Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам ив отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. [c.140]
В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень. [c.101]
Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельности понятие документа, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, а также правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Освещены вопросы организации работы с документами, включая организацию документооборота, технологии регистрации документов, контроля за сроками их исполнения, информационно-справочной работы. Рассмотрены правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к сдаче в архив. [c.4]
Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос, документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу. [c.95]
Помимо полностью составленных текстов конкретных документов широко распространено в последние десятилетия применение стандартных фраз и выражений, используемых в переписке, при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов. Особенно часто они применяются в начальной части документов. [c.102]
Информационно-справочные документы [c.173]
ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ - 1) организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка) 2) распорядительные документы предприятия (приказы, распоряжения, решения) 3) документы по личному составу предприятия (приказы, трудовые договора, личные дела, личные карточки, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки) 4) финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий и аудиторских заключений, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.) 5) информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.). [c.118]
Однако указанные ведомства в своих нормативных актах не касаются общих вопросов организации работы с документами (дело-производства). Вместе с тем бухгалтерская документация является лишь частью документооборота учреждения (фирмы) и подчиняется общим правилам организации делопроизводства. Работникам бухгалтерии приходится составлять и работать не только хо специфическими бухгалтерскими, но и с организационно-распорядительными и информационно-справочными документами (положением о бухгалтерии, должностными инструкциями, приказами, докладными и объяснительными записками, актами, справками, письмами и т.д.), подготовка и оформление которых также требует специальных знаний. [c.7]
Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы оформляются на бланке. Требования к построению бланка документа, под которым в данном случае понимается чистый лист бумаги, на котором заранее воспроизведено название учреждения-автора (фирмы, завода), от имени которого документ издается, излагаются в ГОСТе. Все документы, отправляемые из организации, обязательно оформляются на бланках, чаще всего изготовленных в типографии или с помощью средств оперативной полиграфии. При использовании ПЭВМ для составления и оформления документов можно внести бланк в память машины и воспроизводить автоматически при распечатке документа. [c.39]
Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит правовую основу документа, его направленность. Просмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит избежать дублирования и противоречий, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Подготовка проекта приказа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используются различные информационно-справочные документы отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебная переписка. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания приказа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования. [c.75]
ГЛАВА 4. СОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 4.2. Информационно-справочные документы [c.91]
Бухгалтерии, как структурному подразделению организации, приходится получать и составлять различные информационно-справочные документы акты, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или быть принята к сведению. Эти документы часто служат основанием для принятия распорядительных документов. [c.91]
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ [c.51]
В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы приказы, протоколы, затем - переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы регистрации. [c.130]
Письмо (синонимы служебное письмо, деловое письмо во множественном числе — деловая корреспонденция) — общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте. [c.72]
Служебное письмо — информационно-справочный документ, передаваемый по почте, который служит средством общения с частными лицами и учреждениями с целью сообщения какой-либо информации. Письмо должно составляться в том случае, когда невозможно решить вопрос другими способами (личная беседа, телефонный разговор). [c.98]
П информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.). [c.25]
К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др. [c.49]
Организационные Распорядительные Информационно-справочные Документы по личному составу [c.49]
Акт относится к информационно-справочным документам. [c.83]
Докладная (служебная) записка является информационно-справочным документом. [c.84]
Справка является информационно-справочным документом. [c.85]
Номенклатура дел состоит из разделов (заголовков), которые отражают основные участки деятельности предприятия. В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы (приказы, протоколы), затем — переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы регистрации. [c.113]
Проектирование логической структуры ИХ осуществляется на основе анализа статистики использования конкретных информационно-справочных документов в процессе решения основных задач принятия решений. В результате выполнения операции производятся [c.318]
К информационно-справочным документам относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению1. [c.173]
Информационно-справочные документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Информация, содержаща- [c.89]
Смотреть страницы где упоминается термин Информационно-справочные документы
: [c.30] [c.210] [c.28] [c.91] [c.110] [c.517] [c.318] [c.128] [c.95] [c.2]Смотреть главы в:
Делопроизводство -> Информационно-справочные документы
Делопроизводство в бухгалтерии -> Информационно-справочные документы
Документы и делопроизводство -> Информационно-справочные документы
Справочник по делопроизводству -> Информационно-справочные документы
Работа с документами в делопроизводстве -> Информационно-справочные документы