Память организации

из "Менеджмент в организациях "

Хранить информацию так, чтобы она была доступной, когда в этом возникает потребность, — сложная проблема для любой крупной организации. При небольшом объеме работы может оказаться достаточным положиться на память отдельных служащих или на архивы. Но даже в офисе, где работают три-четыре человека, необходимо использование системных методов регистрации и хранения документов и бумаг, чтобы содержащаяся в них информация была доступна всем членам организации. [c.205]
Управлением социального обеспечения была решена трудная проблема регистрации и хранения всех данных по заработной плате каждого работающего, подпадающего под действие соответствующего закона. Один из методов состоял в том, что каждому работающему присваивался номер, соответствующий его свидетельству о социальном страховании, на который и заносились данные о зарплате. Недостатки такого метода состоят, во-первых, в том, что легко сделать ошибку при переписывании номера и при его внесении в соответствующую архивную папку, а ошибка может обнаружиться лишь через несколько лет, если вообще обнаружится. Во-вторых, служащий, который ошибочно может быть зарегистрирован под двумя номерами, соответственно имел бы право на в два раза более высокие выплаты. [c.206]
Встречаются трудности и другого порядка, если заранее точно неизвестно, когда и с какой целью архивная информация должна быть использована. Агентства, занимающиеся наймом в государственные учреждения, должны вести картотеки лиц, ищущих работу. Когда в агентство приходит информация об открывшейся вакансии, картотека должна помочь при отборе пригодных людей. Классификация по профессиям лишь частично удовлетворит это требование, но во многих случаях данные о лицах, ищущих работу, и описания специальностей и типов работы не поддаются четкой классификации, сколь бы изощренной она ни была. Следовательно, может оказаться необходимым занести информацию о лицах, ищущих работу, на перфокарты, которые могут быть быстро автоматически рассортированы с целью поиска кандидатов с желательным сочетанием специальностей. В других случаях гибкость системы регистрации и хранения данных может быть увеличена перекрестным дублированием данных и разработкой перекрестного указателя. [c.206]

Вернуться к основной статье