Номенклатура дел

из "Делопроизводство в бухгалтерии "

В процессе деятельности бухгалтерия получает и создает достаточно большое количество документов. После их использования в оперативной работе для решения текущих вопросов, документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти бухгалтерии. [c.149]
Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела, как Совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку 51. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура дел. [c.149]
Номенклатура дел — Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке 52. Иначе говоря, номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности. [c.149]
Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в нормативно-методических документах Государственной системе документационного обеспечения управления , Основных правилах работы ведомственных архивов , Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации . Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатур дел 53. [c.150]
Номенклатура дел должна быть в каждом структурном подразделении любого учреждения, организации, предприятия, фирмы и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов конкретные или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия) примерные и типовые Si. [c.150]
Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Таким образом, номенклатура дел бухгалтерии входит как составная часть в сводную номенклатуру. [c.150]
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер 55. [c.151]
И в типовой, и в примерной номенклатурах дел всегда есть раздел бухгалтерской документации. Поэтому, приступая к составлению номенклатуры дел своей бухгалтерии, прежде всего, выясняют, нет ли типовой или примерной номенклатуры дел для такого вида организаций. [c.151]
Разработка номенклатуры дел начинает проводиться в учреждениях в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие. [c.151]
Руководитель бухгалтерии обязан не только организовать составление номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. Канцелярия или архив учреждения должны оказать методическую помощь, разъясняя требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления. Только руководитель и ведущие специалисты могут полно перечислить круг вопросов, которыми будет заниматься бухгалтерия в течение предстоящего года, и категории документов, отражающих эту деятельность. На их базе работники делопроизводственной службы и архива формулируют заголовки дел и намечают сроки их хранения. К уточнению сроков хранения отдельных категорий документов привлекаются специалисты бухгалтерии. Совместная работа специалистов бухгалтерии с делопроизводственными и архивными работниками обеспечит составление номенклатуры, охватывающей всю документацию бухгалтерии и отвечающую всем предъявленным к ней требованиям. [c.151]
При наличии типовой номенклатуры дел Основные правила работы ведомственных архивов предписывают Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации . [c.152]
Из примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной выбираются названия тех дел, которые фактически образуются. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут быть разъединены или объединены в индивидуальной, что обуславливается или объемом документации, или спецификой работы. Заголовки дел примерной номенклатуры также уточняются, конкретизируются указанием автора, корреспондента, вопроса. При объединении нескольких дел в одно, обязательным условием является совпадение сроков хранения объединяемых в одно дело документов. [c.152]
В заголовках с распорядительной документацией, а также с протоколами, после указания вида документа, дается автор и год. [c.153]
Например Приказы директора банка за 1999 г. (копии) . [c.153]
Подобные заголовки недопустимы. [c.153]
При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. [c.153]
Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и могут уточняться экспертной комиссией (ЭК) организации. Следует обратить внимание работников бухгалтерии, что для бухгалтерской документации кроме срока хранения следует учитывать пометы в примечаниях типа При условии завершения ревизии налоговыми органами или После списания и т.п. [c.153]
После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, т.к. в номенклатуре они должны быть расположены в определенной последовательности с учетом степени важности документов и их взаимосвязи. Стабильный порядок расположения дел облегчает быстрый поиск конкретного дела. [c.153]
Номенклатура дел бухгалтерии после ее составления, редактирования и корректировки согласовывается с архивом учреждения (если он есть), одобряется экспертной комиссией и визируется у руководителя бухгалтерии. При согласовании номенклатуры с ведомственным архивом, его работники проверяют полноту охвата номенклатурой документов подразделения, правильность формулировки заголовков дел и установления сроков хранения. [c.154]
Расположение всех дел в номенклатуре закрепляется индексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела. Если организация маленькая, ее номенклатура строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме и не делится на структурные части, индексом дела будет порядковый его номер в номенклатуре (1, 2, 3, 4,. ..). [c.154]

Вернуться к основной статье