В период приказной системы управления еще не сложилось представление об архивном деле как одной из функций управления информацией. Места хранения документов не были стабильными, по мере практической надобности их перемещали из одного хранилища в другое. Имелись случаи сознательного уничтожения документов, например удалялись из столбцов листы с повторяющимся содержанием для повышения их информационной насыщенности. Но никаких нормативных материалов того времени об уничтожении документов, не имеющих практического значения или дублетных, нам неизвестно. Зато хорошо известна практика снятия копий для воссоздания хранилищ документной информации, понесших серьезный урон вследствие войны, плохих условий хранения и стихийных бедствий, особенно пожаров. Копии документов помещались в хранилища и их использование и хранение не отличались в дальнейшем от работы с подлинными документами. [c.281]
Роль и место информационно-документационного обеспечения в работе аппарата управления история организации делопроизводства в дореволюционной России и в советских государственных учреждениях современная технология и организация делопроизводства задачи и функции службы ДОУ, должностной и технический состав работников, функциональные обязанности нормативная база, регламентирующая организацию и технологию информацион-но-документационного обеспечения деятельности учреждения организация документооборота, регистрация и контроль за исполнением документов в учреждении информационно-справочная система по документам учреждения, особенности работы с обращениями граждан организация текущего хранения документов номенклатура дел, формирование дел, организация и проведение экспертизы ценности документов, уничтожение документов подготовка документов к передаче на ведомственное хранение . [c.6]
В чем особенность электронного хранения документов [c.329]
Инструкция по документированию управленческой деятельности (Инструкция по делопроизводству) — для регламентации организации, правил, приемов, обязанностей, процессов создания, оформления, движения и хранения документов самого предприятия. Здесь, в частности, с учетом специфики разделения и кооперации труда на предприятии, определяются рамки полномочий руководителей и специалистов по работе с документами, типовые сроки исполнения документов на предприятии, маршруты движения наиболее важных документов, система контроля за исполнением документов, особенности и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну, правила регистрации документов, типовые формы документов и т. п. [c.23]
Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных, процессов имеют операции по хранению документов. Для этого используются средства хранения и транспортирования документов. Документы нуждаются в оперативном или долговременном хранении информации. Средства для долговременного хранения документов имеют определенное сходство со средствами архивного хранения документов (если речь идет о техническом оснащении архива организации как самостоятельного структурного подразделения). Для средств оперативного хранения документов характерны такие особенности, как обеспечение максимального удобства пользования ими, оптимальных режимов хранения размещаемых в них документов, относительно небольшие габариты и масса. [c.240]
В разделе 3 (подраздел 3.4 "Проектирование объектов капитального строительства") сроки хранения документов определены соответственно стадиям проектирования и с учетом особенностей отбора научно-технической документации по индивидуальному, типовому и экспериментальному проектированию. [c.70]
Соответствие документов установленным требованиям. Документы и отчеты имеют различное оформление от ключевых документов, таких, как счета-фактуры, приходные и расходные ордера, до бухгалтерских отчетов и регистров. Прямое, полное и не допускающее подделки оформление документов - вот главная цель. Необходимо поощрять нумерацию документов, составление специальных регистров, хранение накладных в сейфах. Непосредственное документирование и заполнение регистров, что особенно важно при пропаже ценностей за наличные деньги. Здесь рекомендуются сигнальные полосы, отметки о вознаграждении покупателей и тд. [c.406]
Защита юридической значимости электронных документов оказывается необходимой при использовании систем и сетей для обработки, хранения и передачи информационных объектов, содержащих в себе приказы, платежные поручения, контракты и другие распорядительные, договорные, финансовые документы. Их общая особенность заключается в том, что в случае возникновения споров (в том числе и судебных) должна быть обеспечена возможность доказательства истинности факта того, что автор действительно фиксировал акт своего волеизъявления в отчуждаемом электронном документе. Для решения данной проблемы используются современные криптографические методы проверки подлинности информационных объектов, связанные с применением так называемых цифровых подписей . На практике вопросы защиты значимости электронных документов решаются совместно с вопросами защиты компьютерных информационных систем. [c.251]
Развитая интегрированная система должна обеспечивать ввод, обработку и хранение данных с получением выходных документов по каждому участку учета с той степенью детализации, которая необходима конкретному пользователю. В несложных программах аналитика поддерживается, как правило, сквозной, но с жестко заданной и ограниченной структурой. В специализированных функциональных программах особенности конкретных участков учета отражаются обычно с большей глубиной аналитики. Однако в комплексных системах часто недостает согласованности между аналитическими данными различных АРМ. [c.391]
Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации — особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение). Инструкция используется не только министерствами и ведомствами, она также находит применение на предпри- [c.9]
Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации — особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение). Инструкция используется не только министерствами и ведомствами, она находит применение на предприятиях и в организациях в качестве основы для создания собственных систем документационного обеспечения управления. [c.13]
Типовое положение излагает особенности документооборота данной категории документов регистрацию, ведение картотеки, сроки исполнения, формирование дел и их архивное хранение. [c.13]
Прямое, полное и не допускающее подделки оформление документов — вот главная цель. Необходимо поощрять нумерацию документов, составление специальных регистров, хранение накладных в сейфах, непосредственное документирование и заполнение регистров, что особенно важно при продаже ценностей за наличные деньги. Здесь рекомендуются сигнальные полосы, отметки о вознаграждении покупателей и т. д. [c.134]
Технологический процесс уничтожения конфиденциальных документов, срок хранения которых истек, имеет некоторые особенности. При их уничтожении должна быть исключена возможность ознакомления посторонних лиц с уничтожаемыми конфиденциальными материалами, поскольку при уничтожении безопасность подобных материалов подвергается следующим угрозам [c.276]
Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания Инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации. [c.52]
В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц. [c.53]
Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений). [c.191]
Особенно актуальным перенос информации на сменные носители становится в организациях с большим объемом документооборота. Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на D-ROM, а документы временного срока хранения — на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись (магнитооптика и т.п.). [c.326]
После накопления на жестком диске документов за определенный период производится их копирование на внешний носитель. На один носитель копируются документы одного срока хранения. Для обеспечения сохранности и экономии места на жестком диске на внешние носители могут переноситься и неиспользуемые документы временного срока хранения. Это особенно актуально для бухгалтерских документов, которые занимают заметное место в общем объеме документации учреждения. Минимальный срок их хранения установлен Федеральным законом О бухгалтерском учете — пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии, При этом для документов постоянного и долговременного сроков хранения особое внимание необходимо уделять сохранности носителя информации. (Например, если документы копируются на дискеты, магнитную ленту, сменный жесткий диск — эти носители следует защитить от возможного магнитного воздействия — плотно упаковать, положить в сейф и т.п.). Обязательное условие — проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течение срока хранения носителей информации. [c.327]
В дополнение к сказанному,-на каждом предприятии при создании системы защиты информации необходимо правильно организовать учет и охрану некоторых видов материалов и готовых изделий (особенно опытных образцов) порядок делопроизводства с документами, содержащими коммерческую тайну (правила циркуляции, учета, хранения, уничтожения и др.) контроль за средствами копирования и размножения документов защиту коммерческой информации в средствах связи и вычислительной техники охрану территории предприятия, его основных зданий и сооружений контроль за посещением данного предприятия посторонними лицами. [c.574]
Должен знать постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства структуру предприятия, учреждения, организации приемы и методы обработки корреспонденции организацию делопроизводства организацию по-грузочно-разгрузочных работ порядок приема и сдачи грузов адреса основных поставщиков грузов, их складов формы документов на прием и отправку грузов и правила их оформления порядок составления требований на транспорт, особенности транспортировки, складирования и хранения экспедируемых материалов порядок регистрации отправителей и получателей грузов, документов и корреспонденции, организацию контроля за их доставкой установленную отчетность средства механизации труда специальное оборудование и инвентарь основы экономики, организации труда и управления законодательство о труде правила внутреннего трудового распорядка правила и нормы охраны труда. [c.48]
Должен знать постановления, распоряжения, приказы, методические и нормативные материалы по метрологическому обеспечению производства организацию метрологического обеспечения производства стандарты и другие нормативные документы по метрологической аттестации продукции, эксплуатации, ремонту, наладке, поверке, юстировке и хранению средств измерений технические требования, предъявляемые к продукции, выпускаемой предприятием, технологию ее производства технические характеристики, конструктивные особенности, назначение и принципы работы средств измерений, технологию их ремонта методы выполнения измерений порядок проведения аттестации и сертификации продукции передовой отечественный и зарубежный опыт в области метрологического контроля и обеспечения производства основные требования организации труда при проектировании порядок определения экономической эффективности внедрения новых методов и средств измерений основы экономики, организации производства, труда и управления основы трудового законодательства правила и нормы охраны труда. [c.154]
Должен знать стандарты, положения, инструкции, методические и другие нормативные материалы по метрологической аттестации и испытаниям продукции, эксплуатации, ремонту, наладке, поверке, юстировке и хранению средств измерений технические характеристики, конструктивные особенности, назначение и принципы применения средств измерений и технологию их ремонта основы технологии производства методы выполнения измерений порядок составления и правила оформления технической документации порядок ведения фонда стандартов и других документов, регламентирующих точность измерений, методы и средства поверки методы расчета экономической эффективности внедрения новых средств измерений основы экономики, организации труда и организации производства правила и нормы охраны труда. [c.213]
При организации хранения служебных документов в текущем архиве необходимо обращать внимание на их физическую сохранность. Необходимо следить за тем, чтобы края документов не выступали за края папок. Особенно быстро изнашиваются документы при сгибании. Нельзя допускать, чтобы загибались несколько документов вместе. Следует сгибать каждый отдельный лист и следить за тем, чтобы сгибы были защищены краями папки. [c.138]
Фонды ассоциативной памяти (ФАП) как форма хранения данных отличаются тем, что в них структурной единицей является непосредственно показатель, а не какая-либо промежуточная единица типа документа или записи (карточки) в регистре. Показатели объединяются в массивы по общим для них содержательным признакам, т. е. по близости экономического смысла. Тем самым обеспечивается возможность поиска непосредственно по набору содержательных признаков (ассоциативный поиск). При этом от пользователя не требуется или требуется в очень небольшом объеме специальная индексация (кодирование) запрашиваемых данных, что делает ФАП особенно эффективным для работы в режиме информационно-справочного обслуживания, обеспечивающем наибольшие удобства для пользователя. [c.134]
Ввиду разнообразия применяемых на железных дорогах форм бухгалтерского учета в учебнике рассмотрены важнейшие особенности только основных форм без жесткой привязки к одной из них излагаемого материала. Тем не менее предпочтение отдается наиболее прогрессивным машинным формам, удельный вес которых из года в год возрастает. При этом не приводится описание всего технологического процесса сбора, обработки и хранения учетных данных. В необходимых случаях даются лишь машинные учетные регистры и таким образом материал излагается по схеме первичный документ — бухгалтерские записи (проводки) — учетные [c.3]
Должен знать физико-химические и технологические свойства сырья, полуфабрикатов и продукции конструктивные особенности обслуживаемого оборудования, контрольно-измерительных приборов методику расчетов сырья и подготовки продукта правила хранения полуфабрикатов и готовой продукции правила оформления документов по отпуску продукции инструкции по учету и отчетности правила пользования индивидуальными средствами защиты при работе с ядовитыми и агрессивными веществами. [c.103]
Тип нестираемого оптического диска. Этот акроним часто используется для обозначения устройства для хранения информации на оптическом носителе. Данные на диске могут только считываться, они не стираются и не изменяются. Главные особенности дисководов D-ROM следующие большая емкость и компактность при хранении, легко организуемое массовое производство, экономия при хранении, распределении и передаче информации, высокая надежность. Поэтому в настоящее время D-ROM широко используются для публикации, хранения, обмена и распространения документов (см."Ус/и-ройство, запоминающее оптическое" — "Mixed-mode D-ROM" [У 39]). [c.124]
ДОГОВОР - соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей, разновидность сделки. Термином ДОГОВОР обозначают также гражданское правоотношение, возникшее из ДОГОВОРА, и документ, в котором изложено содержание ДОГОВОРА, заключенного в письменной форме. Участниками договора могут быть граждане, лица юридические, государство. ДОГОВОР относится к числу наиболее распространенных юридических фактов это удобная и эффективная правовая форма установления разнообразных хозяйственных и иных связей между гражданами, предприятиями и организациями. Заключение ДОГОВОРА позволяет учесть особенности взаимоотношений сторон, согласовать их индивидуальные интересы, а также создает юридические гарантии для его участников одностороннее изменение условий ДОГОВОРА не допускается, а их нарушение влечет обязанность возместить причиненные убытки. ДОГОВОР широко используется также во внешней торговле, где он обычно именуется контрактом. Общие права о заключении и исполнении ДОГОВОРА содержатся в гражданском законодательстве и гражданских кодексах РФ и других государств. Порядок заключения и исполнения ДОГОВОРОВ определяется также в специальных нормативных актах об отдельных видах ДОГОВОРОВ. Большинство ДОГОВОРОВ носит возмездный характер каждый из участников ДОГОВОРА получает определенное материальное или иное благо (имущество, деньги, услуги, права). Безвозмездными являются лишь некоторые ДОГОВОРА, применяемые обычно в быту (дарение, безвозмездное хранение, пользование имуществом) сторона, предоставляющая безвозмездную услугу обычно несет менее строгую ответственность за неисполнение ДОГОВОРА. В зависимости от характера порождаемых ДОГОВОРОМ юридических последствий необходимо различать ДОГОВОРА окончательные и предварительные. Окончательный ДОГОВОР наделяет стороны правами и обязанностями, направленными на достижение интересующих их целей, и определяет все условия ДОГОВОРА. Предварительный ДОГОВОР порождает для сторон обязательство заключить ДОГОВОР в будущем или дополнительно согласовать некоторые его условия (количество, цену и др.). Такие ДОГОВОРА нередко используются во внешней торговле. Обычным видом ДОГОВОРА является ДОГОВОР в пользу третьего лица. Законодательство РФ не устанавливает исчерпывающего перечня видов ДОГОВОРОВ. Гражданские права и обязанности возникают из сделок, хотя и не предусмотренных законом, но не противоречащих ему. Поэтому возможно заключение ДОГОВОРОВ, прямо не предусмотренных законодательством. Допустимо также заключение т.н. смешанных ДОГОВОРОВ, т.е. объединяющих в себе черты различных видов ДОГОВОРОВ. При неполноте условий подобных ДОГОВОРОВ к ним должны применяться нормы общих положений обязательственного права и нормы, регулирующие наиболее сходный ДОГОВОР. Условия ДОГОВОРА, предписанные законом, обязательны для сторон. По правовому значению условия (пункты) ДОГОВОРА могут быть существенными, обычными и случайными. Существенными являются условия, без согласования которых ДОГОВОР не приобретет юридическую силу, т. е. не считается заключенным. Согласно ГК РСФСР это те пункты ДОГОВОРА, которые признаны существенными по закону, необходимы для ДОГОВОРА данно- [c.58]
Тара предназначена для упаковки и постоянного хранения товарно-материальных ценностей на складах или для осуществления технологических процессов производства продукции (мешки, ящики, тарные материалы и др.). Особенности учета тары объясняются прежде всего ее предназначением и стоимостью. Порядок учета тары изложен в Основных положениях по учету тары на предприятиях, производственных объединениях и организациях , утвержденных приказом Министерства финансов СССР от 30 сентября 1985 года № 166. Так, в соответствии с этим документом тара классифицируется по виду материала, из которого она изготовлена (из древесины, картона, бумаги, металла, пластмассы, стекла, ткани, не тканных материалов), а также по количеству совершаемых ею оборотов - многооборотная (возвратная) и однооборотная. [c.11]
Важное актуальное значение имеет защита технических носителей конфиденциальной информации (машиночитаемыхдокументов) на внемашинных стадиях при обработке и хранении информации с использованием автоматизированных технологий. Именно на этих стадиях особенно велика вероятность утраты машиночитаемого документа. Подобная проблема несущественна для носителей, содержащих открытую информацию. Основу обеспечения сохранности [c.228]
Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинным документам. Согласно ГСДОУ, копии документов, отправляемых учреждениями, должны быть заверены, иметь номер й дату. Работники службы делопроизводства должны своевременно оформлять копии документов, особенно документов постоянного срока хранения. Это необходимо для их будущего использования. [c.304]
Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet). [c.325]
Развитие общественной жизни и особенно производственной деятельности объективно выдвинуло в числе важнейших общегосударственных задач совершенствование системы управления. На необходимость решения этой задачи указывалось в решениях XXIV и XXV съездов нашей партии. Важное значение имеет рациональная организация информационного обеспечения управления производством. С точки зрения технологии процесс управления представляет собой прежде всего процесс получения, хранения и переработки разнообразной информации . Основной формой передачи информации, как известно, является документ. По данным Главного архивного управления при Совете Министров СССР, в нашей стране ежегодно создается около 60 млрд. листов документов. Примерно такое же их число получается в результате пересчета опубликованных данных [c.6]
Акции, облигации и другие ценные бумаги страхуются от кражи отдельно от всех других видов имущества и по особому тарифу. jlpn этом особенно важно указание места страхования. Это не только точное определение здания, но и средств хранения сейфов, несгораемых шкафов, бронированных помещений. Использование таких средств с соотвеггст-вующим уровнем надежности дает право на скидки по страховым прдми-ям. При оценке уровня риска принимается также во внимание наличие оборудования для предупреждения краж и грабежей. Причем это оборудование должно иметь копии сертификатов на установку и испытания и документ об обслуживании соответствующей фирмой. Обычно страховая компания не принимает на страхование объекты, не обеспеченные нормальными средствами защиты. [c.316]
Бухгалтерия для выполнения своих функций на предприятиях и в объединениях ведет специальное делопроизводство. Отличительная особенность его — номенклатура и форма документов, правила их обработки, хранения. В делопроизводстве применяют определенные правила. Эти правила объединены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД) [24.13]. Основные положения ЕГСД — это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций, регламентирующих делопроизводство в учреждениях и предприятиях. Регламентация определяет основные положения составления документов и организации работы с ними. Положения ЕГСД и правила их применения излагаются в ведомственных инструкциях по делопроизводству. Распространяются эти положения на организационно-распорядительную документацию (служебная переписка, приказы, распоряжения [c.370]
Организация хранения оправдательных документов и отчетных машинограмм, получаемых в результате машинной обработки учетной информации, имеет некоторые особенности. [c.65]
В чем заключаются общие правила регистрации документов 2. Какие справочные материалы должен использовать секретарь при регистрации документов 3. Как осуществляется индексация документов 4. В чем особенность индексации распорядительных документов 5. Каков порядок регистрации документов на карточках 6. Какие недостатки характерны для журнальной формы регистрации документов 7. Каким требованиям должен отвечать справочный аппарат секретаря в работе с документами 8. Как следует располагать разделы, рубрики в справочной картотеке на неисполненные документы 9. Как строится картотека на исполненные документы Что является разделами и рубриками этой части картотеки 10. В чем достоинства хранения информации в картотеках на обозримых картах П. Какова структура сроковой картотеки 12. В чем заключаются задачи и правила контроля исполнения служебных документов 13. Кто осуществляет контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений в учреждении, структурном подразделении 14.-Какие виды документов подлежат обязательному контролю за их исполнением 15. Для каких документов устанавливаются типовые сроки исполнения На основании чего устанавливают эти сроки 16. Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения документов 17. В каких реквизитах документа может быть указан срок исполнения 18. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документа [c.292]