Автоматизированные системы регистрации

из "Делопроизводство "

Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма. [c.247]
В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые каждой организацией в соответствии с ее спецификой. [c.249]
Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом, так же как заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенно сти по сравнению с традиционной бумажной картотекой. [c.249]
Принцип работы электронной картотеки (базы данных) - в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных. [c.249]
Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации. [c.249]
Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции) поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе. [c.249]
В виде пополняемого списка выполняется поле корреспондент . Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п. [c.250]
Если в организации используется система комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций — из адресной книги. В случае автоматизации только функций регистрации и контроля исполнения, а также в случае использования системы на одной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются. Так же вводится в компьютер номенклатура дел организации. [c.250]
Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы. [c.250]
Примерная форма регистрационной карточки для входящих документов представлена на рис. 10.1. [c.250]
Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки. [c.250]
Если срок исполнения документа руководителем не указан, он устанавливается на основе типовых сроков исполнения для аналогичных документов. [c.252]
Карточка может иметь раздел (вложенную форму) Сведения о движении документа , в котором отражается передача документа руководителю для написания резолюции и дальнейшее движение документа от исполнителя к исполнителю. [c.252]
Пример раздела Сведения о движении документа показан на рис. 10.2. [c.252]
Поле Состояние документа отражает стадию работы с ним. [c.252]
Чтобы предотвратить утерю документа, учитывая пока еще слабую исполнительскую дисциплину, для фиксации факта передачи документа исполнителю выводится на печать форма движения документов вид документа, его дата, номер документа, дата передачи документа (текущая дата), исполнитель, место для росписи исполнителя в получении документа. [c.252]
Все документы передаются исполнителю под расписку в указанной выше форме. Расписки хранятся до исполнения документа и помещения его в дело. [c.253]
При передаче документа от одного исполнителя к другому также заполняется указанная выше форма движения документов. Одновременно сведения о передаче документа другому исполнителю и ходе исполнения должны вносится в поле Ход исполнения документа . [c.253]
Результат исполнения документа фиксируется внесением сведений в регистрационную карточку документа в поле Ход исполнения . [c.253]

Вернуться к основной статье