Оформление реквизитов документов

из "Делопроизводство "

Организационно-распорядительные документы составляются и оформляются на основании требований СТБ 6.38-95 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов . [c.31]
Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д. [c.31]
В целях унификации в организациях разрабатывается и применяется два вида бланков для писем и общий бланк. Для каждого из двух видов допускается два варианта расположения реквизитов — угловой и продольный (приложения 2—5). [c.31]
Исполнитель документа, которому принадлежит основная роль в его составлении, обязан строго соблюдать формуляр, установленный для соответствующего вида документов. [c.31]
При оформлении организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов. [c.31]
К документам большого объема или сложным по содержанию наряду с заголовками составляются подзаголовки. Их пишут строчными буквами в левой части листа документа, не прерывая текста документа, и предъявляют те же требования, что и к заголовкам. [c.33]
Заголовок к тексту пишут строчными буквами (кроме заглавной) и помещают в левом верхнем углу документа, не отступая от границы левого поля, под обозначением автора, номера и даты. Без заголовка разрешается составлять лишь короткие документы формата А5 (148 х 210), т.е. текст которых практически не превышает 10—15 строк, а также извещения, телеграммы, телефонограммы. [c.33]
Документ может адресоваться и конкретным должностным лицам. В этом случае наименование организации также пишется в именительном падеже, а наименование должности и фамилия получателя — в дательном. [c.34]
Когда письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, то первым пишется адресат — автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов. [c.34]
При указании в адресате почтового адреса он пишется последним в соответствии с правилами, установленными органами связи. [c.35]
Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, указывается звание или степень, которые приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией. [c.36]
Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям своей системы. [c.36]
Обязательным реквизитом каждого документа является его дата — время подписания, утверждения или составления (издания). В состав даты входит число, месяц и год. Для оформления даты в документах устанавливается два способа буквенно-цифровой и цифровой. [c.36]
Наиболее рациональным считается цифровой способ, при котором все части даты обозначаются арабскими цифрами, разделенными точками. Первая пара цифр — день месяца, вторая — порядковый номер месяца, последние четыре цифры — год (без буквы г ). Если число, обозначающее день или месяц, является однозначным, то перед ним следует ставить нуль. Например, дату 2 января 1997 г. следует оформлять так 02.01.1997. [c.36]
При буквенно-цифровом способе число и год указывают арабскими цифрами, а месяц — прописью, например, 06.02.1997 - 6 февраля 1997 г. [c.36]
Кроме основной даты, в обязательном порядке датируются все проставляемые на документе отметки резолюция, визы, отметки о регистрации, контроле исполнения и т.д. В служебных отметках, а также при датировании (написание дат при утверждении, подписании) следует применять только цифровой способ. [c.36]
При оформлении даты в тексте документов, содержащих сведения финансового характера, можно применять буквенно-цифровой способ. Дата, в зависимости от вида документа, располагается в строго определенном месте. [c.36]
Проставление отметок о согласовании может производиться как внутри учреждения при согласовании с различными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне его — с подчиненными и неподчиненными органами (внешнее согласование). [c.36]
Визируют экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве учреждения, ниже подписи должностного лица. Дата визирования ставится под подписью визирующего. При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа делается надпись Замечания прилагаются . [c.37]

Вернуться к основной статье