Правила подготовки и оформления документов

из "Как организовать делопроизводство на предприятии "

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов. [c.7]
В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д. [c.7]
Документы, создаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка. [c.8]
Наименование предприятия (структурного подразделения) указывается в точном соответствии с учредительными документами (приказом о структуре предприятия). Сокращенное наименование применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в уставе предприятия (приказе о структуре предприятия). Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным. [c.8]
Название вида документа должно соответствовать компетенции автора, содержанию документируемого управленческого действия. [c.8]
Заголовок к тексту документа — краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста. [c.8]
Датой документа является дата его подписания для документа, принимаемого коллегиальным органом, — дата его принятия для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. [c.9]
Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата. [c.9]
Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. [c.9]
Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности число, месяц, год. [c.9]
При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом письмо... от 31.12.96. [c.9]
Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами дел (п. 7.7 настоящих рекомендаций), кодами вопроса, корреспондента, должностного лица, подписавшего документ, исполнителя, номером государственной регистрации и др. [c.9]
Составные части индекса отделяются. [c.9]
Для индексирования документов и информации на предприятии могут разрабатываться классификаторы названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, структурных подразделений, ответственных исполнителей, вопросов, содержащихся в письмах. [c.9]
Для кодирования стран мира, продукции, услуг, валют и др. следует пользоваться общероссийскими классификаторами. [c.9]
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию. [c.10]
Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. [c.10]

Вернуться к основной статье