Работа на совещаниях

из "Секретарь учреждения организация работы "

Так как участники должны иметь возможность подготовиться к заседанию, в приглашении должны быть указаны тематика и повестка дня конференции. Приглашение определенных лиц, например референтов, экспертов, гостей, должно быть сделано секретарем, а во многих случаях — лично руководителем. Приглашение должно содержать сведения о времени начала и конца конференции и ее продолжительности. [c.41]
В бланк ответа следует включить вопрос о том, сможет ли приглашенный быть на конференции от начала до конца. Если лицо, участие которого необходимо для обсуждения одного из вопросов повестки дня, не может пробыть на конференции все время, то нужно скорректировать в соответствии с этим повестку дня. [c.41]
Если для проведения конференции необходимо соблюдение кворума, следует заранее позаботиться об этом. [c.41]
Избежание возможных помех во время проведения конференции. Следует по возможности стараться избегать помех, например, вызовов участников из зала заседаний руководством, коллегами или сотрудниками, телефонных звонков, посетителей. Для этого, например, можно распорядиться о том, чтобы посетителей во время работы конференции не пропускали на вахте. [c.42]
Обязанности секретаря в перерывах между заседаниями. Если Ваш руководитель председательствует на заседании и при этом не укладывается в регламент, следует тактично указать ему на приближение конца заседания. В перерыве нужно привести в порядок столы, например, сменить всю посуду, стереть со столов, вытряхнуть пепельницы, проветрить помещение, а также, если это необходимо, провести беседы с некоторыми людьми. [c.42]
Искусство ведения протокола. Если в обязанности секретаря входит ведение протокола, то кто-то другой должен заняться обслуживанием, то есть взять на себя заботу об обеспечении сигаретами, проветривании, угощении. [c.42]
Поведение. Секретарь может оказаться единственной женщиной и поэтому, естественно, будет привлекать к себе внимание. Это накладывает на нее определенные обязательства, а именно быть одетой и выглядеть эстетично, но сдержанно, деловито, оставаться на заднем плане. [c.42]
Первым делом нужно привести помещение в первоначальный вид. Было бы невежливо оставить его в беспорядке. Взятые напрокат вещи нужно тотчас же вернуть. Проследить за выполнением мероприятий, предусмотренных в решении конференции. [c.43]
Собственно протокол — это лишь запись решений. Запись хода заседания (стенограмма) содержит высказывания всех участников конференции. [c.45]
Если руководитель не диктует ведущей протокол при каждом важном пункте дословно, что следует записывать, то нужно записывать то, что считаете окончательно решенным. При этом важна абсолютная точность, для того чтобы избежать возможных недоразумений. [c.45]
Записи должны быть четкими, правильно скомпонованными по разделам. Выделенная па полях главная мысль облегчит обзор. Следует заняться составлением подробного протокола хода заседания как можно скорее, так как чем позже Вы за него приметесь, тем значительнее будут пробелы в Вашей памяти. А непосредственно после заседания у Вас еще все свежо в памяти. [c.46]
В обязанности секретаря входит информация руководства предприятия о результатах конференции. Нужно сделать это своевременно и конкретно по существу. [c.46]
Секретарь должна получить от руководителя такие полномочия, чтобы в своей сфере быть решающим лицом. Если руководитель не дает секретарю таких полномочий, то от этого страдает не только собственный авторитет секретаря, но и сам руководитель. Это может создать впечатление, что у него несамостоятельные и не особенно способные сотрудники. Кроме того, ему придется заниматься мелочами, от которых секретарь могла бы его избавить, тем более что у руководителя обычно постоянно не хватает времени. Недостаток полномочий секретаря может затянуть принятие решений. [c.47]
В Западной Европе принято проводить учебу кадров в гостиницах . Администрация гостиницы предоставляет участникам семинара, съезжающимся из разных городов, не только жилье, но и помещение для занятий, а также необходимые учебные технические средства. Кроме того, здесь же, в гостинице, организуется питание участников. Как правило, учреждения, занимающиеся организацией и проведением учебы кадров, постоянно пользуются услугами одной или двух определенных гостиниц. [c.47]
Как правило, секретарь вследствие своей занятости может присутствовать в гостинице только в начале и в конце семинара. Но во всяком случае надо стараться оставаться в гостинице до тех пор, пока работа семинара не войдет в нормальное русло. После первого перерыва можно уехать. [c.48]
Если Ваша организация предоставляет технические средства обучения, то проверьте, все ли они привезены, а по окончании семинара вместе с представителем гостиницы — все ли они имеются в наличии. Вы должны также выяснить, какие претензии поступили в Ваше отсутствие от руководителей семинара, какие из них относятся к администрации гостиницы, а какие к Вам. [c.48]
Вы должны представить руководителя семинара ответственным лицам гостиницы. [c.48]
В своих отношениях с администрацией Вам следует настоять на том, чтобы иметь дело только с одним конкретным служащим. [c.48]

Вернуться к основной статье