PV.EXE - программа поиска документов, представляет собой руководство пользователя по работе с программой поиска документов информационно-поисковой системы "Патент-Газпром" в документе описаны действия пользователя по запуску программы, вводу запросов на поиск документов, просмотру результатов поиска и выполнению других функций. [c.55]
Лингвистическое обеспечение (ЛО) АИС-БУ — это система искусственных языков, терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования АИС-БУ. Оно включает языки описания структурных единиц информации (реквизитов, показателей, документов) управления (манипулирования) данными информационной базы описания алгоритмов решения задач бухгалтерского учета информационно-поисковых систем специального назначения. [c.37]
Система Ассистент Аудитора фирмы Сервис-Аудит представляет собой профессиональную информационно-справочную систему, интегрируемую в информационно-поисковую систему (ИПС) Кодекс . Она предназначена для аудиторских фирм, частнопрактикующих аудиторов, а также фирм и предприятий, стремящихся повысить эффективность работы служб внутреннего аудита и финансово-экономических служб. За счет интеграции в ИПС Кодекс , Ассистент Аудитора позволяет проводить поиск необходимых материалов всеми возможными методами, которые в ней реализованы (тематический поиск, контекстный поиск, поиск по наименованию, виду и типу документа и т.д.). [c.353]
Регистрация документа согласно ГОСТ Р 51141-98 определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения [3]. Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания им юридической силы. Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам. [c.254]
Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации. В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов. [c.200]
Номенклатура дел — это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. [c.205]
Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота -важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и др. [c.56]
При такой организации дела корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.). Для обеспечения создания полноценной информационно-поисковой системы и их учета этому же лицу должны передаваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях, оказавшимися в конкретном случае в роли курьера), так как цель первого этапа — зафиксировать сам факт (при необходимости и время) поступления документов. [c.153]
Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Удобнее для этого также использовать правый верхний или нижний угол первого листа документа. [c.155]
Секретари руководителей ежедневно по мере поступления к ним документов с резолюцией руководителя заполняют специальную информационную карту (лист, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому направлен документ. В конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспечения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковой системе организации. Такая технология в делопроизводственной практике получила название переметка . [c.157]
Контроль за исполнением документов и принятых решений — одна из важнейших функций управления и поэтому в течение почти 300 лет — обязательная составная часть документационного обеспечения управления, а массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации. [c.187]
Номенклатура дел служит основным учетным документом в делопроизводстве, в ведомственном архиве она используется в качестве учетного документа для дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Она используется в качестве основы при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номенклатура дел необходима для организации информационно-поисковой системы, т. е. классификационная основа номенклатуры является одновременно и основой для построения различных картотек, справочников и указателей. [c.197]
В документальных информационно-поисковых системах, их также называют библиографическими, поиск документа происходит по краткому формализованному описанию его содержания — так называемому поисковому образу документа (ПОД). [c.502]
Сам процесс регистрации - это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам. [c.241]
Для ответа на такие вопросы информационно-поисковая система должна охватывать весь массив документов учреждения. [c.256]
Чаще — индексирование в информационно-поисковых системах, операция составления поискового образа документа, т.е. выбор из текста этого документа ключевых слов, отражающих его содержание или тему. Применяется для машинного поиска нужного текста среди многих других. [c.124]
Для оперативного учета и нахождения необходимой документации создается информационно-поисковая система (ИСП), которая входит составной частью в АСУП и способствует улучшению учета вносимых в документы изменений, повышению уровня унификации и стандартизации конструкций. [c.40]
Ведутся интенсивные исследования в области развития информационно-поисковых систем. Однако результаты здесь пока еще скромные, выполняется лишь поиск документов, а функции анализа и обобщения остаются за человеком. В большинстве случаев информационно-поисковые системы, осуществляемые на ЭВМ, выдают лишь номера документов или краткие сведения на уровне библиографического описания документа, реже — аннотации и еще реже — копии документов. В настоящее время недостаточно найти научно-техническую информацию, ее нужно обобщить и доставить в нужное время, в нужном объеме и надлежащего качества. [c.219]
Перфокарты, применяемые в информационно-поисковой системе, и общие принципы кодирования. Для обработки и поиска информации, содержащейся в документах, часто используют перфокарты. [c.94]
Информационно-поисковая система строится на базе данных регистрации документов с использованием единого обязательного набора реквизитов. В зависимости от специфики организации состав реквизитов может быть увеличен. В автоматизированной информационно-поисковой системе используются коды общесоюзного классификатора технико-экономической информации. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска. [c.210]
При наличии технических средств создаются информационно-поисковые системы на микрофильмах и микрофишах с автоматизированным поиском информации, в информационно-поисковую систему вводится полностью текст документа. [c.211]
Наиболее распространенным микроносителем является рулонный микрофильм, который изготавливается на пленках шириной 16, 35, 70 и 105 мм. Пленки шириной 70 и 105 мм используются в основном для микрофильмирования крупноформатных документов — чертежей, карт и т.п. Отрезок микрофильма является разновидностью рулонного микрофильма и получает в последнее время более широкое распространение, поскольку он более пригоден для использования в автоматизированных информационно-поисковых системах, чем рулонный микрофильм. [c.217]
Информационно-поисковая система осуществляет документальный поиск и предназначена для поиска и обеспечения сведений о наличии тех или иных документов по требованию. [c.55]
По разделам годового плана подготавливаются информационно-поисковые массивы. Всем элементам поискового массива присваиваются отличительные координатные индексы, поставленные в однозначное соответствие массиву. В описание поискового образа элемента массива входят шифр данного массива и идентификатор. С помощью такой поисковой системы организуются доступ к информации и диалог плановика с банком данных. Наряду с работой, связанной с организацией и упорядочением массивов, отрабатывается комплект документов плановой информации. В результате создается банк форм годового плана. По каждой форме составляются алгоритмы — схемы счета, которые сводятся в банк алгоритмов. В результате завершаются два этапа технологии планирования — документальная подготовка и алгоритмизация. [c.27]
Аргументов для такого утверждения много. Чего только стоят только непрерывные пулеметные очереди инструкций, методических указаний, а также поправок и разъяснений к ним, постоянно выпускаемые Минфином РФ, Центробанком, МНС РФ, органами валютного, таможенного и иного контроля Да будь аудитор и семи пядей во лбу, он просто физически не в состоянии и добросовестно, с должной тщательностью, обслуживать клиентов, и постоянно знакомиться с этими документами. И напротив, аудиторская организация, вооруженная современной техникой и совершенствующимися компьютерными программами, в том числе экспертными и информационно-поисковыми системами (ИПС), [c.189]
Еще один реальный способ сокращения объемов документации — построение эффективных информационно-поисковых систем (ИПС). Возьмем такой пример. Приказ по личному составу печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личных делах, в бухгалтерии. Причина такого "тиража" — создать возможность обнаружить документ в необходимый момент. В результате создаются дублетные дела, которые включаются в номенклатуры и затем передаются в архивы. По сути же это удвоенная или утроенная документация и, соответственно, увеличенный документооборот. Научно обоснованная поисковая система исключает необходимость дублирования документов. Определяется степень централизации ИПС, состав регистрируемых документов, структура их описания, места хранения и др. Основные принципы рациональной организации регистрации и поиска документов 84 [c.84]
ГЛАВА IV. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ ОРГАНИЗАЦИИ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ [c.90]
Разработанный комплекс средств первой очереди математического обеспечения применялся в основном для решения отдельных задач функциональных подсистем АСПР на ЭВМ разных типов с использбванием общесистемного математического обеспечения АСПР. В этот комплекс входят программы ввода информации ( Документ ) и средства программирования процедурно-ориентированное математическое обеспечение для ЭВМ Минск-32 , система программ Счет-1 , типовые средства обработки данных на ЭВМ, типовые программы статистического анализа, задач линейного программирования, программы решения информационно-поисковых задач, терминальной отладки программ, универсальные программы печати таблиц, комплекс программ обмена данными между ЭВМ Минск-32 и ЕС ЭВМ через магнитные ленты в соответствии со стандартами системы Документ . [c.174]
ДЕСКРИПТОР [des riptor] — единица языка информационно-поисковой системы, соответствующая определенному ключевому или базовому понятию, включенному в тезаурус этой системы. Это термин со строго фиксированным значением, без синонимов. Из дескрипторов для каждого документа, хранящегося в системе, составляется его поисковый образ. Напр., для статьи, посвященной применению экономико-математических методов в планировании технического прогресса на предприятиях металлургии, Д. (то же ключевыми словами) могли бы стать слова (либо их цифровые или иные обозначения, "понятные" компьютеру) экономико-математическая модель, эффективность, технология, металл. Для поиска с помощью ИПС материалов на эту тему надо также сопоставить поисковый образ запроса (предварительно отредактированный машиной) с поисковыми образами всех хранящихся в системе документов, машина выберет те документы, для которых они совпадут или будут достаточно близки к ним, что также проверяется автоматически. [c.79]
В полнотекстных базах данных для ускорения поиска используется индексация по совокупности слов, составляющих текст. Хотя индексация также является весьма времяёмкой процедурой, но производить ее, как правило, приходится только один раз. Проблема здесь заключается в том, что объем индексного файла оказывается сравним (а в некоторых случаях превосходит) с исходным индексируемым файлом. Первоначально каждому документу ставился в соответствие индексный файл, в настоящее время индекс готовится для тематической группы документов или для поисковой системы в целом. Такая схема индексации экономит место в памяти и ускоряет поиск. Для документов очень большого размера может использоваться отдельный индекс, а в поисковой системе иерархический набор индексов. Индексированием называется процесс перевода с естественного языка на информационно-поисковый язык. В частности, под индексированием понимается отнесение документа в зависимости от содержимого к определенной рубрике некоторой классификации. Индексирование можно свести к проблеме распознавания образов. [c.244]
В результате обработки документов создается их поисковый образ — выделение ряда признаков, по которым документ можно однозначно идентифицировать, установить его форму и содержание, местонахождение в документном массиве. Это — обязательная процедура, предшествующая использованию, ибо в противном случае документ невозможно будет отыскать. Создаваемый ПОД представляет собой извлеченную и свернутую до различной степени информацию о документе, который получает после этой процедуры название первичной информации (первичного документа), а ПОД — вторичной. Таким образом, вторичная информация — это результат анали-тико-синтетической переработки первичной. Вторичная информация более компактна, более формализована, в силу этого более мобильна и более экономна в движении по системам коммуникаций. Из нее легко формируется информационно-поисковый массив, служащий базой для поиска информации о документах. [c.134]
Реальным методом сокращения объемов документации является также построение эффективных информационно-поисковых систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, личное дело, дело бухгалтерии, а может быть, и планового и производственного отделов. Причина такой многотиражности в трудности поиска каждый специалист, которому может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, а не начинать ненадежный, а главное, длительный поиск. В результате объемы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своем рабочем месте по сети. [c.176]
В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой разрабатывается новая редакция ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура порядок подготовки и оформления документов все этапы работы с ними доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации защита информационно-поисковых систем подготовка документов в архив порядок проведения экспертизы ценности документов организация хранения документов. [c.51]
К средствам поисковой системы можно отнести перфо-картные картотеки с массивом карт с краевой перфорацией, суперпозиционных (просветных) и щелевых перфокарт. Быстрота поиска обеспечивается классификацией и кодированием массива документов, рациональным расположением материалов, применением всякого рода индексации и различных индикаторов, введением двухкон-турных систем хранения (картотека и само хранилище документов) и т. д. Большое значение имеет создание информационно-поисковых систем (ИПС). [c.40]
Предлагаемый перечень нормативных и законодательных актов по налогообложению представляет собой хронологическую последовательность выпущенных документов начиная с 1991 г. по основным налогам и платежам в Российской Федерации. Практически действующие в настоящее время законодательные и нормативные акты выделены жирным шрифтом. Документы, фактически не действующие, утратившие силу вследствие внесенных изменений и дополнений или официально отмененные, представлены светлым шрифтом. При создании указателя были использованы нормативные источники налоговой службы Москвы, а также наиболее известные, хорошо и профессионально зарекомендовавшие себя Информационно-поисковые правовые справочные системы Гарант, Дело и право, Кодекс, ЮСИС и др. Особую благодарность приносим системам Консультант Плюс. Актуальность указателя соответствует пополнению Консультант проф. на 11.01.98. [c.425]
Дать полный перечень существующих подсистем невозможно, приведем лишь примеры. Начнем с обслуживающих подсистем. Это, например, Адаптивная информационная система (СУБД АИСТ), ориентированная на обработку больших объемов данных сложных структур, функционирующая под управлением операционной системы ЕС ЭВМ интерактивная информационно-поисковая система ПОИСК-1, -2 , обеспечивающая автоматическое создание (без ручного индексирования документов), расширение и поддержку информационных баз и доступ к документам при поиске Система управления базами данных сетевой структуры (СУБД СЕТОР ), ориентированная на ЭВМ серии ЕС, а также СУБД СЕТОР—СМ и СУБД МИКРОСЕТОР для ЭВМ серии СМ. В общей сложности только на базе средних и больших ЭВМ действует в настоящее время свыше 20 СУБД. [c.37]
Автоматизированные информационно-поисковые системы обеспечивают информацией о всех документах и месте их нахождения работников аппарата управления с помощью вывода информации на дисплей или изготовления машинограмм. [c.210]
World Wide Web ( Всемирная паутина ) — это гипертекстовая информационно-поисковая система в Internet. Блоки данных WWW ( страницы ) размещаются на отдельных компьютерах, называемых WWW-серверами (или Web-серверами) и принадлежащих отдельным организациям или частным лицам. С помощью гипертекстовых ссылок, встроенных в документы WWW, пользователь может переходить от одного документа к другому. [c.307]
Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей. Опосредованное влияние на документооборот оказывают такие составляющие документаци-онного обеспечения управления, как информационно-поисковая система учреждения, система контроля исполнения документов. Необходимо также установление оптимальных сроков документооборота по типовым вопросам, решаемым в деятельности учреждения, и наиболее рациональных маршрутов движения кортежей документов (по каждому типу решений). [c.81]