Основные этапы документооборота

из "Делопроизводство и техническая документация "

Прием входящей корреспонденции. Прием корреспонденции производится либо в экспедиции, либо у секретаря учреждения. Централизация приема документов дает возможность ускорить доставку документов к месту исполнения и обработку их, механизировать участок приема и обработки документов. [c.42]
Порядок приема документов, как и последующие этапы документооборота, подробно зафиксированы в инструкциях по делопроизводству. [c.42]
Конверты от поступившей корреспонденции сохраняют и присоединяют к документам только в тех случаях, когда 1) по конверту устанавливается ад рес отправителя 2) дата почтового штемпеля необходима для доказательства времени отправки и получения документа 3) документ имеет личный характер, а на конверте нет надписи лично. [c.42]
Факт поступления документа в учреждение фиксируется проставлением на всех документах (регистрируемых и нерегистрируемых) регистрационного штампа. [c.42]
В нем указывается наименование учреждения, дата поступления и индекс (проставляемый в момент регистрации). [c.43]
На рассмотрение руководства учреждения и структурных подразделений передаются документы, поступающие из партийных, советских, вышестоящих органов управления, касающиеся принципиальных вопросов деятельности учреждения и требующие принятия решения материалы, поступившие из редакций газет и журналов , другие документы, содержащие полезную для руководства информацию. [c.43]
Регистрация документов. Регистрация документов необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов. Канцелярия учреждения устанавливает перечни регистрируемых и нерегистрируемых документов. Регистрируются документы, поступившие от вышестоящих органов управления, партийных и советских органов документы, которые по своему характеру требуют решения или ответа приказы, постановления, решения, планы, отчеты и другие важнейшие внутренние документы предложения, заявления, жалобы граждан другие документы, определяемые спецификой деятельности конкретного учреждения. [c.43]
Индексация документов. Заключается в проставлении порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место исполнения (составления) и хранения документов. Индексы используются при учете и систематизации документации. [c.44]
Индекс входящих, исходящих и внутренних документов состоит из условного обозначения структурного подразделения, где исполнен или куда направлен документ, индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа. Например, индекс документа 05—18—756 означает 05 — индекс структурного подразделения, 18 — номер дела по номенклатуре, куда будет помещен документ для хранения, 756 — индивидуальный порядковый номер данного документа. При индексации предложений, заявлений, жалоб граждан индекс документа может дополняться первой буквой фамилии заявителя. Так, индекс 03—24—561 в, будет означать, что заявление подано гражданином Волковым К. П. [c.44]
Индексация распорядительных документов и протоколов производится раздельно по каждому виду. Индексом является порядковый номер документа, присваиваемый в пределах календарного года, в учебных заведениях — в пределах учебного года. [c.44]
Инициативные и ответные документы имеют единый индекс, принадлежащий первоначально инициативному документу, который затем. переносится на ответный документ. Такая взаимосвязь индексации инициативного и ответного документа облегчает его исполнение и поиск. [c.44]
Формы регистрации документа. В учреждениях с объемом документооборота свыше, 600 единиц регистрацию документов рекомендуется осуществлять на соответствующих карточках. В учреждениях с объемом документооборота менее 500—600 документов в год допускается регистрировать документы в журналах. [c.44]
Карточки для регистрации разных категорий документов (приказов, входящих, исходящих документов, предложений, заявлений и жалоб трудящихся) можно изготовлять из бумаги разного цвета, либо отмечать цветными полосами по верхнему полю. [c.45]
На оборотной стороне карточки отмечаются все этапы контроля за сроками исполнения документа. Графы Фонд , Опись , Дело заполняют в архиве. [c.45]
Количество заполняемых карточек и порядок их использования зависят от принятой в учреждении системы контрольно-справочной работы. В учреждениях I и II категорий с многоступенчатой структурой на поступивший документ заполняется карточка в трех-четырех экземплярах, один из которых помещается в справочную картотеку канцелярии, второй — передается в группу контроля, третий вместе с документом — в структурное подразделение четвертый,— при необходимости хранения третьего экземпляра в управлении, направляется в отдел, где будет исполняться документ. [c.45]
Фонд Опись , Дело - s т. [c.46]

Вернуться к основной статье