Методы контроля и согласования

из "Менеджмент в организациях "

Процесс обмена информацией включает организацию, организационную единицу или руководителя в конкретную политику или направление действий. Например, отдел кадров может направить нескольким отделам инструкции по процедуре сокращения штатов либо сотрудник отдела жалоб может составить письмо, в котором уведомляет об удовлетворении или отклонении жалобы на невыплату компенсации по безработице. Если необходимо довести собственную точку зрения по этим решениям прежде, чем о них будет сообщено, то коммуникационная система должна обеспечивать соответствующие процедуры для консультирования и согласования. [c.199]
Общеминистерская корреспонденция должна быть подписана министром сельского хозяйства корреспонденция службы — директором Службы лесного хозяйства корреспонденция главных управлений — начальниками соответствующих управлений и т.д. Выполнение этих правил возлагается на лицо, инициирующее сообщение, — в данном случае предполагается, что оно знает эти правила и готово их выполнять. [c.200]
Другая процедура, обеспечивающая учет всех точек зрения состоит в согласовании внесенного предложения с авторитетными специалистами до того, как оно будет передано руководителю на утверждение. Поскольку различные предложения нуждаются в согласовании с различными специалистами, сейчас в наиболее крупных федеральных учреждениях стала общепринятой практика создания отдела согласования и контроля (часто называемого подразделением экспертной оценки ), в который должны поступать предложения, нуждающиеся в таком согласовании. Отдел определяет, какое согласование требуется, прежде чем предложение будет передано соответствующему руководителю для утверждения. [c.200]
Чем больше людей участвует в согласовании предложения перед его принятием, тем более вероятно, что по крайней мере один из участников согласования выразит несогласие с теми или иными элементами содержания рассматриваемого предложения. Там, где вводятся процедуры согласования, важным для быстроты и качества коммуникации становится улаживание разногласий. [c.200]
Один из методов состоит в том, чтобы позволить каждому участнику процесса согласования вносить поправки в документ, пока не будет выработана версия, с которой согласны все. На деле этот метод дает каждому участнику право свободного вето в отношении рассматриваемого предложения и может породить бесконечные отсрочки. Те, кто стремится достичь результата, могут пойти на компромисс без внутренней убежденности и часто с невысказанными оговорками. Продолжительные переговоры приводят к выработке пустого документа, который удовлетворяет всех потому, что ничего не означает и ничего не меняет. Компромисс в связи с закупкой оборудования между Службой снабжения и ВВС является типичным примером того, что создается в результате подобных переговоров. [c.201]
Последняя ступень процесса согласования — утверждение предложения руководителем более высокого ранга, чем участники процесса согласования. Быстрота процесса согласования будет зависеть от того, насколько далеко могут продвинуться его участники в улаживании разногласий между собой перед тем, как предложение будет передано руководителю на утверждение. Когда важна быстрота принятия решения, она может быть обеспечена (1) передачей предложения для одновременного анализа всеми участниками процесса согласования, а не по очереди (2) установлением предельных сроков внесения критических замечаний и изменений (3) просьбой или требованием, чтобы участники процесса согласования передавали свои комментарии руководителю, а не пытались улаживать разногласия между собой. Именно в этом суть системы сбора мнений , принятой в вооруженных силах, при которой каждый участник процесса согласования имеет право высказать свое мнение о предлагаемом документе и передать это мнение начальнику, принимающему окончательное решение, но не имеет права налагать вето на предложение, отсрочивать его или препятствовать тому, чтобы оно поступило на рабочий стол начальника в первоначальной форме. [c.201]
Если процесс согласования оценивается лицами, инициирующими процесс коммуникации, как слишком обременительный, они могут обойти его неформальным образом. Мы знакомы с многочисленными примерами, когда документы проталкивались в обход отделов согласования и принимались нелегально , т.е. без должного согласования, из-за полной невозможности удовлетворить и отстоять интересы всех подразделений, участвующих в процедуре согласования. [c.201]
Процедуры согласования являются немаловажной составной частью бюрократизма правительства, иногда крайне необходимого и оправданного. Согласование порождает дилемму либо документы будут приниматься и передаваться без адекватного анализа, либо неудержимое стремление участников процесса согласования переделывать любой документ, попавший на их рабочий стол, будет приводить к немалым затратам на персонал и нежелательным отсрочкам. [c.202]
Однако в некоторых случаях существуют пути, чтобы обойти эту дилемму. Один из них — рассматривать только образцы решений, а не каждое конкретное решение. Другой путь — анализировать решения после их принятия, а не до него. Каждый из этих путей применим, когда последствия отдельного ошибочного решения не слишком серьезны и основной целью анализа становятся предотвращение новых ошибок, если таковые уже совершены. [c.202]
Важное преимущество совещаний и комитетов перед согласованием шаг за шагом состоит в том, что все участники могут прямо и одновременно общаться друг с другом. Этим создается максимальная возможность для свободного обмена информацией и идеями. [c.203]
Одним из наиболее известных примеров эффективного использования комитетов в работе федерального правительства стала выработка законодательства и анализ плана Маршалла по оказанию помощи Европе. Государственный департамент, департаменты торговли, сельского хозяйства, внутренних дел, финансов и другие федеральные министерства откомандировали своих сотрудников для работы в комитетах, которые детально изучали предложения, ранее намеченные в Париже Комитетом по европейскому экономическому сотрудничеству. Среди предложений этого множества комитетов были проект Закона об экономическом сотрудничестве, анализ состояния дел в каждой из основных отраслей европейской экономики и предложения по бюджету нового учреждения. Работа по планированию сотрудничества оказалась столь эффективной, что, хотя позднее было внесено много изменений в деталях, Управление экономического сотрудничества начало реальную работу по предоставлению помощи менее чем через 30 дней после того, как Конгресс принял соответствующий закон и был назначен директор управления. [c.203]
Успех работы на основе создания комитетов в данном случае определялся рядом причин. Две из них проливают свет на те условия, при которых можно ожидать, что совещания и комитеты облегчат общение. Во-первых, в годы войны в Вашингтоне сформировалась большая группа высокопоставленных молодых администраторов, которые находились в частном неформальном общении друг с другом и привыкли совместно обсуждать международные экономические проблемы. Следовательно, комитеты стали средством формализации неформальной системы коммуникации, которая уже в значительной степени действовала. [c.203]
Помимо обеспечения свободного обмена мнениями и, следовательно, принятия более проработанных решений, совещания и комитеты выполняют другие важные коммуникативные функции. Во-первых, они способствуют глубокому пониманию выработанных решений участниками совещаний и комитетов. Более того, чувства сопричастности к процессу выработки решения и ответственности за него сильно повышают мотивацию участников при выработке последующих решений. Не подлежит сомнению, что групповое участие в выработке решений обеспечивает согласие с новыми программами и организационными изменениями. [c.204]
Только на уровне федерального правительства существует несколько сотен комитетов межминистерского характера. Это свидетельствует о растущей взаимосвязи программ различных федеральных министерств, особенно при воздействии этих программ на внешнюю политику и национальную экономику. Вероятно, почти такое же количество комитетов, связывающих друг с другом отдельные учреждения и отделы, существует внутри каждого из основных федеральных министерств. [c.204]

Вернуться к основной статье