Должностные обязанности Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или подразделения). Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает w передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителям подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. [c.289]
Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. [c.357]
Собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах. Документирование подготовки заседания заключается прежде всего в составлений повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании. В повестку дня рекомендуется включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было Обстоятельно обсудить их на заседании. Однако на практике это требование не всегда соблюдается. В повестку дня нередко включается много вопросов, а значит, нужны особо тщательная подготовка таких заседаний и четкое их ведение. В этом случае в повестке дня надо указать, сколько времени отводится на каждый вопрос, а на самом заседании установить твердый регламент. [c.124]
Третья стадия состоит из двух этапов вспомогательного — подготовка заседания, и основного — заседание. На первом этапе председатель коллегиального органа знакомится с представленными материалами и проводятся организационные мероприятия по подготовке заседания членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию. На втором этапе (четвертая стадия) обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения и предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосуют члены коллегиального органа. В итоге обсуждения большинством голосов или квалифицированным большинством (2/3 голосов) принимается решение. [c.92]
Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о [c.266]
Должностные обязанности. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня [c.267]
Огромное значение имеют указания В. И. Ленина о подготовке заседаний Совнаркома от 3 (18) декабря 1917 г. От каждого комиссара, вносящего какой бы то ни было вопрос в порядок дня Совета Народных Комиссаров , Владимир Ильич требовал предварительного письменного заявления с указанием [c.190]
Иногда председательствующий — руководящий товарищ — с пафосом и гражданским гневом взывает к совести присутствующих, которые медлят выступать в прениях, а то и вообще дремлют дескать вопрос серьезный обсуждается, а они не проявляют к нему никакого интереса. На деле чаще всего причина пассивности кроется в плохой подготовке заседания, председатель же старается собственную недоработку компенсировать слегка замаскированным административны , давлением на других. [c.28]
Процедура подготовки, заседания и решения балансовой комиссии проводится аналогично работе, проводимой по Регламенту организации работы балансовой комиссии ООО Баштрансгаз (РД1-П-00154358-16/29-021 -04) . [c.412]
Должностные обязанности. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (учреждения) обеспечивает подготовку заседаний и совещаний при руководстве (сбор необходимых материалов, вызов участников и их регистрация, ведение краткого стенографического протокола) стенографирует тексты отдельных распоряжений, приказов, писем и других деловых бумаг с последующей расшифровкой на пишущей- машинке печатает по указанию руководителей отдельные материалы обеспечивает рабочее место руководителя всем необходимым для нормальной работы организует прием посетителей, телефонные переговоры принимает и передает телефонограммы, записывает телефонные переговоры в отсутствие руководителя с последующим докладом. Ведет делопроизводство в пределах своей компетенции передает полученную корреспонденцию руководителю, направляет ее по назначению и следит за сроками исполнения корреспонденции и поручений, взятых на контроль принимает документы на подпись руководителю и личные заяв-.ления формирует дела по установленной номенклатуре, хранит их и сдает в архив. [c.470]
В обязанности секретаря входит выполнение работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документной инфор-, мации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, телефонному обслуживанию и др. [c.532]
К операциям по бездокументному обслуживанию относятся выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организаций приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. На работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени. Работа с документами — это составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача на хранение документов, стенографирование, расшифровка и оформление документов. [c.532]
Подготовка заседания Проведение заседания Контроль исполнения решений [c.540]
Подготовка заседания кафедры —г сложный управленческий процесс. После определения общих целей заседания заведующий кафедрой выбирает повестку дня, уточняет задачи, определяет со-( став участников, день и время заседания. Кроме того, он должен подготовиться к докладу, подготовить проект решения, наметить докладчиков. [c.542]
Не следует принуждать людей выступать — активности участников должны способствовать тщательная подготовка заседания и общая обстановка деловитости. Ориентировочно длительность заседания кафедры с насыщенной повесткой дня должна составлять до 1,5—2 ч время рассмотрения одного достаточно сложного вопроса — около 40—45 мин. [c.543]
В чем заключается подготовка заседания кафедры [c.548]
Основными органами СЭВ являются Совет, Исполнительный комитет, комитеты и постоянные комиссии, секретариат. Высший орган СЭВ -сессия Совета, созываемая не реже одного раза в год, в работе которой участвуют правительственные делегации стран — членов СЭВ. Исполнительный комитет (главный исполнительный орган Совета) состоит из представителей всех стран — членов СЭВ и руководит работами, связанными с реализацией решений сессии Совета. Постоянные комитеты и комиссии Совета организуют многостороннее экономическое и научно-техническое сотрудничество в отдельных отраслях народного хозяйства. Секретариат, являясь экономическим и исполнительно-административным органом, организует подготовку заседаний органов СЭВ, проводит экономические исследования, осуществляет учет выполнения рекомендаций и решений органов Совета, подготавливает и публикует информацию по вопросам научно-технического сотрудничества стран — членов СЭВ. [c.230]
В задачи Отдела статистики секретариата СЭВ входит подготовка заседаний ПКС и рабочих групп, организация обмена опытом, сбор статистической информации и издание Статистического ежегодника СЭВ , сборников, бюллетеней. Организационно Отдел подчиняется секретариату СЭВ, а по существу проводимой работы — ПКС. [c.243]
Должностные обязанности. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделения. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет необходимую подготовку заседаний и совещаний,. проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе. Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машине. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рас- [c.208]
Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. Остальные обязанности составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача на хранение документов, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машине документов — относятся к документному обслуживанию. По подсчетам специалистов, на работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55—60 % рабочего времени. [c.121]
Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания приглашения, списки участников заседания и списки приглашенных, тексты или тезисы выступлений, справочные материалы по обсуждаемым вопросам, проекты решений и итоговых документов (все по одному экземпляру). [c.89]
Протоколы формируются в- дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания. [c.51]
Профессия секретаря общение с посетителями секретарь как коллега распределение работы телефонные разговоры подготовка заседаний и конференций. [c.105]
Обязанности Оператора по подготовке заседаний.........................................524 [c.492]
Обязанности Оператора по подготовке заседаний [c.524]
Подготовка заседания в основном является обязанностью вашего секретаря или вашего штаба. Итогом такой подготовки должна быть папка для заседания, в которой содержатся все материалы, необходимые для активного участия в дискуссиях, принятия соответствующих решений [c.315]
Президиум постоянно действующего производственного совещания определяет повестку дня и осуществляет подготовку заседаний производственного совещания, информирует членов совещания и всех работающих о плане работы совещания и принятых им решениях, организует контроль за выполнением принятых совещанием решений и предложений. [c.327]
СЕКРЕТАРЬ КОМПАНИИ — располагает определенными полномочиями в соответствии с законом, но иногда его круг обязанностей несколько шире. Секретарь компании не является директором. Он выполняет функции секретаря перед правлением и в связи с этим является должностным лицом совета директоров. Главные обязанности секретаря компании предполагают следующее контроль над выполнением компанией предусмотренных законом и уставом требований ведение необходимых для отчетности документов подготовка регулярных и специальных отчетов обеспечение соответствия всех работников компании меморандуму, уставу подготовка заседаний и собраний (совета акционеров и пр.), предоставление на таких собраниях повестки дня и составление и ведение соответствующих протоколов. Часто практикуется поручение секретарю компании ответственности за управление делами компании в целом. [c.576]
Должностные обязанности. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделений. Получает для руководителя информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению. Организует телефонные переговоры руководителя. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения. Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. Передает и прини- [c.96]
Должностные обязанности. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделений. Получает для руководителя сведения от работников подразделений, вызывает их по его поручениям. Организует телефонные переговоры руководителя. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения. Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам. Печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным ис- [c.97]
Техническую подготовку заседаний комиссии обеспечивает секре- [c.176]
Необходимость подготовки заседания не всегда понимают так, как надо. Плохо, когда на заседании много народу, а гон задают фактически несколько человек они и выступают, и решение готовят... Об этом верно говорилось в статье Коллективность и ответс-твенность ( Правда , 23 июля 1966 г.) Если в зале сидят десятки, а то и сотни людей, призванных всесторонне обсудить и решить вопрос, стоящий на повестке дня, а все по существу вершат один или несколько человек, готовивших собрание, которые сами составили и доклад, и проект решения, и выступления направляют в заранее предопределенное русло, то коллективность тем самым явно ослабляется. Коллегиальное решение — это решение, свободное от подобной предопределенности, основанное на соображениях участников собрания или заседания, членов выборного органа, выражающее твердое и обоснованное мнение и волю большинства. Это школа коллективного мышления, неизменно рождающая и коллективное действие , [c.28]
Между тем эффект от нового может быть весьма значительным. Так, после внедрения рекомендаций отдела НОТ по устранению ненужных совещаний, ограничению числа их участников, улучшению подготовки заседаний и контроля исполнения решений на горьковском заводе Двигатель революции у каждого руководителя отдела или цеха высвободилось в среднем двадцать пять часов в месяц — более трех оабочих дней. [c.57]
Для успеха семинара немалое значение имела продуманная до деталей подготовка заседаний, особенно забота об устройстве иногородних участников. Невнимание к утому вопрос могло бы привести к тому, что основная via ее а участников и.место зала заседания сидела бы в вестибюлях гостиниц, томясь в очереди в ожидании номера. [c.86]
Количество вопросов в повестке дня почти не влияет на длительность заседания заседание, на котором рассматривается один вопрос, длится до 1,5 ч если рассматриваются два вопроса — не более 2 ч, если три вопроса — около 2,5 ч. Поэтому целесообразно уменьшать количество заседаний даже путем некоторого увеличения списка обсуждаемых вопросов на каждом из них. Конечно, недопустимо поверхностно обсуждать серьезные вопросы, однако при правильном подборе вопросов и хорошей подготовке заседания этого не происходит. [c.542]
Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. На первый взгляд, человеку несведущему может показаться, что в работе секретаря все просто и никаких особых знаний не требуется. Однако это далеко не так. Профессия секретаря относится к обслуживающим. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т. п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя. Секретарь В. И. Ленина Л. А. Фотиева, вспоминая о совместной работе с Ильичей, писала Ленин учил нас работать, детально вникал во все функции секретариата. Он указывал нам, как надо отправлять письма, чтобы они быстрее, без проволочки доходили до адресата, как подготовлять повестку и материалы к заседаниям, как писать протоколы, как организовать осведомление учреждений о принятых решениях и вызов докладчиков на заседания, чтобы они не теряли времени на ожидание в приемной. При этом его указания, чаще всего давались в устной форме, не носили характера отвлеченных, заранее продуманных и заготовленных инструкций, а всегда были связаны с каким-нибудь конкретным практическим вопросом, с каким-либо нашим промахом в работе. В. И. Ленин требовал полной осведом- [c.120]
Протокол, как правило, ведется во время заседания, В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят наименование ведомстве, наименование учреждения (может быть наименование структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в том случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи. [c.46]