Поисковые системы по документам

из "Как организовать делопроизводство на предприятии "

Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему. [c.18]
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются документы органов государственной власти, приказы руководителя по основной деятельности, приказы по личному составу, заявки на материально-техническое снабжение и др. [c.19]
Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном централизованно, но при наличии большого потока документов — в местах создания и исполнения документов. Например, снабженческая документация — в управлении (отделе) снабжения, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем предприятия, - в канцелярии (службе докумен-тационного обеспечения управления). [c.19]
Письма регистрируются в канцелярии или в структурных подразделениях предприятия в зависимости от адресата. [c.19]
Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству. [c.19]
Документы регистрируются на карточках (приложение 3) или на машинных носителях. [c.19]
При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных (а при наличии сети - центральный банк регистрационных данных) и организуется эффективное его использование при учете документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива, анализе исполнительской деятельности и др. (подп. 5.3.2). [c.19]
Поиск информации производится централизованно на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации. Пользователь должен иметь возможность получить информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точный адрес местонахождения документа в данный момент. [c.20]

Вернуться к основной статье