Этикет в деловой переписке

из "Как правильно подготовить и оформить деловое письмо "

Деловой этикет вообще — это порядок поведения, установленный в деловом общении. Деловой этикет, в частности, проявляет себя в форме изложения текста письма, прежде всего в формулах обращения, выражении просьб, напоминаний, отказов, претензий, в способах аргументации, формулировках указаний, в заключительных словах. [c.82]
Обращение — обязательный элемент коммерческой переписки. Обращение в настоящее время стало применяться и в деловых письмах, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу. Распространенными формулами обращения являются, например, такие Уважаемый господин (госпожа) с указанием фамилии Уважаемые коллеги (при обращении к группе лиц, связанных общим родом деятельности) Уважаемый Сергей Иванович (в письмах-приглашениях, в обращениях к известным лицам) и т. д. Обращение товарищ находит применение в деловой переписке в военном делопроизводстве. [c.82]
В деловой переписке должны быть исключены местоимения я , он , вместо них применяются местоимения мы , Вы . Следует помнить, что страдательные конструкции предпочтительнее действительных не мы выполним , а нами будет выполнено не Вы предлагаете , а Вами предложено . .. и т. д. [c.82]
Если вы ждали ответа и он важен для вас, в следующем письме к партнеру поблагодарите его за ответ. Например Благодарим Вас за Ваше письмо от 16 ноября текущего года с запросом на... . [c.83]
Если к вам обратились с просьбой, которую вы не можете выполнить, поясните свой отказ, порекомендуйте адресату обратиться в другую организацию или к вам же, но позднее. Не прибегайте к тому, что широко известно под названием отписка . [c.83]
В деловой переписке неуместно применение вычурных, слащавых выражений типа Будьте так любезны... , Не откажите в любезности сообщить... и т. п. [c.83]
Если требуется напомнить партнеру о необходимости выполнения его обязательств, формулируйте напоминание в спокойной манере, без резких выражений, например Напоминаем Вам, что срок выполнения договора от 16.12.2001 25/42 истекает. .. . В ответ на жесткое письмо-претензию также придерживайтесь этой нормы Мы должны извиниться за неудобства, причиненные как Вам, так и Вашим заказчикам вследствие несвоевременной отправки груза... . [c.83]
При подготовке ответного письма обратите внимание на оформление реквизита адресат . Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо — отвечайте на его имя. [c.83]
Проявлением этикета является также употребление заключительных формул вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости С уважением. .. в отдельных случаях— Ваш. .. , Искренне Ваш. .. . [c.83]
Ряд удачных примеров оформления текста деловых писем, отдельных фраз, языковых оборотов, отвечающих требованиям делового этикета, можно найти в п. 4.3. [c.83]

Вернуться к основной статье