Составление номенклатуры дел

из "Как организовать делопроизводство на предприятии "

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного на предприятии цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. [c.24]
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений для переходящих дел индекс сохраняется. [c.24]
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). [c.25]
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию. [c.25]
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. [c.25]
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ( Разные материалы , Общая переписка и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. [c.25]
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. [c.25]
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в такой последовательности название вида дела (переписка, документы к заседаниям совета директоров и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.) наименование предприятия или структурного подразделения краткое содержание документов дела. [c.25]
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. [c.25]
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел. [c.25]
В графе 5 Примечание указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др. [c.25]

Вернуться к основной статье