сообщения и спрашивали себя Что означает это письмо, и почему его отправили именно мне Для начала вспомните, сколько отправленных писем возвращалось обратно с уточняющими вопросами, потому что вы не слишком ясно сформулировали свою мысль. [c.198]
Сначала определите, к какой значимой цели относится данное сообщение. Если оно не относится ни к одной из целей, следует отложить его создание или вообще отказаться от него. В этом случае для рассмотрения модели придется выбрать другое сообщение. [c.199]
Какое действие должен выполнить адресат, получив данное сообщение Чем отчетливее вы укажете это действие, тем больше будет шансов, что его выполнят. [c.200]
Определитесь со сроками и убедитесь, что они реальны. Устанавливать сроки очень легко, но точно так же легко и перестараться. Если вы не будете заставлять людей придерживаться сроков, то в конце концов они решат, что эти сроки можно нарушать. Однажды вы укажете действительно важный срок, однако члены вашей группы не примут его во внимание, чем весьма вас удивят. Не устанавливайте сроки до тех пор, пока не будете уверены, что сможете их придерживаться. [c.201]
Не ожидайте от людей выполнения сроков, если сами их не выполняете. Помните начинать следует с себя, и только с себя. Если вы будете демонстрировать свою приверженность срокам, то другие люди вокруг вас будут делать то же самое. [c.201]
И наконец, осторожно указывайте сроки для тех людей, которые не работают на вас. Важно информировать людей о временных рамках и о последствиях нарушения этих рамок. Но невозможно заставить кого-то вне группы четко придерживаться сроков выполнения, конечно, если вы не работаете над проектом, который выгоден обеим сторонам. [c.201]
А сейчас потратьте немного времени на обзор электронной почты, уточнение действий и определение срока выполнения, если это необходимо. [c.201]
Далее определите, какая вспомогательная информация понадобится адресату для успешного выполнения действия. Это позволит снизить вероятность продолжения переписки и сэкономит время. [c.201]
Недавно я попросила нашего менеджера по производству написать отчет по анализу финансовых потоков. К письму я приложила пример аналогичного отчета. Это позволило ей выполнить мою просьбу без уточнения шаблона, информации, которая должна быть отражена в отчете, данных для сравнения и временных рамок. В который раз повторюсь если вы будете думать в самом начале, то это позволит сэкономить время и усилия в конце. [c.201]

Вернуться к основной статье