Унификация и стандартизация служебных документов

из "Делопроизводство и техническая документация "

Унификация документов заключается в приведении их к единообразию по составу и форме. Целью унификации является сокращение видов документов, применяющихся в деятельности учреждений. Особенно важна эта задача в связи с широким внедрением ЭВМ в управление народным хозяйством, поскольку работа ЭВМ базируется на единстве показателей и сопоставимости данных в первичных и обобщающих документах. [c.36]
В 1975 г. были утверждены ГОСТ 6.10—75 Унифицированные системы документации, используемые в АСУ. Общие положения и ГОСТ 6.10.2—75 Унифицированные системы документации. Термины и определения . Значение этих ГОСТов определяется тем, что унифицированные системы документации являются одной из основных частей информационного обеспечения АСУ. На основе требований указанных ГОСТов разрабатываются отдельные унифицированные системы унифицированная система финансовой первичной i отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций унифицированная система документации по материально-техническому снабжению и сбыту унифицированная, система расчетно-денежной документации уня-фицированная система по торговле и др. Унифицированные системы документации должны обеспечить органы управления необходимой и достаточной информацией для принятия оптимальных решений, а также эффективное использование электронно-вычислительных машин, средств передачи, хранения информации и средств оргтехники с целью решения комплекса задач, специфичных для данной АСУ .1. . [c.37]
Одной из наиболее важных унифицированных систем, действие которой распространяется на все учреждения, организации и предприятия СССР, является организационно-распорядительная документация, на которую установлен ГОСТ 6.15.1—75 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Общие положения . [c.37]
ГОСТ определил назначение и состав данной системы Унифицированная система организационно-распорядительной документации — комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению и оформлению документов, используемых для решения управленческих задач на основе применения экономико-математических методов и средств вычислительной техники 2. [c.37]
Для обеспечения обработки информации с применением средств вычислительной техники при планировании, учете и управлении народным хозяйством разработан Общесоюзный классификатор управленческой документации, (ОКУД). [c.38]
В ОКУДе приведены наименования и кодовые обозначения форм документов, входящих в унифицированные системы документации плановую организационно-распорядительную первичную учетную расчетно-денеж-ную финансовую, первичную и отчетную бухгалтерскую документацию бюджетных учреждений и организаций отчетно-статистическую по материально-техническому снабжению и сбыту по торговле по внешней торговле проектной документации по капитальному строительству единой системе конструкторской документации единой системе технологической документация. [c.38]
Применение стандартов облегчает поиск реквизитов документов, упрощает восприятие информации, позволяет более эффективно применять средства организационной и вычислительной техники для обработки документов,. повышает оперативность и культуру работы аппарата управления. [c.38]
Опыт применения трафаретных текстов в различных учреждениях, на предприятиях свидетельствует о возможности повышения производительности управленческого труда. [c.39]
Управленческие документы изготовляют на бумаге стандартных форматов в соответствии с ГОСТом 9327—60. Согласно ГОСТу установлено три ряда потребительских форматов бумаги А, В, С. Ряд А является основным, ряды В и С дополнительными (применяются для изготовления конвертов, карточек, обложек, папок, чертежей и т. п.). Каждый ряд в, свою очередь делится на классы. Ряд А — на 14 классов (0—13), ряд В —на J3 классов (0—12), ряд С —на 9 классов (0—8). Отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса (А4, А5, В4, С7 ид. п.). Буквы указывают ряду фор-, матов, а цифра справа указывает, сколько раз исходный формат данного ряда разделен на две равные части. [c.39]
Применение стандартных форматов бумаги способствует повышению производительности труда и экономии материалов, дает возможность широко применять средства механизации на всех этапах делопроизводства, повышает культуру работы аппарата управления. [c.40]

Вернуться к основной статье