Понятие документооборота и его характеристики

из "Делопроизводство "

Проблема совершенствования документооборота является одной из наиболее актуальных в современном документоведе-нии. С плохой организацией документооборота связывают многие недостатки в документационном обеспечении управления (ДОУ). [c.68]
Документооборот является составной частью ДОУ, цель которого — информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документационное обеспечение которых как процесс включает три составляющих информационную поддержку решений, то есть обеспечение принимаемого решения информацией (документами), документирование решения и контроль за его выполнением. Основными узлами этого процесса являются получение исходной (инициирующей) информации, постановка цели (задачи), поиск необходимой информации (справочная работа), выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату), контроль за исполнением решения. [c.68]
Возможность исследования документооборота учреждения обусловлена тем, что деятельность любого учреждения достаточно жестко регламентирована как по уровням принятия решений, так и по кругу рассматриваемых вопросов. Управленческий процесс, включая стадии сбора, анализа и обобщения информации, подготовки и принятия решения, организации исполнения решения, завершается контролем за его исполнением. В ходе контроля происходит движение информации по каналам обратной связи от объекта управления к субъекту — информации о поведении объекта в соответствии с программой, заложенной в решении. Документооборот является одним из средств осуществления процесса ДОУ, в ходе его и совершается оборот документов (информации). [c.69]
Документооборот составляет часть системы ДОУ и выполняет, по существу, функции системы коммуникации в учреждении, Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны быть субординированы целями функционирования и совершенствования ДОУ, которые заключаются в максимально возможном приспособлении системы к условиям ее функционирования. Это позволяет обеспечивать систему управления качественной документной информацией в сроки, оптимальные для принятия и выполнения управленческих решений. [c.69]
Важное значение для изучения документооборота имеет знание параметров документооборота (качественных и количественных). [c.70]
К количественным параметрам документооборота относят показатели его объема и времени протекания (приложение 56). Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период (год, квартал, месяц, день). Помимо объема документооборота, устанавливают удельный вес каждой группы документов или документопотоков, определяют плотность документопотока — объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени. Выделяют и такие параметры, как физический объем конкретного документа, размер его текста. [c.70]
К временным характеристикам документооборота относят продолжительность документооборота , то есть скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Эта характеристика понимается еще и как время, затрачиваемое на маршрут прохождения документа. Временные характеристики могут являться временем полного цикла обращения документа в учреждении или временем прохождения на выбранных отрезках пути, стадиях управленческого процесса. [c.70]
Документооборот можно рассматривать как отражение связей, возникающих в процессе управления, как атрибут функционирования этих связей, осуществляемых с помощью документальной информации. В то же время это отражение определенной организационной структуры аппарата. Чем больший объем документов использует в своей деятельности аппарат управления, тем выше должна быть общая организованность аппарата. Однако в организации документооборота многих учреждений еще имеется ряд нерешенных вопросов, препятствующих совершенствованию управленческого труда. Вследствие того, что порядок движения дел в учреждении продуман недостаточно, многие документы проходят далеко не самый прямой и короткий путь, ряд операций с ними дублируется, а некоторые из них при более тщательном рассмотрении вообще оказываются ненужными. О несовершенстве организации документооборота говорит хотя бы тот факт, что время ожидания документом своего рассмотрения нередко во много раз превышает время работы с ним, занимая большую часть от общего срока исполнения. [c.71]
Как правило, в аппарате управления мы сталкиваемся со сложным потоком документов. Пропускная способность всей цепи определяется пропускной способностью слабейшего звена (инстанции), причем оно может оказаться на любом уровне иерархической системы, независимо от назначения инстанции и операций, выполняемых на этом участке работы. Например, задержка потока документов может быть в том случае, если перегружены работой исполнители, машинописное бюро и др. Для укрепления слабейшего звена необходимо предусмотреть один из вариантов его разгрузки ответвление потока документов от основной цепи, введение дублеров, механизация производимых работ. [c.72]
Принцип непрерывности в документообороте — это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Этот принцип несовместим с залеживанием документов, их скоплением в одной инстанции. В этих целях рекомендуется разработка перечня документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства, когда часть поступающих документов, минуя руководство, передается на исполнение непосредственно в структурные подразделения. [c.72]
Этот принцип предполагает прежде всего равномерную загрузку сотрудников в работе с документами, требует устранения или уменьшения перерывов в процессах труда и документооборота. [c.72]
Несвоевременное получение информации, содержащейся в документе, влечет за собой несвоевременное выполнение работы по нему, вызывает задержку всех последующих работ. [c.72]
Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Параллельное выполнение отдельных операций значительно ускоряет как документооборот, так и исполнение документа в целом. [c.73]
Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов. Возможности обслуживающих подразделений (как основных, так и вспомогательно-технических) должны соответствовать их потребностям. Несоблюдение этого требования приводит к появлению узких мест (диспропорций) в документообороте, когда одни каналы перегружены, а другие — недогружены. [c.73]
Одно из общих требований в организации документооборота — экономия в движении документов. Например, вместо непосредственного перемещения документов содержащуюся в них информацию передают по телефону или другими средствами оперативной связи. Действительно, зачем требовать, чтобы в канцелярию учреждения приносили после исполнения документ, который будет подшит в делах того или иного структурного подразделения Для того, чтобы сообщить данные об итогах его исполнения Об этом можно сообщить по телефону и сделать соответствующую отметку в регистрационной карточке либо передать экземпляр карточки с необходимыми отметками в канцелярию. Иногда в практике на документах пишут резолюции типа Прошу переговорить , Прошу зайти ко мне , адресуемые тому или иному работнику. А ведь проще, быстрее и экономичнее вызвать в таких случаях работника по телефону и дать ему необходимые указания, не пуская документ в фактически излишний документооборот. [c.73]
Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях — направлении, распределении, согласовании, подписании и др. — необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работников. Выполнение этого правила способствует сокращению пути движения документов, устранению ненужных операций, освобождает руководителей учреждений от решения второстепенных вопросов. [c.73]
Превышение должностным лицом или другим работником полномочий при тех или иных действиях с документами, также как их невыполнение, приводит к созданию излишних документов, прохождению излишних инстанций, не вызываемых деловой необходимостью, излишним согласованиям, утверждениям и другим действиям, затрагивающим документооборот. [c.74]

Вернуться к основной статье