Основные требования к оформлению документов

из "Компьютерное делопроизводство "

Одной из важнейших задач современного менеджмента является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в офисе. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка анализ, подготовка и принятие решений выполнение решений учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов столь велика, что уже невозможно пользоваться традиционными методами и средствами обработки информации. Известно, что в бизнесе низкая эффективность работы служащих офиса значительно замедляет производительность труда в целом по фирме и ухудшает ее позицию на внешнем рынке. Становится необходимым увеличивать оперативность обработки информации, а также следить за эффективностью организации деятельности современного офиса с точки зрения принятия обоснованных и своевременных управленческих решений. [c.14]
Однако если учесть, что во все области деятельности человека, в том числе и в сферу управления, стремительно входят компьютерные технологии, обеспечение необходимой эффективности труда офисных служащих в современных условиях становится реально выполнимой задачей. Особое значение приобретают компьютерные технологии в тех структурах, где основная деятельность связана с приемом, обработкой и передачей информации. В первую очередь к таким структурам относятся все подразделения, обеспечивающие систему управления организации любого уровня фирмы, банка, государственного учреждения, высшего учебного заведения, школы, предприятий социально-культурного назначения и т. д. [c.14]
Какую бы организацию мы ни рассматривали, всегда можно выделить нечто общее, независимо от уровня, ранга или назначения. Этим общим является деятельность, связанная с обработкой документов, так как любое принимаемое управленческое решение должно быть зафиксировано в документах и доведено до соответствующих исполнителей. Следует отметить, что почти все работники сферы управления сталкиваются в своей деятельности с компьютерами, но далеко не все имеют представление о широчайших возможностях использования компьютерных технологий для рациональной и эффективной организации работы с документами. [c.15]
О освоить современные способы пересылки информации и оперативного реагирования на сообщения. [c.15]
В любой сфере деятельности существуют базовые ключевые понятия. Не является исключением и сфера управления организацией. К таким понятиям следует отнести документ, документооборот и делопроизводство. [c.16]
Под документом понимается информация, зафиксированная на материальном носителе в соответствии с определенными правилами. Документ обеспечивает сохранение информации, важной для одного человека или группы лиц. [c.16]
Чем крупнее организация, тем больше документов циркулирует в нем, то есть тем больше у него документооборот. Документооборот должен быть налажен таким образом, чтобы ускорить процесс информационного обмена (быстрый доступ, поиск, доставку). От этого зависит выполнение требования оперативности и достоверности управляющей информации. [c.16]
Организацию работы с документами называют делопроизводством. Успешное взаимодействие между организациями или отдельными людьми в деловой жизни невозможно без документов и обеспечения необходимых информационных связей, которые призвано обеспечивать делопроизводство. Делопроизводство имеется в любой организационной структуре, независимо от ее численности и назначения. [c.16]
Процессы делопроизводства и документооборота могут рассматриваться как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как документацией-ное обеспечение управления (ДОУ), то есть как систему вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления. [c.16]
О систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений). [c.17]
Система государственного делопроизводства в любой стране имеет долгую историю, уходящую в глубь веков. За период своего развития эта система претерпела множество трансформаций. Изменялись формы ведения документов, появлялись и уходили со сцены, уступая место новым, разнообразные технические средства, изменялось законодательство. [c.17]
К настоящему времени сложились две технологии делопроизводства, условно называемые российской и западной . [c.17]
О компьютерные технологии делопроизводства обеспечивают сопровождение бумажного документооборота и снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. [c.17]
О горизонтальный характер движения документов, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство . [c.17]
О вовлечение в процесс документооборота на основе компьютерных технологий руководящего звена предприятия и стремление к отказу от бумажных носителей информации. [c.18]
Ориентируясь на реалии сегодняшнего дня и российскую систему делопроизводства, следует остановиться еще на одном важном аспекте. Это необходимость создания системы управления делопроизводством в виде специальных подразделений, таких как управление делами, секретариат, канцелярия, архивы и т. п. Соответственно, любое государственное предприятие или коммерческая фирма, университет или школа, администрация города или жилищно-коммунальное хозяйство, должны иметь в своем штате людей, которые занимаются делопроизводством. Это может быть один человек — секретарь, это может быть целый штат секретарей, называемый секретариатом, это может быть созданное дополнительно к секретариату специальное организационно-распределительное управление, в функции которого входит перераспределение потоков документов между различными подразделениями. [c.18]
Сотрудники, непосредственно занимающиеся делопроизводством, должны не только профессионально владеть современной технологией организации работы с документами на бумажных носителях, но и в совершенстве владеть методами и средствами обработки на компьютерах электронных документов. В то же время, поскольку в делопроизводство может быть в той или иной мере вовлечен любой сотрудник, каждому необходимо иметь хотя бы минимальные знания в этой области (например, как оформить служебную записку или приказ, какие должны быть визы на подготавливаемом документе, кто должен отвечать за этот документ). [c.18]
Потенциальная аудитория этой книги достаточно широка, так как с основами организации делопроизводства должны быть знакомы все. В той или иной мере каждому приходится работать с документами. В современном офисе без компьютера и без знания основных правил организации документооборота просто не обойтись. Данная книга будет особенно необходима в одной из следующих ситуаций. [c.18]

Вернуться к основной статье