Систематизация документов на предприятии

из "Делопроизводство "

Представьте, если бы тысячи документов, поступающих на предприятие, не регистрировались, не учитывались, хранились произвольным образом — как в таком хаосе можно было бы быстро найти, например, все, что относится к одному заказу У нас ведь могут быть вопросы к заказчику, потребность в каких-то уточнениях с нашей и его стороны, может возникнуть целая переписка, — и все это будет отражено в разных деловых письмах, которые будут лежать в разных местах, а разобраться в истории наших отношений без документов будет невозможно. Наши дела с клиентом должны быть в порядке, мы должны выполнять свои обязательства, и наши дела (папки с документами) тоже должны быть в порядке мы должны иметь возможность быстро поднять всю переписку с партнером и уточнить необходимые детали и состояние нашего взаимодействия. Хотелось бы сразу, при регистрации, присвоить документу такой уникальный номер, чтобы нельзя было этот документ спутать с другим и чтобы по номеру было видно, где он должен храниться. В нашей стране придумали и ввели общую для всех и достаточно понятную систему, основанную на классификации и систематизации документов при помощи Номенклатуры дел . Слово номенклатура в данном случае означает систематизированный перечень . [c.104]
Каждой папке внутри направления вы присваиваете порядковый номер. Теперь у вас есть год, в течение которого ведется делопроизводство, номер (обозначение) вида деятельности и номер папки. Эта система индексов позволяет отличить одну папку от другой. Мало того, зная систему индексации, вы по номеру папки можете определить, какого рода информация в ней хранится. Такая иерархическая система индексации дел аналогична системе организации данных в компьютере (генеральный каталог — год, каталог — вид деятельности, подкаталог — номер дела, и далее уровень конкретного документа — файла). В общем, какую принять систему распределения документов по делам — это ваше личное дело, но в любом варианте она должна быть максимально простой, функциональной, направленной на ускорение процессов принятия управленческих решений, ускорение поиска информации, обеспечение ее сохранности и быстрое установление факта утраты документа. И это должна быть такая система, которая понятна и известна всем, кто ведет переписку. Принятая система организации документопотоков и индексации дел — закон для всех в пределах года. В следующем году вы можете поменять принципы систематизации, но этого нельзя делать в течение года, иначе произойдет путаница с определением места нахождения документов и значительно возрастет время их поиска. В некоторых организациях должностные лица тратят до 30% своего времени на поиски нужных документов. Принципы систематизации, перечень всех дел, которые ведутся у вас в течение года, фиксируются в документе Номенклатура дел , который утверждается руководителем предприятия и является законом в течение года. [c.106]
Графа 4 заполняется на основании перечней документов с указанием сроков их хранения (подробнее об этом — ниже). В решении проблем делопроизводства вам может помочь компьютер, но информацию в него сначала нужно ввести, систематизировать, организовать ее хранение кроме того, из компьютера информацию могут похитить, она может испортиться, а компьютерные носители информации не всегда принимаются как подлинники, поэтому все равно нужно организовать правильное ведение и хранение подлинников на бумажных носителях. 4) В случае самостоятельности подразделений в части ведения переписки с внешними агентами и хранения своей документации внутри каждого из подразделений документы обычно тоже делят по направлениям. деятельности или на группы по какому-либо иному признаку. По каждому направлению или группе документов внутри подразделения заводят отдельную папку Дело . [c.107]
Эту систему можно изобразить графически, как это показано на рис. 7.2. [c.109]
Дело 01-01 Дело 01-02 Дело 01-03 и т.д. Дело 02-01 Дело 02-02 Дело 02-03 и т.д. [c.109]
Все личные дела работников, хранимые в отдельном шкафу, в номенклатуре дел имеют обычно общий индекс, считаются находящимися как бы в одной папке, которая физически является шкафом с личными делами. Это объясняется затруднениями, связанными с внесением каждого отдельного личного дела в номенклатуру дел поступление на работу приводило бы к необходимости вносить новое дело в номенклатуру дел, а увольнение — изымать соответствующее дело и направлять в архив. Личные дела упорядочены в шкафу личных дел по алфавиту, и документы, относящиеся к личным делам работников, направляются все в этот шкаф-дело, а в шкафу им определяется место в соответствующем личном деле. [c.109]
Достаточно много в номенклатуре дел и папок, в каждой из которых — всего один документ. Это и дело для самой номенклатуры дел, и дела для различных журналов учета, регистрации и т.п. Естественно, номер документа, единственного в таком деле, будет 1 (или 01). [c.109]

Вернуться к основной статье