Классификация документов

из "Теория бухгалтерского учета "

На предприятиях и в организациях совершаются самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления применя-, ются и различные по форме и содержанию документы. Чтобы лучше уяснить их назначение и порядок заполнения, а также обеспечить правильное их применение, необходима классификация документов по однородным признакам. [c.140]
Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам назначению, способу отражения операций, степени охвата хозяйственных операций, количеству учетных записей и месту составления. [c.140]
По назначению документы- делятся на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные. [c.140]
Распорядительные документы содержат распоряжение, задание руководителя предприятия или других лиц о совершении определенных хозяйственных операций. Распорядительные документы служат, например, основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей. Так, получить деньги с расчетного счета в Госбанке можно только при наличии письменного распоряжения директора предприятия и главного бухгалтера. К числу распорядительных документов относятся доверенность на получение товарно-материальных ценностей, чек на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке безналичных расчетов, наряд на сдельную работу и т. п. [c.140]
Оправдательные (иногда их называют исполнительные) документы оформляют уже произведенные операции, т. е. они подтверждают факт совершения операции, поэтому они служат бухгалтерии основанием для отражения в учете совершенных операций. Для материально-ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств. К таким документа относятся приемный акт, квитанция, накладные, платежные требования, ведомости и др. [c.140]
Документы бухгалтерского оформления не содержат распоряжения на совершение хозяйственных операций и не подтверждают их. Они не имеют самостоятельного значения, а используются только вместе с соответствующими оправдательными документами и создаются лишь для сокращения и упрощения учетных записей. [c.141]
Комбинированные документы сочетают в себе признаки нескольких видов документов распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы содержат в себе и распоряжение на совершение конкретной хозяйственной операции и оформляют уже совершенную операцию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счётах. Например, расходный кассовый ордер, являясь распоряжением кассиру на выдачу денег из кассы, служит распорядительным документом. После того, как деньги будут выданы с наличием подписи лица, их получившего, этот документ уже будет оправдательным, подтверждающим факт выдачи денег из кассы. После указания бухгалтером на этом расходном кассовом ордере корреспондирующих счетов он уже становится документом бухгалтерского оформления. К числу комбинированных документов относятся авансовый отчет, требования на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер и др. [c.141]
Применение комбинированных документов широко распространено в практике бухгалтерского учета, так как это уменьшает количество учетных записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, делает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бумагу. [c.141]
По способу отражения операций документы бывают первичными и сводными. [c.141]
Первичные документы непосредственно оформляют хозяйственные операции и являются первым свидетельством об их осуществлении. К ним относятся чек на получение денег из банка, требование на отпуск материалов со склада, акт о ликвидации основных средств, платежное требование и др. [c.141]
Сводные документы отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах, они заполняются на основании ранее составленных первичных документов путем обобщения их данных. К сводным документам относятся авансовый отчет, ведомости распределения общецеховых и общезаводских расходов, товарный отчет, кассовый отчет материально-ответственных лиц, реестры платежных требований и др. [c.141]
По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные. [c.142]
Разовые документы оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно. Сразу же после составле ния на их основании делаются бухгалтерские записи. К числу разовых документов относится много первичных документов требования, накладные, платежные требования, чеки, кассовые ордера, акты и др. [c.142]
Сравнивая данные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, постоянно контролируют отпуск материалов в производство. [c.142]
Применение накопительных документов значительно уменьшает количество выписываемых документов и упрощает технику бухгалтерского учета. Так, вместо записей по бухгалтерским счетам каждого отдельного отпуска материалов со склада в конце месяца на сумму итогов лимитно-заборной карты делается одна запись. Такие накопительные записи по счетам раз в месяц на основе общих итогов однородных документов находят все большее распространение в бухгалтерской практике. [c.142]
По количеству учетных записей документы делятся на однострочные и многострочные. [c.142]
Однострочный документ отражает операцию прихода или расхода одного вида материалов. [c.142]
Многострочный документ содержит несколько позиций, видов материальных ценностей. [c.142]
Такие документы оформляют операции по труду и заработной плате наряд на сдельную работу, который может быть и однострочным и многострочным. Многострочные документы сокращают количество записей при составлении документов, уменьшают потребность в бумаге для счетных бланков. Эти документы более рациональны и при обработке с помощью вычислительной техники. Все общие реквизиты записываются в документе, а затем обрабатываются один раз. [c.142]

Вернуться к основной статье