Типовые и трафаретные письма

из "Современное деловое письмо в промышленности Издание 3 "

Типовые тексты и тексты — трафареты широко используются при составлении официальных писем с однотипной информацией и дают большую экономию времени, упрощая процесс составления и печатания письма. [c.25]
Типовой текст — это образцовый или стереотипный текст, на основе которого или с использованием которого может быть построен текст нового письма. Структура фразы в типизированном письме представляет собой устойчивый оборот. Применение типовых текстов сокращает время на составление типовых писем более чем в 3 раза. [c.25]
Процесс создания трафаретных писем — это выделение для группы однородных писем постоянных частей текста или реквизитов и определение объемов пробелов для вписывания меняющихся сведений. Опыт показывает, что применение трафаретных бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документов, до 9 раз. [c.25]
Уже в 70-х годах XIX века в коммерческих училищах Западной Европы и Америки, а потом и в России началась пропаганда стандартизованной корреспонденции в промышленности и торговле. Появились первые бланки на промышленных фирмах. Из промышленности они быстро распространились на другие сферы деятельности. [c.25]
Бланк — это своего рода идеальная основа деловой бумаги, в заполненном виде это тот эталон, к которому она стремится и которого достигает. В бланке жесткость формы сводит к нулю все возможности нескольких толкований. И если автор художественного текста сам определяет его форму, то автор деловой бумаги находится у формы в плену. [c.25]
Кроме того, выделение для каждого аспекта содержания определенных моделей синтаксических конструкций позволило бы облегчить автоматизированную обработку содержательного аспекта делового письма. [c.25]
Следовательно, из той же формулы можем найти минимальную частоту слов для данной выборки и данной ошибки. [c.26]
которые имеют в нашем частотном словаре частотность ниже этого минимума, не могут рассматриваться в качестве объекта для анализа, так как их частота, очевидно, была определена со слишком большой ошибкой. [c.26]
Следовательно, частота первых 11 слов частотного словаря для сопроводительных писем найдена с относительной ошибкой, не превышающей заданную, и поэтому может использоваться в дальнейших рассуждениях. [c.27]
Перечисленные слова и обороты можно условно разделить на три группы в соответствии с теми аспектами содержания, которые они выражают. [c.27]
Первый аспект — предпринимаемое действие Высылаем ( ю ) ... Посылаем ( ю ) ... Направляем ( ю ) ... Препровождаем ( ю) ... [c.27]
Этот аспект письма можно назвать ключевым, поскольку он реализуется в виде специальных слов, по которым можно производить поиск письма. Сумма частотностей ключевых слов приближается или равна единице, и, следовательно, суммарная вероятность появления таких слов также приближается или равна единице. [c.27]
Третий аспект — наименования конкретных документов рабочие чертежи, технические условия, договора, спецификации, протоколы испытаний, копии ( письма, договора). [c.27]
Частотность слов в третьем аспекте позволяет сделать некоторые выводы, касающиеся характера деловых связей между предприятиями. Так, частое употребление слова чертежи в переписке, исходящей из проектных организаций, несравненно выше, чем в переписке, исходящей из планирующих организаций. В сопроводительных письмах от планирующих организаций фигурируют такие термины, как сметы , разнарядки и т. д.. [c.27]
Таким образом, при составлении бланка делового письма необходимо учитывать тематику рассматриваемого массива деловых писем. [c.28]
Нетрудно сделать вывод, что общая частотность всех языковых реализаций каждого аспекта должна быть величиной постоянной. В этом легко убедиться, сложив частотность всех слов, с которых начинаются все три аспекта. Отсюда следует, что перечисленные аспекты делового письма составляют содержательный каркас письма. [c.28]
Возникает вопрос оправдан ли второй аспект Требуется ли уточнять, что документы, о которых идет речь в письме, приложены к данному письму, если в заголовке письма стоит слово сопроводительное По-видимому, слова при сем , в настоящем , при этом и другие не несут полезной информации. Кроме того, архаичность оборота при сем настолько очевидна, что не вызывает сомнения необходимость устранения этого оборота из языка современной деловой переписки. Глагол препровождать является архаизмом, характерным для канцелярского стиля. [c.28]
Таким образом, статистический анализ текстов деловых писем позволяет сделать некоторые выводы о культурном уровне современной деловой письменной речи. [c.28]

Вернуться к основной статье