Регистрация документа согласно ГОСТ Р 51141-98 определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения [3]. Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания им юридической силы. Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам. [c.254]
Контроль за исполнением документов и принятых решений — одна из важнейших функций управления и поэтому в течение почти 300 лет — обязательная составная часть документационного обеспечения управления, а массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации. [c.187]
В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой разрабатывается новая редакция ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура порядок подготовки и оформления документов все этапы работы с ними доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации защита информационно-поисковых систем подготовка документов в архив порядок проведения экспертизы ценности документов организация хранения документов. [c.51]