К учетным источникам информации относится бухгалтер скип учет и отчетность, а также выборочные учетные данные. Такое деление учетной информации зависит от назначения и целей анализа, особенностей анализируемого объекта. Основным источником информации являются бухгалтерский учет и отчетность. С помощью бухгалтерского учета системно на основании документов отражаются все происходящие на предприятии хозяйственные операции. Это позволяет наиболее полно отразить и обоснованно обобщить хозяйственные средства и источники их обеспечения по местам нахождения и направлениям использования, а также сгруппировать учетные данные с таким расчетом, чтобы можно было осуществить контроль за сохранностью социалистической собственности, выявить, измерить, оценит ) и отразить с помощью бухгалтерских записей появившиеся по объектам отклонения по месту их возникновения. С помощью методов сплошного и непрерывного наблюдения, систематизации хозяйственных операций по направлениям достигается объективная количественная и стоимостная характеристика многообразных хозяйственных операций, которые учитываются строго па основании документов, являющихся, так же как и бухгалтерская отчетность, источником анализа. [c.31]
Журнально-ордерная форма получила свое название по основному регистру, используемому при этой форме счетоводства, — журналу-ордеру. Она широко применяется на предприятиях различных форм собственности. Основой для ее использования является принцип накапливания данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Накапливание и систематизация данных первичных документов производится в учетных регистрах, которые дают возможность отразить все подлежащие учету средства и хозяйственные операции по использованию этих средств за отчетный месяц. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров. Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно. В соответствии с этим оборотные ведомости составляются только по расчетам, по которым ведутся карточки аналитического учета. Поэтому журнал хронологической регистрации не ведется. [c.221]
Представьте, если бы тысячи документов, поступающих на предприятие, не регистрировались, не учитывались, хранились произвольным образом — как в таком хаосе можно было бы быстро найти, например, все, что относится к одному заказу У нас ведь могут быть вопросы к заказчику, потребность в каких-то уточнениях с нашей и его стороны, может возникнуть целая переписка, — и все это будет отражено в разных деловых письмах, которые будут лежать в разных местах, а разобраться в истории наших отношений без документов будет невозможно. Наши дела с клиентом должны быть в порядке, мы должны выполнять свои обязательства, и наши дела (папки с документами) тоже должны быть в порядке мы должны иметь возможность быстро поднять всю переписку с партнером и уточнить необходимые детали и состояние нашего взаимодействия. Хотелось бы сразу, при регистрации, присвоить документу такой уникальный номер, чтобы нельзя было этот документ спутать с другим и чтобы по номеру было видно, где он должен храниться. В нашей стране придумали и ввели общую для всех и достаточно понятную систему, основанную на классификации и систематизации документов при помощи Номенклатуры дел . Слово номенклатура в данном случае означает систематизированный перечень . [c.104]
Второй по старшинству уровень систематизации, признак классификации — это или виды деятельности, осуществляемые на предприятии (планирование, общее руководство, работа с персоналом, работа с клиентами и т. п.), либо код или номер подразделения, отдела вашего предприятия, если подразделения имеют право самостоятельно накапливать и хранить документы. Виды или направления деятельности либо нумеруются по порядку, обычно двузначным номером, либо обозначаются буквами, аббревиатурами, условными символами. В малых организациях достаточно однозначной нумерации направления деятельности, а иногда этот уровень систематизации вовсе исключается, сразу заводятся и нумеруются папки, дела. [c.105]
Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов вдела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. [c.37]
Должностные обязанности. Выполняет под руководством более квалифицированного специалиста расчеты, необходимые для составления проектов перспективных и годовых планов производственной, хозяйственной и социальной деятельности предприятия, разработки технико-экономических нормативов материальных и трудовых затрат для определения себестоимости продукции, планово-расчетных цен на основные виды сырья, материалов, топлива, энергии, потребляемые в производстве. Принимает участие в работе по определению плановых показателей и заданий, сроков их выполнения и доведению их до подразделений. Осуществляет сбор и систематизацию предложений работников предприятия по улучшению качества продукции и всей работы коллектива, организации труда, повышению его эффективности в целях выявления резервов производства. Участвует в проверке правильности расчетов экономической эффективности внедрения новой техники и технологии, организации труда, рационализаторских предложений и изобретений, проведении технико-экономического анализа деятельности предприятия и отдельных подразделений. Принимает поступающую документацию, проверяет правильность заполнения и наличие всех необходимых данных в представляемых подразделениями предприятия учетных и отчетных документах. Ведет учет выполнения плановых заданий, подбирает материал для подготовки различных справок о производственно-хозяйственной деятельности предприятия, его подразделений, накапливает и обрабатывает показатели выполнения плановых заданий для составления установленной отчетности. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств. [c.215]
Должностные обязанности. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделения. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет необходимую подготовку заседаний и совещаний,. проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе. Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машине. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рас- [c.208]
Архив учреждения или предприятия может предоставлять свои документы для организации выставок. Выставки документов посвящаются актуальным событиям, юбилеям, фактам. На выставках экспонируются копии документов, а в отдельных случаях — подлинники. Систематизация документов фиксируется экспозиционным планом, где указываются экспонируемые документы, их размеры, порядок размещения на витринах и стендах. [c.120]
В настоящем издании собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с новым стандартом (ГОСТ Р 6.30—97, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов), даны образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Приведена инструкция по делопроизводству акционерного общества. [c.2]
В справочнике сконцентрированы самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с новым стандартом (ГОСТ Р 6.30-97), даны образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. [c.3]
Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного [c.9]
Должностные обязанности. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделения. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам. Печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Принимает документы на подпись руководителя и личные заявления трудящихся. Организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. [c.188]
Успешная реализация туристических услуг во многом зависит от информационного обеспечения предприятий. В России разработка информационных технологий ограничивается, как правило, созданием небольших групп по оформлению документов в компьютерном исполнении, систематизацией документов секретариатов, созданием локальных баз данных для удовлетворения узких практических или исследовательских задач. Основной перспективой развития информационных систем является сквозная информационная технология, объединяющая работу всех подразделений сервисной организации и позволяющая формировать архивы с быстрым и гибким доступом к информационным ресурсам. В настоящее время такие информационные технологии оставлены на перспективу с мотивировкой, что опыт разработки систем типа АСУ не дает результатов, сопоставимых с инвестициями. Подобный принцип работы с информацией характе- [c.272]
Содержание работы прием корреспонденции, проверка целостности упаковки и вложений, правильность адресации, вскрытие конверта, систематизация документов, заполнение регистрационных карточек, простановка штампов, распределение документов на подлежащие передаче руководителю предприятия или его заместителям для рассмотрения и вынесения резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения предприятия 0,065 [c.8]
Пособие представляет собой типовые методические рекомендации по организации делопроизводства на предприятиях любой организационно-правовой формы собственности и любого размера - от малого до многопрофильных концернов. В пособии подробно описывается технология работы с документами, организация документооборота, контроль исполнения, систематизация документов, формирование дел и архивное хранение. В приложениях приведены наименования дел и конкретных документов со сроками их хранения, тарифно-квалификационные характеристики работников делопроизводства, положение об отделе документационного обеспечения управления и другая полезная информация. [c.2]
Изначально планы счетов составлялись на каждом предприятии самостоятельно. Этот порядок сохранился до сих пор в англоязычных странах [13]. Однако в счетоводстве преобладает тенденция к использованию единых для всей страны планов, что позволяет 1) дать бухгалтерам, независимо от квалификации, ориентир в их повседневной работе 2) создать взаимосвязанную систематизацию, группировку и обобщение информации о хозяйственной деятельности предприятий 3) обеспечить действенную систему контроля показателей хозяйственной деятельности 4) помочь бухгалтерам при переходе из одной организации в другую 5) унифицировать обучение бухгалтерскому учету 6) облегчить группировку и обобщение данных по всему народному хозяйству в целом [14]. В последнем случае план счетов приобретает характер нормативного документа, и, опираясь на его номенклатуру, бухгалтер идентифицирует факты хозяйственной жизни и трансформирует их в хозяйственные операции. Необходимо всегда помнить, что структура любой практической бухгалтерии (распределение обязанностей между счетными работниками) задается не счетами, а планом счетов, не план счетов агрегирует единичные счета, а единичные счета вытекают, выводятся из структуры плана счетов. Вне плана нет счетов нет и корреспонденции между ними. Восприятие, определение, характеристика любого объекта не может быть получена из его частей, нельзя объяснить сначала один счет, потом другой, третий и в итоге получить баланс напротив, баланс с самого начала задан нами как целостность и из него (из баланса) мы выводим систему счетов, правда, в равной степени возможен и иной подход, принятый в этой книге, когда баланс вытекает из заданной системы счетов. [c.315]
Система индексации и нумерации документов в СССР была унифицирована, т. е. должна была осуществляться по единым правилам на всех предприятиях страны. Принципы, заложенные в основу отечественной системы классификации и нумерации документов, аналогичны принципам систематизации книг в библиотеках там разрабатывают [c.104]
Третий уровень систематизации — внутри направления деятельности. На основе анализа собственного делопроизводства или опыта предприятий, аналогичных вашему, вы принимаете решение относительно тех групп однородных по виду, по срокам хранения, по подвиду деятельности документов, которые должны быть сгруппированы в одну папку, называемую Дело . Например, в рамках общего руководства у вас могут быть отдельные дела для концентрации приказов, которые вы издаете в течение года, для переписки с вышестоящей организацией, для уставных документов и изменений к ним, для штатного расписания и изменений к нему и т. п. В направлении взаимодействия с клиентами [c.105]
Каждой папке внутри направления вы присваиваете порядковый номер. Теперь у вас есть год, в течение которого ведется делопроизводство, номер (обозначение) вида деятельности и номер папки. Эта система индексов позволяет отличить одну папку от другой. Мало того, зная систему индексации, вы по номеру папки можете определить, какого рода информация в ней хранится. Такая иерархическая система индексации дел аналогична системе организации данных в компьютере (генеральный каталог — год, каталог — вид деятельности, подкаталог — номер дела, и далее уровень конкретного документа — файла). В общем, какую принять систему распределения документов по делам — это ваше личное дело, но в любом варианте она должна быть максимально простой, функциональной, направленной на ускорение процессов принятия управленческих решений, ускорение поиска информации, обеспечение ее сохранности и быстрое установление факта утраты документа. И это должна быть такая система, которая понятна и известна всем, кто ведет переписку. Принятая система организации документопотоков и индексации дел — закон для всех в пределах года. В следующем году вы можете поменять принципы систематизации, но этого нельзя делать в течение года, иначе произойдет путаница с определением места нахождения документов и значительно возрастет время их поиска. В некоторых организациях должностные лица тратят до 30% своего времени на поиски нужных документов. Принципы систематизации, перечень всех дел, которые ведутся у вас в течение года, фиксируются в документе Номенклатура дел , который утверждается руководителем предприятия и является законом в течение года. [c.106]
Должностные обязанности. Ведет работу по подбору, хранению, систематизации и учету законодательных и нормативных правовых актов и документов. Выдает необходимые работникам предприятия законодательные и нормативные правовые документы. Вносит в экземпляры законодательных и нормативных правовых документов в соответствии с принятыми изменениями и дополнениями необходимые отметки. Подготавливает заявки на размножение законодательных и нормативных правовых документов и рассылает их по структурным подразделениям предприятия. Составляет перечень устаревших документов. Ведет учет выдачи-возвращения документов. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств. [c.258]
Отклонения от установленной технологии, вызывающие до полнительный расход рабочего времени и заработной платы,, оформляются листками на доплату (типовая форма № Т-48). В этом листке при его выписке обязательна ссылка на номер основного документа (рапорт, наряд и т. п.), по которому производится доплата. В листке на доплату фиксируют ее причину и виновника. Доплаты рабочим из-за отклонений от нормальных условий работы свидетельствуют о наличии организационных к технических неполадок в подразделении предприятия. Это обязывает вести строгий учет доплат, их систематизацию по причинам, виновникам, местам образования и видам доплат с тем чтобы эти материалы представлять своевременно руководству предприятия для анализа и принятия оперативных мер по их устранению. [c.53]
Сводные документы обобщают показатели путем соответствующей их группировки, систематизации из первичных документов (например, расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т. п.). От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов и является их сводкой, а накопительный документ - это первичный документ, составляемый постепенно. [c.95]
Движение документов от момента составления на данном предприятии или получения от других предприятий до сдачи в архив после их обработки и систематизации называется документооборотом. Расписание сроков составления, представления и обработки первичных документов, регистрации и группировки учетных данных и других слагаемых учетного процесса принято называть графиком в учете. [c.23]
Двойная запись в системе счетов Зафиксированные в документах хозяйственные операции с целью их систематизации в разрезе объектов учета регистрируются в бухгалтерских счетах. На этих счетах получает текущее отражение вся хозяйственная деятельность организации или предприятия. Хозяйственные явления на них группируются по их качественной однородности и в определенном порядке. Для каждого вида средств, их источников и процессов вводится отдельный счет. Например, для учета всех материалов открывается счет Сырья и материалов , для учета расчетов с работниками данного предприятия — счет Расчетов с рабочими и служащими, для учета товаров — счет Товаров и т. д. [c.23]
Впервые систематизация расходов в зависимости от места их возникновения была рекомендована Основными положениями по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции на промышленных предприятиях в 1970 году. В прежних нормативных документах рекомендовалось планировать и учитывать затраты по характеру производства (основное и вспомогательное) и по цехам (на крупных предприятиях). [c.94]
Для систематизации и анализа отклонений от нормы на предприятии разрабатывается номенклатура причин и виновников отклонений от норм расхода материалов. Первичные документы по мере оформления передаются в вычислительный центр, который в установленные сроки выдает машинограммы отклонений. На их основе составляется отчет об отклонениях, в котором приводятся номенклатура причин и виновники отклонений (см. табл. 7.4). [c.198]
А. Прием, обработка, отправка и выдача простой, заказной, правительственной и международной корреспонденции, приписка регистрируемой корреспонденции к документам контроль доставки корреспонденции и периодической печати оформление Нерозданных почтовых отправлений продажа знаков почтовой оплаты (марок, конвертов, почтовых карточек) зарядка автоматов знаками почтовой оплаты прием подписки на периодическую печать выдача корреспонденции и телеграмм, адресованных до востребования прием платы за предоставление в кредит междугородных телефонных разговоров прием абонементной платы, начисление, оформление и учет в абонентских карточках (лицевых счетах) абонементной платы за телефон, радиотрансляционные точки, прием платы за электроэнергию, прием по этим вопросам заявлений от абонентов и дача им справок учет, группировка и систематизация документов в производственных архивах предприятий связи наведение справок внесение изменений в руководства и пособия прием, отправка, учет, проведение взаиморасчетов по почтовой таре учет объемных и качественных показателей прием и выдача инвентаря, белья, учет и хранение их учет рабочего времени и выполнения работниками норм выработки соединение и разъединение телефонных абонентов на коммутаторах ведение журнала учета заявок о повреждениях. [c.113]
Данное издание является практическим пособием по организации современного делопроизводства. В нем. собраны основные правила и нормы по составлению документов в соответствии с новым ставдартом (ГОСТ Р 6.30-97, Требования к оформлению документов), даны образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятия, рациональной систематизации документов, указаны сроки хранения основных документов предприятия. [c.2]
При использовании перфорационных и электронных машин систематизация производится в табуляграммах или машинограммах (ведомостях) на основе перфокарт (перфолент), составляемых по данным оправдательных документов, либо других технических носителей информации (дуаль-карт, макетированных перфокарт). Систематизированные однородные экономические показатели и учетные регистры используются для контроля, управления и анализа хозяйственной деятельности производственных объединений и предприятий. Например, по данным учетных регистров определяют фактические запасы оборотных средств (сырья и материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий, топлива, запасных частей, МБП, незавершенного производства) и сравнивают их с нормативными. Без этих показателей невозможно управлять материально-техническим снабжением, производством и сбытом продукции. [c.164]
Учетная информация, получаемая в результате решения задач систематизации и обобщения, выдается для использования работниками бухгалтерии или других служб предприятия либо на автоматических печатающих устройствах (АЦПУ), либо на устройствах визуального отображения (дисплей). В первом случае полученные на АЦПУ бумажные документы называются машинограммами (табуляграммами), во втором случае — видеограммами. [c.41]
К учетным регистрам предприятия относятся Главная книга, кассовая книга, книга продаж, книга покупок, журналы-ордера, ведомости по счетам, шахматные ведомости и пр. Учетные регистры предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, и для отражения ее на счетах бухгалтерского учета. Требования к составлению и ведению учетных регистров установлены Законом РФ № 129-ФЗ от 21.11.1996 г. (в ред. от 23.07.1998 г.) О бухгалтерском учете , Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (приказ Минфина РФ № 34н от 29.07.1998 г. в ред. от 24.03.2000г.), Постановлением Правительства Российской Феде- [c.67]
Смотреть страницы где упоминается термин Систематизация документов на предприятии
: [c.105] [c.170] [c.148] [c.207] [c.132] [c.132] [c.152] [c.56]Смотреть главы в:
Делопроизводство -> Систематизация документов на предприятии