Информационно-справочные документы

из "Делопроизводство "

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже Акт (чего ) работы комиссии по проверке общежития . Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного — О приеме-передаче оборудования , Об уничтожении дел . Текст акта делится на три части введение, констатирующая часть, выводы. [c.174]
Текст введения должен содержать ссылку на документ, послуживший основанием для проведения проверки (работы комиссии), список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт (их перечисляют в последовательности председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, должны быть указаны и названия этих учреждений. [c.174]
Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты. [c.174]
Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца они также могут состоять из нескольких пунктов. [c.174]
В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное). [c.174]
Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но имеет право изложить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту. [c.174]
Пример оформления акта см. на с. 175. [c.174]
Основание приказ начальника конторы от 07.02.2000 51 О ревизии кассы Московской оптово-торговой конторы . [c.175]
Председатель — заместитель главного бухгалтера И.К. Лавров. [c.175]
Присутствовали главный бухгалтер Г.Н. Ковалев, кассир СИ. Алексеева. [c.175]
Акт составлен в трех экземплярах 1-й экз. направлен директору, 2-й экз. — главному бухгалтеру, 3-й экз. — в дело 05—12. [c.175]
Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения становится официальным документом после утверждения руководителем вышестоящей организации. Акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения утверждается руководителем данного учреждения. [c.176]
Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку. [c.176]
Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. [c.176]
Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя. [c.176]
По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные. [c.176]
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. [c.176]
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы. [c.176]

Вернуться к основной статье