Организация поисковой системы по документам 6.4.1. для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Обществе создаются поисковые системы по документам. [c.57]
ГЛАВА IV. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ ОРГАНИЗАЦИИ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ [c.90]
Информационно-поисковая система по документам. [c.89]
Общий порядок функционирования информационно-поисковой системы по документам предприятия [c.342]
Поисковые системы по документам 4.1. Регистрация документов [c.18]
Сам процесс регистрации - это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам. [c.241]
Содержащий ссылки файл, динамически создаваемый поисковой системой по результатам поиска. Предоставляется пользователю в виде перечня, содержащего гиперссылки на найденные документы с краткими текстовыми аннотациями для каждой из них. [c.254]
Информационно-поисковая система по стандартам Американского нефтяного института создана в связи с необходимостью изучения и анализа международных и национальных стандартов применительно к нефтегазовому комплексу для последующего использования прогрессивных технических и технологических показателей в отечественных стандартах. База данных системы насчитывает более 220 рефератов документов стандартизации на двух языках - английском и русском. Использование автоматизированной системы перевода англоязычных текстов стандартов на русский язык - пополнение и развитие словаря отраслевой тематики, новая информационная технология. Для зарубежных партнеров ИРЦ Газпром мы готовы поставлять информацию в переводе на английский язык с помощью автоматизированной системы перевода. [c.92]
Регистрация документа согласно ГОСТ Р 51141-98 определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения [3]. Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания им юридической силы. Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам. [c.254]
При такой организации дела корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.). Для обеспечения создания полноценной информационно-поисковой системы и их учета этому же лицу должны передаваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях, оказавшимися в конкретном случае в роли курьера), так как цель первого этапа — зафиксировать сам факт (при необходимости и время) поступления документов. [c.153]
Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Удобнее для этого также использовать правый верхний или нижний угол первого листа документа. [c.155]
Секретари руководителей ежедневно по мере поступления к ним документов с резолюцией руководителя заполняют специальную информационную карту (лист, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому направлен документ. В конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспечения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковой системе организации. Такая технология в делопроизводственной практике получила название переметка . [c.157]
Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию о всех документах, которыми располагает организация. [c.179]
В документальных информационно-поисковых системах, их также называют библиографическими, поиск документа происходит по краткому формализованному описанию его содержания — так называемому поисковому образу документа (ПОД). [c.502]
Информационно-поисковая система осуществляет документальный поиск и предназначена для поиска и обеспечения сведений о наличии тех или иных документов по требованию. [c.55]
По разделам годового плана подготавливаются информационно-поисковые массивы. Всем элементам поискового массива присваиваются отличительные координатные индексы, поставленные в однозначное соответствие массиву. В описание поискового образа элемента массива входят шифр данного массива и идентификатор. С помощью такой поисковой системы организуются доступ к информации и диалог плановика с банком данных. Наряду с работой, связанной с организацией и упорядочением массивов, отрабатывается комплект документов плановой информации. В результате создается банк форм годового плана. По каждой форме составляются алгоритмы — схемы счета, которые сводятся в банк алгоритмов. В результате завершаются два этапа технологии планирования — документальная подготовка и алгоритмизация. [c.27]
Интеграция пользователей. Одним из важнейших ресурсов энергокомпании являются взаимодействующие друг с другом люди. Для повышения отдачи персонала необходимо обеспечить его средствами доступа к корпоративным данным и знаниям, обладающим свойствами оперативности, мобильности (доступ из произвольной точки), унификации пользовательского интерфейса. В качестве такого средства в последние годы активно развиваются так называемые корпоративные порталы - специальные, основанные на веб-технологиях приложения, предоставляющие сотрудникам и другим допущенным лицам единую многоканальную точку доступа ко всем системам компании. Портальное решение представляет собой своеобразную оболочку для корпоративного содержания, обеспечивающую удобные для пользователя сервисы поисковые средства по многим источникам данных, инструменты совместной работы над документами, контекстные подсказки. [c.376]
Еще один реальный способ сокращения объемов документации — построение эффективных информационно-поисковых систем (ИПС). Возьмем такой пример. Приказ по личному составу печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личных делах, в бухгалтерии. Причина такого "тиража" — создать возможность обнаружить документ в необходимый момент. В результате создаются дублетные дела, которые включаются в номенклатуры и затем передаются в архивы. По сути же это удвоенная или утроенная документация и, соответственно, увеличенный документооборот. Научно обоснованная поисковая система исключает необходимость дублирования документов. Определяется степень централизации ИПС, состав регистрируемых документов, структура их описания, места хранения и др. Основные принципы рациональной организации регистрации и поиска документов 84 [c.84]
ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА — комплекс языковых, программных и технических средств, необходимых для хранения, поиска и выдачи по запросу требуемой информации. Поиск и размещение информации в информационно-поисковой системе может осуществляться либо вручную (например в библиотечном каталоге), либо при помощи ЭВМ (как правило, в компьютере) по определенному алгоритму. Информационно-поисковые системы подразделяют на документальные (для поиска различных документов — статей, книг, патентов и т. п.) и фактографические (для поиска фактических сведений — дат, физических констант (и т. п.) либо адресов их хранения). [c.251]
Чтобы найти нужный документ, нужно хотя бы в общих чертах понимать, как поисковая система интерпретирует запросы. В действительности, все они осуществляют поиск по ключевым словам, обладая при этом довольно ограниченными возможностями по полной сортировке найденных результатов. [c.242]
Пользователь ищет в поисковой системе информацию по запросу медицинское оборудование . Какая из двух предложенных ниже фраз, встречающихся в обнаруженных поисковой системой документах, будет иметь большую релевантность [c.47]
Анализируя код вашего документа, поисковая машина обработает эти комментарии наравне с прочим содержательным текстом. Этим вы увеличите общее количество возможных слов и выражений, на которые она будет реагировать но запросу пользователя. Второй способ считается в среде web-дизайнеров не очень корректным и профессиональным, но лично я полагаю, что в борьбе за посетителя хороши все методы, если они не выходят за рамки общепринятых этических норм. Этот способ подразумевает вывод на экран копии перечня ключевых слов в нижней части страницы очень мелким шрифтом и тем же цветом, что и фоновый цвет документа, например белым по белому. Для посетителя этот текст будет неразличим, но зато его прекрасно различают поисковые системы. [c.93]
Классифицирование (распределение документов по классам) сопровождается индексированием — проставлением условных обозначений, соответствующих подразделениям принятой классификации. Идентичные шифры присваиваются ограниченному количеству документов, обладающих идентичными сторонами принадлежащих к одной отрасли знания, предметной области, имеющих единую типовую форму, функциональное предназначение и т.д. Таким образом, достигается обособление небольшого количества документов, зашифрованных одним обозначением, логическая последовательность обозначений способствует структурированию массива. Индексирование должно проводиться на основе непосредственного анализа документа с учетом характера информационно-поискового массива, элементом которого становится поисковый образ документа (ПОД), характера информационных потребностей пользователей данной информационно-поисковой системы (ИПС) в соответствии с общими принципами индексирования и особенностями их применения в конкретной организации. [c.132]
Ручные ИПС построены по линейному принципу. Это означает, что поиск можно проводить лишь по одному признаку, главенствующему в данной поисковой системе, например, по содержанию. Чтобы произвести многоаспектный поиск, нужны вспомогательные средства, представляющие информационно-поисковый массив, перестроенный по ряду других признаков, например, алфавитно-предметному, хронологическому, нумерационному и т.д. Таким образом, для эффективного поиска ведением одной картотеки не ограничиться. Необходимо дополнение в виде еще нескольких картотек, в которых карточки на одни и те же документы будут расположены в другой последовательности и за другими разделителями. [c.138]
Получение списка дескрипторов для каждого конкретного документа является достаточно сложной и трудоемкой задачей, которую обычно решают специалисты в той области знаний, которой посвящена информационно-поисковая система. Один из более простых подходов к определению списка дескрипторов для всех документов в базе данных заключается в том, что из всех атрибутов документа выбирается несколько наиболее информативных, и все слова, составляющие значения таких атрибутов, переносятся в список дескрипторов. Разумеется, при таком методе получения дескрипторов должна быть исключена ситуация попадания в дескрипторы явно неинформативных частей речи (предлогов, местоимений и некоторых других). Второй проблемой является необходимость отбрасывать в словах-дескрипторах окончания слов, чтобы употребление одного и того же термина в разных словосочетаниях не приводило к появлению множества дескрипторов, различных по написанию, но обозначающих одно и то же понятие. [c.131]
Процесс создания базы данных информационно-поисковой системы завершается формированием главного инвертированного файла, в котором для каждого значения дескриптора, полученного при автоматическом индексировании, указываются номера записей, среди значений атрибутов которых есть слова или словосочетания, совпадающие с этим дескриптором. Списки связи в этом случае не требуются, поскольку отдельные базы данных представляют собой тематически различные множества документов и не имеют общих дескрипторов. Кроме того, возможно формирование дополнительных инвертированных файлов по значениям тех атрибутов, которые не подключались к процессу автоматического индексирования. [c.133]
ФуЬкционирование информационно-поисковой системы по документам предприятия основано на программно-технических средствах хранения и обработки данных об их регистрации. [c.341]
Реальным методом сокращения объемов документации является также построение эффективных информационно-поисковых систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, личное дело, дело бухгалтерии, а может быть, и планового и производственного отделов. Причина такой многотиражности в трудности поиска каждый специалист, которому может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, а не начинать ненадежный, а главное, длительный поиск. В результате объемы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своем рабочем месте по сети. [c.176]
Большие возможности клиенту предоставляет поисковая система компании Ly os In . Она позволяет вести поиск информации по заголовкам документов и их содержанию. Особенность системы — наличие программы, по которой запрос, словно паук, ползает по всей базе в автономном режиме и выдает ежедневно клиенту сведения о нескольких тысячах документов, т.е., оставив компьютер включенным в Интернет, клиент может отлучаться или уезжать в краткосрочные командировки. Все это время программа педантично будет искать и собирать информацию по требуемому запросу. Для вызова просмотрщика в тексте обращения указывают www. ly os, om. [c.99]
Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей. Опосредованное влияние на документооборот оказывают такие составляющие документаци-онного обеспечения управления, как информационно-поисковая система учреждения, система контроля исполнения документов. Необходимо также установление оптимальных сроков документооборота по типовым вопросам, решаемым в деятельности учреждения, и наиболее рациональных маршрутов движения кортежей документов (по каждому типу решений). [c.81]
В полнотекстных базах данных для ускорения поиска используется индексация по совокупности слов, составляющих текст. Хотя индексация также является весьма времяёмкой процедурой, но производить ее, как правило, приходится только один раз. Проблема здесь заключается в том, что объем индексного файла оказывается сравним (а в некоторых случаях превосходит) с исходным индексируемым файлом. Первоначально каждому документу ставился в соответствие индексный файл, в настоящее время индекс готовится для тематической группы документов или для поисковой системы в целом. Такая схема индексации экономит место в памяти и ускоряет поиск. Для документов очень большого размера может использоваться отдельный индекс, а в поисковой системе иерархический набор индексов. Индексированием называется процесс перевода с естественного языка на информационно-поисковый язык. В частности, под индексированием понимается отнесение документа в зависимости от содержимого к определенной рубрике некоторой классификации. Индексирование можно свести к проблеме распознавания образов. [c.244]
Пакет WEBSOM основан на новом методе организации архивов текстовых документов с помощью самоорганизующихся карт и снабжен удобным пользовательским интерфейсом для поиска. Карты создаются автоматически с использованием алгоритма СОК. Посредством технически несложной предобработки любого рода текстовые документы могут быть представлены в цифровом виде. Название данного пакета было подсказано необходимостью упорядочивания огромного количества потенциально полезных электронных документов, содержащихся в сети Интернет, включая домашние страницы и статьи групп новостей Usenet. Последняя версия WEBSOM включает также средства поиска, которые позволяют представить сами карты, а также структуру архивов в удобном для пользователя виде. Поисковая система охватывает определенное количество Интернет-страниц, отобранных по принципам, подробно освещенным в разд. 12.3. [c.233]
Создав и разместив в сети Интернет какой-либо web-сайт, разработчик регистрирует его адрес в поисковой системе, иными словами — вносит URL стартовой странички этого сайта в поле на поисковом сервере, предназначенное для регистрации новых поступлений . Вслед за этим специальная программа поисковой машины, называемая роботом или слайдером (от англ, spider — паук), просматривает данный документ, проходит по всем обнаруженным на нем гиперссылкам и вносит информацию об обнаруженных страницах в базу данных поисковой системы, которая носит название индекса. Этот процесс называется индексацией web-страниц. Как правило, индекс поискового сервера содержит только адреса web-страниц и краткую аннотацию , поясняющую их содержимое, почерпнутую из текста самих индексируемых документов. Спустя определенное время робот автоматически проводит переиндексацию, чтобы удалить из базы данных устаревшие и более недействительные ссылки. [c.38]
Вопрос о том, к услугам каких поисковых систем следует обращаться при поиске информации на различных языках, достаточно неоднозначен. На первый взгляд использование общеинтернетовских поисковых машин выглядит более привлекательным, поскольку они поддерживают множество национальных языков и индексируют документы во всем пространстве Всемирной сети. Тем не менее я настоятельно рекомендую искать необходимые данные с применением национальных ресурсов, то есть русскоязычные документы — в российских поисковых системах, англоязычные — в системах, преимущественно работающих с английским языком. Во-первых, национальные поисковые машины гораздо лучше оптимизированы для работы с языком, на котором говорят ее создатели, они умеют более или менее правильно оценивать синтаксис и семантику только приоритетного языка. Во-вторых, разработчики web-сайтов в первую очередь стараются зарегистрировать свои страницы в национальных поисковых системах и каталогах, и уж потом — в международных. Практика показывает, что, например, российская поисковая система Яндекс находит в два с лишним раза больше документов на русском языке по любому запросу, чем международный сервер AltaVista, а с английским языком ситуация, как правило, обратная. [c.43]
В отличие от интерактивных каталогов, поисковые машины производят индексацию и поиск документов по пользовательскому запросу автоматически. По этой причине необходима предварительная подготовка вашего сайта для регистрации в поисковых системах. После того как web-мастер изготовил сайт согласно представленному вами проекту, необходимо проверить, все ли учтено в составляющих его html-документах для правильной регистрации ресурса поисковыми системами. Безусловно, профессиональные дизайн-агентства не забывают внести в код html-страниц соответствующие теги, однако мно- [c.90]
Для того чтобы получить такой счетчик и установить его на своем сайте, необходимо зарегистрироваться в соответствующем разделе выбранной службы, ввести в форму регистрации адрес, по которому размещается ваш сайт (если он еще не создан или не опубликован в Интернете, поисковая система откажется от регистрации), указать конкретный вид счетчика, если возможен выбор из нескольких вариантов, и, наконец, поместить через буфер обмена предложенный вам код счетчика в соответствующую строку листинга html-документа. Счетчик запущен. [c.98]
Хранящаяся на поисковом сервере базаданных, по которой осуществляется поиск запрошенной пользователем информации, в ней содержатся копии текстовой составляющей всех посещенных и проиндексированных роботом поисковой системы документов. [c.254]
Смотреть страницы где упоминается термин Поисковые системы по документам
: [c.237] [c.284] [c.342] [c.531] [c.112] [c.267] [c.99] [c.5] [c.90] [c.161] [c.46]Смотреть главы в:
Как организовать делопроизводство на предприятии -> Поисковые системы по документам