Особенности хранения документов

из "Делопроизводство "

Экспертиза ценности документов должна проводиться ежегодно. При полистном просмотре дел подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии. [c.122]
Государственную часть Архивного фонда РФ составляют документы государственных организаций всех видов или организаций, в составе собственности которых преобладает государственная. Для таких документов предусмотрено временное хранение на самом предприятии, в организации, учреждении и последующая передача документов на постоянное хранение в организации Росархива РФ. Государственные учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат включению в состав Архивного фонда РФ, и виды таких документов определяются Государственной архивной службой России (Росархивом), органами управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных областей и округов. Государственная архивная служба России утверждает типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, в том числе с указанием сроков их временного хранения в организациях, учреждениях, на предприятиях. [c.123]
Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют документы негосударственных организаций, в том числе общественных, и частных (физических) лиц. При этом обязанность постоянного хранения таких документов (точнее, тех из них, которые органы Росархива признают ценными с позиций исторических, материальных, научных) возлагается на самих владельцев. [c.123]
Структура Архивного фонда РФ приведена на рис. 7.7. [c.123]
Отнесение документов негосударственных организаций и физических лиц к негосударственной части Архивного фонда РФ осуществляется органами Росархива совместно с собственниками документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности. Собственники документов должны представлять сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам учреждений Росархива. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ обеспечивают их постоянное хранение. Эти документы не могут быть проданы или уничтожены без согласования с Росархивом. В случае ликвидации негосударственной организации документы поступают в собственность государства. Учреждения Росархива могут принимать документы от собственников на временное и депозитарное хранение (по договору). [c.125]
По окончании установленного срока временного хранения документов в собственном архиве организация — источник комплектования управленческой документации — совместно с органами Росархива решает вопрос о составе документов, передаваемых на постоянное государственное, муниципальное хранение в системе Росархива. Обычно к таким документам относятся те, которые представляют собой реальную или потенциальную научно-историческую ценность. Остальные документы, по согласованию с органами Росархива, подлежат уничтожению. [c.125]
В заключение этого раздела приведем фрагмент Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000 г.).1 Фрагмент приводится в таблице 7.2. С полным текстом Перечня можно ознакомиться в учреждениях Росархива возможно его появление в широкой печати. [c.126]
Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел. [c.127]
Документы, образующиеся при реализации функций, осуществляемых профорганизациями совместно с администрацией организаций, включены в 7 и 11 разделы Перечня. Разделы 5, 6, 8, 9, 10 содержат документы, образующиеся во всех организациях, в том числе и в профсоюзных. [c.129]
Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов (графа 3) по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т. е. источниками комплектования архивов. [c.129]
Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т. е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. При этом следует иметь в виду, что действующим законодательством регламентировано хранение в негосударственных организациях определенных документов (см. п. 2.4.2). [c.129]
Источники комплектования полного приема — это организации, находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального архива, от каждой из которых поступление ценных документов в этот архив осуществляется непосредственно в полном комплексе (под полным комплексом документов понимается совокупность документов, имеющих постоянный срок хранения). [c.129]
При групповом выборочном приеме предусматривается поступление полных комплексов ценных документов непосредственно от некоторых организаций данного вида, вошедших в выборочную совокупность. [c.130]
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. [c.131]
Документы постоянного срока хранения на нетрадиционных носителях принимаются на хранение в соответствии с установленными правилами. [c.131]

Вернуться к основной статье