Организация работы с документами в БУХГАЛТЕРИИ

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В БУХГАЛТЕРИИ  [c.22]

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ с ДОКУМЕНТАМИ в БУХГАЛТЕРИИ  [c.23]


Организация работы с документами в бухгалтерии  [c.15]

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других — децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования — если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д.  [c.191]


Однако указанные ведомства в своих нормативных актах не касаются общих вопросов организации работы с документами (дело-производства). Вместе с тем бухгалтерская документация является лишь частью документооборота учреждения (фирмы) и подчиняется общим правилам организации делопроизводства. Работникам бухгалтерии приходится составлять и работать не только хо специфическими бухгалтерскими, но и с организационно-распорядительными и информационно-справочными документами (положением о бухгалтерии, должностными инструкциями, приказами, докладными и объяснительными записками, актами, справками, письмами и т.д.), подготовка и оформление которых также требует специальных знаний.  [c.7]

Правдивость баланса определяется полнотой и качеством документов. Если не все факты хозяйственной жизни отчетного периода своевременно оформлены документами, то баланс не отражает действительных итогов работы организации. Запоздалое или неполное оформление документами отпуска материалов на производство либо списания расходов неизбежно приводит к искажению данных о себестоимости продукции и суммы прибыли. Поэтому руководители организации должны предъявлять к оперативным работникам требования своевременного оформления документами всех фактов хозяйственной жизни и немедленно сдавать эти документы в бухгалтерию. Последняя должна все полученные документы своевременно проверить и обработать, т.е. отразить факты хозяйственной жизни на соответствующих счетах. Иногда с целью получения премии за своевременное представление отчетности бухгалтеры составляют баланс без проверки и обработки некоторых документов, оставляя эту работу до следующего месяца. Ясно, что в таком случае баланс нельзя считать правдивым.  [c.29]


Главный бухгалтер имеет право утверждать графики документооборота для всех подразделений предприятия, организации, а также устанавливать сроки сдачи документов в бухгалтерию предприятия и на вычислительную установку. Назначение, увольнение и перемещение материально-ответственных лиц производятся по согласованию с главным бухгалтером. Договоры и соглашения, заключаемые с поставщиками товарно-материальных ценностей, подрядчиками на выполнение работ, а также приказы и распоряжения об установлении работникам должностных окладов, надбавок к заработной плате, премированию работников должны визироваться главным бухгалтером.  [c.366]

В книге поставлена задача изложить общие требования, нормы и правила составления и оформления служебных документов, организации работы с ними, содержащиеся в законодательных и нормативных актах и обобщить опыт положительной работы с документами бухгалтерий структур государственных и коммерческих организаций.  [c.9]

Бухгалтерия в своей работе с документами руководствуется также Инструкцией по делопроизводству своей организации и номенклатурой дел бухгалтерии.  [c.31]

В бухгалтерии, как и в сфере управления в целом, все работают с документами как носителями информации. Документ является объектом и результатом труда в сфере управления. Обоснованные управленческие решения — это основа сохранения и наращивания стоимости бизнеса. Документ как носитель информации выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, организации, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация, содержащаяся в документах, является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их  [c.15]

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером предприятия и является одним из элементов учетной политики, разрабатываемой на отчетный год и утверждаемой приказом руководителя. График необходим для правильной организации и планирования учетного процесса. Он представляет собой перечень исполнителей, сроков поступления документов в бухгалтерию от оперативных работников (кладовщиков, мастеров и др.), сроков обработки и прохождения документов внутри учетного аппарата и завершения всех работ за отчетный период вплоть до составления бухгалтерского баланса и отчетности. График утверждается и вводится в действие приказом руководителя с тем, чтобы он был безоговорочно обязательным не только для счетных, но и связанных с учетом других работников. Обратим внимание на то, что график документооборота и приказ об утверждении графика документооборота — это два различных документа.  [c.27]

Учет расчетов с рабочими и служащими по заработной плате. При повременной оплате труда расчеты по заработной плате ведутся на основе табельного учета. При сдельной оплате труда кроме табеля применяются первичные документы о выработке (наряды). Для учета рабочего времени в организациях снабжения служат табели, в которых указываются как выходы, так и невыходы на работу. Табель представляется в бухгалтерию два раза в месяц. Расчет причитающейся работнику заработной платы производится в зависимости от формы оплаты труда и проработанного времени на основе представленных в бухгалтерию документов (табелей, нарядов и др).  [c.200]

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером с предварительным изучением всех особенностей организации, ее структуры и структуры управления, организации и технологии производства, наличия складов, организации самого учета (централизованного, децентрализованного), уровня подготовки кадров и т.п. Каждое ответственное лицо обязано правильно составлять все первичные документы и своевременно представлять их в бухгалтерию. Поэтому план учетных работ следует рассматривать как составную часть производственного задания, а его нарушение — нарушением трудовой и производственной дисциплины.  [c.153]

В соответствии с действующими нормативными документами приказом руководителя организации для проведения инвентаризации назначается инвентаризационная комиссия (включая главного бухгалтера). Проведению инвентаризации предшествует определенная подготовительная работа материально ответственные лица приводят в порядок имеющиеся в наличии ценности, сдают в бухгалтерию все документы о поступлении или выдаче ценностей работники учета заканчивают обработку документов по движению имущества и фи-  [c.421]

Когда работу нельзя выполнять силами своего коллектива, организация привлекает работника со стороны на временную работу для выполнения конкретного задания. Такое привлечение к работе лиц со стороны оформляется трудовым соглашением, которое, кроме наименования документа, должно иметь следующие реквизиты место и дату составления трудового соглашения, наименование организации, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписавших трудовое соглашение, содержание последнего с указанием обязанностей организации и нанимающегося работника, сроки выполнения работы, сумму заработка, требования к качеству работы, порядок ее приемки, сроки и порядок выплаты заработка, адреса сторон, подписи руководителя организации и нанимающегося работника, печать организации. После составления трудового соглашения оно должно быть зарегистрировано в отделе кадров или в бухгалтерии. Один экземпляр трудового соглашения выдается работнику-исполнителю, а второй остается в организации как основание для зачисления работника на временную работу.  [c.182]

Несмотря на предоставленную самостоятельность в данном вопросе п. 10 ПБУ 10/99 [13] говорит о создании правил учета затрат на производство продукции, продажи товаров, выполнения работ и оказания услуг в разрезе элементов и статей, исчисления себестоимости продукции (работ, услуг) в виде отдельных нормативных актов и методических указаний по бухгалтерскому учету. С одной стороны — явное противоречие. С другой, при грамотном построении иерархии документов в системе нормативного регулирования бухгалтерского учета — логичная запись. При условии, что данные нормативные акты по вопросам затрат будут носить для организаций рекомендательный характер, они должны помогать еще не во всех вопросах опытному бухгалтеру и не сковывать разумную профессиональную инициативу опытного профессионального бухгалтера.  [c.409]

Во всяком случае, если финансист берется за работу с налогами, то я отстаиваю мнение, что ему должна быть подчинена и бухгалтерия, занимающаяся разработкой торгового и налогового балансов. Не имеет смысла обсуждать налоговые вопросы после составления баланса. Очень часто бывает необходимо еще до проверки, при составлении учетных документов так расставить налоговые платежи, как хотелось бы представить обстоятельства дела впоследствии. Налоговые платежи имеют такие масштабы и являются настолько трудным делом при планировании денежных потоков, что ни в коем случае нельзя провоцировать неудачу в интересах чистой организации. Такая чистая организация службы контроллера потребовала бы включения всех операций в сферу его функциональных обязанностей.  [c.286]

Следующим вариантом организации бухгалтерских программ является группировка в АРМ по классификации выполняемых действий. Так, в отдельном АРМ собираются все действия по оформлению первичных документов вне зависимости от того, к какому участку учета они относятся. В другом АРМ - все операции с проводками. В третьем - все отчеты. И так далее. Такое построение на первый взгляд может показаться неудобным. Однако автоматизация любой деятельности неизбежно изменяет технологию труда человека. Работа бухгалтера на ЭВМ очень сильно отличается от "ручного" ведения учета. Построение журналов-ордеров, ведомостей, отчетов принимает на себя компьютер. Задачи бухгалтерского персонала сводятся к педантичному и регулярному оформлению первичных документов, с одной стороны, и развитию аналитического учета - с другой.  [c.389]

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ — 1. Индивидуальный документ, хотя и составляется на базе типовых тарифно-квалификационных характеристик. Конкретные Д.и., составляемые на определенную должность в данной организации, всегда имеют свои особенности, так как любая организация имеет свою специфику в направлении деятельности или в объеме работ. Например, бухгалтер строительной фирмы наряду с общей ведет и специфическую документацию, отличную от документации фирмы образовательной, торговой, медицинской и т.д. 2. Набор рабочих заданий, которые составляют работу, и обязанности работника при выполнении этой работы. Д.и. обычно составляет часть контракта о работе по найму.  [c.91]

Для своевременного получения первичных документов по движению материальных ценностей и основных фондов (средств), документов по начислению заработной платы и работе транспортных средств, строительных машин и механизмов, актов и ведомостей объемов выполненных строительно-монтажных работ и др. главным (старшим) бухгалтером строительной организации с участием главного инженера и других начальников отделов разрабатывается график документооборота. Этим графиком предусматривается равномерное поступление в бухгалтерию и другие отделы первичных документов в течение всего месяца, что способствует своевременному отражению в учете хозяйственных операций строительных организаций и составлению в срок установленной отчетности.  [c.19]

В конце месяца оформленные лимитно-заборные карты формы № М-9-а и формы № М-28 с первичными документами и материальными отчетами сдаются кладовщиком и производителем работ в бухгалтерию строительной организации. Бухгалтерия проверяет правильность записей в двух лимитно-заборных картах, подсчитывает данные о расходе материалов с начала строительства, записывает эти данные в лимитно-заборные карты формы N° М-28, а лимитно-заборные карты на незаконченный строительством объект возвращаются производителю работ.  [c.91]

Бухгалтерский учет фактических затрат ведется по объекту в целом по статьям затрат. В специализированных и субподрядных организациях учет фактических затрат обычно осуществляется по участкам производителей работ или видам работ. В целях правильной организации учета фактических затрат и отнесения их на соответствующие объекты строительства бухгалтерия строительной организации совместно с производственно-техническим и плановым отделами разрабатывает и утверждает у руководства учетную номенклатуру шифров по строящимся объектам. Номенклатура содержит систематизированный перечень учетных (калькулируемых) объектов и номер-шифр, который закрепляется за тем или иным объектом до окончания работ, и после их окончания другому объекту не присваивается. При оформлении затрат первичными документами на последних обязательно проставляются шифры тех объектов, к которым относятся эти затраты.  [c.209]

Для отражения всех затрат на производство строительно-монтажных работ по корреспондирующим счетам и выявления себестоимости в целом по строительной организации, а также по отдельным объектам учета, в бухгалтерии строительной организации применяется журнал-ордер № 10-с. Основанием для записей в него служат первичные документы (требования, лимитно-заборные карты, наряды, путевые листы и др.), предварительно сгруппированные в разработочные таблицы и вспомогательные ведомости (по калькулируемым объектам и другим признакам).  [c.215]

Проверка заполнения анкеты в соответствии с вопросами и правилами ее заполнения. Контроль за своевременным оформлением характеристики на отъезжающего работника. Формирование выездного дела согласно перечню документов, обязательно прилагаемых к анкете. Составление описи документов. Передача документов на проверку в вышестоящую организацию. Составление и утверждение приказа на отъезжающего, передача приказа в бухгалтерию и структурное подразделение, где работает отъезжающий за границу работник.  [c.441]

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ - индивидуальный документ составляется на базе типовых тарифно-квалификационных характеристик. Конкретные Д.и. составляемые на определенную должность в данной организации, всегда имеют свои особенности, так как любая организация имеет свою специфику в направлении деятельности или в обьеме работ. Например, бухгалтер строительной фирмы наряду с общей ведет и специфическую документацию, отличную от документации фирмы образовательной, торговой, медицинской и т.д.  [c.53]

РАСЧЕТЫ С РАБОЧИМИ И СЛУЖАЩИМИ ПО ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ производятся бухгалтерией предприятия, учреждения, организации. Точность и своевременность расчетов обеспечиваются правильно поставленным учетом выработки, личного состава и рабочего времени, строгим соблюдением трудового законодательства, рациональной организацией труда счетного аппарата. Заработная плата исчисляется на основании первичных документов, подтверждающих проработанное время, выработку, условия расчета и пр. сведения. В бухгалтерии тщательно проверяют правильность оформления этих документов и производят их счетную обработку. Для определения общей суммы заработной платы каждого работника, удержаний из заработной платы, а также суммы, подлежащей выдаче на руки, составляется особый документ. Заработная плата выдается в большинстве организаций два раза в месяц (в нек-рых— 1 раз в месяц) в установленные сроки при сдельной оплате труда за работу в первой половине месяца выплачивается аванс, к-рый засчитывается при окончательном расчете за данный месяц. Как правило, заработная плата выдается по ведомостям. Если выплата данному лицу не совпадает с днем общей выплаты (напр., при увольнении, уходе в отпуск и т.д.), то она оформляется расходными кассовыми ордерами.  [c.278]

Организация работы учетного персонала до внедрения вычислительной техники в основном определялась порядком и техникой обработки документов и учетных регистров, и в связи с этим организационные отличия были незначительны. Переворот в организацию работы бухгалтерии внесли вычислительная техника и реорганизация управления народным хозяйством, причем этот процесс шел и идет параллельно. Реорганизация управления, например, в промышленности привела к созданию центральных и централизованных бухгалтерий, бухгалтерий головных предприятий и др. Такие варианты формирования организационных подразделений учета сказались на вариантах организации учета.  [c.41]

Для организации и ведения бухгалтерского учета на каждом предприятии создают бухгалтерию. На аппарат бухгалтерии возлагают ведение бухгалтерского учета, составление установленной отчетности и контроль за соблюдением финансовой и сметной дисциплины. Возглавляет бухгалтерию главный бухгалтер. Он должен обеспечить правильную постановку и достоверность учета, контроль за сохранностью социалистической собственности, правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей, осуществлением строжайшего режима экономии и хозяйственного расчета. Главные бухгалтеры предприятий назначаются и увольняются органами, назначившими руководителей этих предприятий (министерствами, ведомствами) по представлению руководителя и с согласия главного бухгалтера соответствующего вышестоящего органа. Главный бухгалтер осуществляет свою работу в соответствии с Положением о главных (старших) бухгалтерах, которое утверждено постановлением Совета Министров СССР от 6 ноября 1964 г. № 923. Этим положением определены обязанности и права главного бухгалтера. Главный бухгалтер обязан обеспечить рациональную организацию учета, внедрение передовых форм и методов учета, широкое применение вычислительной техники, правильный и своевременный учет средств, правильное документирование хозяйственных операций, достоверный и своевременный учет издержек производства и обращения, финансовых результатов, всех финансовых, кредитных и расчетных операций, своевременные расчеты с бюджетом, строгое соблюдение кассовой и расчетной дисциплины, своевременное и полное проведение инвентаризации и отражение ее результатов в учете, своевременное составление отчетности на основе достоверных бухгалтерских документов, осуществление совместно с другими службами экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности, выявление и вовлечение в действие неиспользованных резервов.  [c.71]

После приемки товаров один экземпляр акта о приемке товарно-материальных ценностей по количеству и по качеству с приложенными к нему соответствующими документами сдается в установленном порядке в бухгалтерию и один экземпляр — в товарный отдел для оперативного учета. Кроме того, необходимое количество экземпляров акта для оформления претензии поставщику или транспортной организации передается юридическому отделу, претензионной группе или другому подразделению либо должностному лицу, занимающемуся претензионной работой.  [c.204]

Бланки справки для покупки товаров в кредит должны иметь типографскую нумерацию и подлежат хранению и учету наравне с документами строгой отчетности. Учет указанных бланков ведется в бухгалтерии организации по месту работы (учебы, назначения пенсии).  [c.267]

Следует обратить внимание на то, как точно и скрупулезно в деталях составлено письмо-просьба № 2. Точно прописаны все мероприятия, на которые испрашивается финансовая помощь, указаны сроки и место их проведения, а также получатели (лица, для которых проводятся перечисленные в письме мероприятия). В письме указывается на срок, в течение которого Большая Медведица вышлет акт об использовании целевых средств, а также объем очень небольшой запрашиваемой суммы. Видимо, политика этой благотворительной организации заключается не в том, чтобы работать с одним крупным спонсором, а иметь в своей спонсорской базе данных актив, превышающий сотни, а может быть, и тысячи коммерческих и государственных организаций. Последние две строки письма подчеркивают благотворительный характер финансирования и помогают бухгалтерам организаций правильно оформлять документы.  [c.38]

После сдачи годового отчета все документы бухгалтерии, относящиеся к отчетному году, должны быть соответствующим образом подготовлены и сданы в архив, так как через неопределенное время может возникнуть необходимость обратиться к их информации. При подготовке дела для последующего хранения в бухгалтерии (если нет архива) или передаче дела в архив организации в соответствии с установленными правилами оформление производится дела. Эта работа проводится сотрудником бухгалтерии, ответственным за формирование и хранение дел. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, им может проводиться полное или частичное оформление дел. Однородные первичные документы должны формироваться в отдельные дела-папки. При этом в дело должны быть помещены документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела и номенклатуре дел. При формировании вложений в папки необходимо соблюдение следующих правил  [c.204]

Бухгалтерия для выполнения своих функций на предприятиях и в объединениях ведет специальное делопроизводство. Отличительная особенность его — номенклатура и форма документов, правила их обработки, хранения. В делопроизводстве применяют определенные правила. Эти правила объединены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД) [24.13]. Основные положения ЕГСД — это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций, регламентирующих делопроизводство в учреждениях и предприятиях. Регламентация определяет основные положения составления документов и организации работы с ними. Положения ЕГСД и правила их применения излагаются в ведомственных инструкциях по делопроизводству. Распространяются эти положения на организационно-распорядительную документацию (служебная переписка, приказы, распоряжения  [c.370]

Изучение дисциплины Бухгалтерское дело по данной программе позволит студентам знать содержание профессий бухгалтера и аудито-. ра знать права, обязанности и ответственность бухгалтера и аудитора знать требования, предъявляемые к квалификации бухгалтера и аудитора знать место, функции и роль бухгалтерской службы в структуре предприятия знать основные моменты организации работы бухгалтерии (ручная технология и информационные системы уметь работать с нор- v мативньши документами, законодательными актами, уметь применять  [c.63]

Статьи баланса инвентаризуются по-разному. По основным средствам, товарно-материальным ценностям, денежным средствам в кассе, денежным документам и т.п. проверяется наличие их в натуре. Инвентаризация расчетов (с банком, бюджетом, другими дебиторами и кредиторами) заключается в сверке записей, сделанных в бухгалтерии данной организации, с бухгалтерскими записями соответствующего дебитора и кредитора. Для этого по каждому бухгалтерскому счету, на котором учитываются расчеты, составляется опись, где указываются наименование дебитора и кредитора, характер и сроки возникновения задолженности, наименование, дата и номер документа и сумма задолженности. В случае расхождения сторон по вопросу определения суммы задолженности дело передается в суд. Обоснованность сумм по расчетным статьям баланса в большой степени зависит от согласованности работы бухгалтерии и юридической службы организации от быстроты передачи дел ко взысканию, от постановки контроля за движением исковых дел, за реализацией решений суда, за получением присужденных сумм и т.д.  [c.33]