Организация работы с документами в БУХГАЛТЕРИИ

из "Делопроизводство в бухгалтерии "

Функция бухгалтерского учета является одной из функций управленческой деятельности. [c.22]
В бухгалтерии, как и в сфере управления в целом, все работают с документами как носителями информации, документ является объектом и результатом труда работников бухгалтерии. [c.22]
Документоведы определяют документ как материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Из такого определения документа видно, что главное назначение документа, причина его появления — необходимость зафиксировать информацию. [c.22]
В ГОСТе на термины и определения в области делопроизводства и архивного дела .документ документированная информация Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать 5. [c.22]
Зафиксировав (отобразив) информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. Историк рассматривает документ прежде всего как исторический источник. Таким образом, документ может выполнять несколько функций, т.е. он многофункционален. [c.22]
Принятый 25 января 1995 г. Государственной Думой Федеральный закон Российской Федерации Об информации, информатизации и защите информации в ст. 5 указывает Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации . [c.23]
Федеральный закон О бухгалтерском учете , указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций , специальную статью (ст. 9) посвящает составлению первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. [c.23]
Обратим внимание, что в пункте 7 этой статьи указано первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры . [c.24]
Таким образом внедрение компьютерных технологий не исключает составления документов и их оформления в соответствии с установленными правилами. [c.24]
Представление о том, что внедрение компьютеров и подключение их в сеть позволит передавать информацию произвольно в виде отдельных показателей и избавит от составления документов, является глубоко ошибочным. [c.24]
Кроме того, следует обратить внимание на то, что и в законе О бухгалтерском учете и в законе Об акционерных обществах говорится о публичности бухгалтерской отчетности Акционерные общества открытого типа, банки и другие кредитные организации, страховые организации, биржи, инвестиционные и иные фонды, создающиеся за счет частных, общественных и государственных средств (взносов), обязаны публиковать годовую бухгалтерскую отчетность не позднее 1 июня года, следующего за отчетным... [c.24]
Публичность бухгалтерской отчетности заключается в ее опубликовании в газетах и журналах, доступных пользователям бухгалтерской отчетности, либо распространении среди них брошюр, буклетов и других изданий, содержащих бухгалтерскую отчетность, а также в ее передаче территориальным органам государственной статистики по месту регистрации организации для предоставления заинтересованным пользователям . [c.24]
Закон Об информации, информатизации и защите информации дает нам определение документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать 7,т.е. установить полное совпадение, тождественность 8. Именно из этого закона определение документа переносится в 1998 г. в ГОСТ на термины и определения. [c.25]
Поскольку появился профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание. [c.25]
В ГОСТе на термины и определения реквизитом документа называется обязательный элемент оформления официального документа 9. [c.25]
В Федеральном законе О бухгалтерском учете в статье 9 перечислены обязательные реквизиты первичных учетных документов. [c.25]
Чрезвычайно важна для управленческой деятельности и в особенности бухгалтерской юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права. [c.25]
Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. [c.25]

Вернуться к основной статье