Составление номенклатуры дел

из "Документы делопроизводство Издание 3 "

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел. [c.94]
Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения (см. рис. 37). [c.94]
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учета и обеспечения сохранности. [c.94]
В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания. [c.94]
Номенклатура является крайне необходимой для правильного формирования документов в дела, учета дел и оперативного их использования. [c.94]
Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы. [c.94]
Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. [c.94]
В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия. Первым разделом номенклатуры является секретариат ( дирекция , отдел ДОУ , общий отдел ), ему присваивается индекс 1 . Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов (2, 3 и т. д.). [c.94]
Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например, в индексе 1-2 (1 - соответствует секретариату, а 2 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате). [c.94]
В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы приказы, протоколы. После них указываются переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы учета или справочные картотеки. [c.94]
Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле. [c.94]
В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например Переписка с ЗАО Элит о поставке товаров за 1998 г. . Составление заголовков типа Разная переписка , Документы по общим вопросам не допускается. Не следует употреблять также в заголовке дела слово материалы . В ряде случаев можно использовать термин Документы с расшифровкой в скобках их видов, например, Документы (акты, контракты, переписка) об аренде технических средств за 1998 г. . [c.95]
В процессе ведения дела заголовки могут уточняться, дополняться. [c.95]
Для каждого дела в графе 4 по Перечню документов с указанием сроков хранения определяется срок его хранения со ссылкой на соответствующую статью перечня. Этот вопрос, как правило, решается архивистом предприятия. [c.95]
В графе 5 Примечание проставляются отметки о заведении дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое структурное подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год и т. п. [c.95]
Номенклатура дел подписывается составителем, архивистом и утверждается руководителем предприятия. [c.95]
Номенклатура составляется как минимум в трех экземплярах один хранится в деле второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами третий передается в архив предприятия. [c.95]
Итоговая запись о количестве дел, заведенных в 1999 г. [c.96]

Вернуться к основной статье