Деловое письмо является самым распространенным управленческим документом. В отличие от других видов управленческих документов, таких как приказ, акт, протокол и других, в письме в наибольшей степени проявляются личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, нестандартность языка и стиля текста. [c.77]
На рис. 4.2, 4.3 приведены макет и образец входящего делового письма. Автор старался выдержать их в полном соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. Далее (рис. 4.4—4.7 с. 89—92) приведен ряд реальных деловых писем и текстов с целью дать возможность читателю самостоятельно проанализировать структуру документов, оценить язык и стиль изложения, позаимствовать положительные стороны оформления. [c.84]
Язык и стиль служебного письма [c.130]
Служебное письмо является самым распространенным управленческим документом. В отличие от других видов управленческих документов, таких как приказ, акт, протокол и др., в письме в наибольшей степени проявляются личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, нестандартность языка и стиля текста. В связи с этим вопрос языка и стиля служебного письма заслуживает отдельного рассмотрения. [c.130]
На рис. 5.10, 5.11 приведены макет и образец входящего служебного письма. Автор старался выдержать их в полном соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. Далее (с. 139—142) приведен ряд текстов реальных служебных писем с целью дать возможность учащемуся самостоятельно проанализировать структуру документов, определить их вид, оценить язык и стиль изложения, предложить пути улучшения текста. [c.136]
Опишите на примере письма, в чем заключаются особенности языка и стиля служебных документов. [c.155]
Сделайте анализ приведенных на с. 139—142 служебных писем, оцените качество их текста, предложите варианты улучшения их языка и стиля. Вспомните, какие названия дают документам граждане, обращающиеся в разные инстанции с жалобами, если, например, в последнем письме (с. 142) речь шла об отключении воды не в доме в целом, а лишь в отдельной квартире [c.155]
Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. Всегда, во все века однозначность языка [c.30]
Отсутствие навыков составления официальных писем является существенным пробелом в профессиональной подготовке секретаря, референта, специалистов и руководителя. Чтобы правильно и быстро составить официальное письмо, необходимо хотя бы в общих чертах знать особенности языка и стиля современной корреспонденции и требования, предъявляемые к ней. Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с письмами, а с другой — порой лишает их юридической и практической значимости. [c.3]
Текст официального письма не должен допускать нескольких толкований и словесного произвола. Он должен быть однозначным. Язык официального письма стремится к точности и красоте математической формулы. Ввиду правовой значимости официальных писем, их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. [c.3]
Письма и докладные записки, т.е. наиболее многочисленный вид служебных документов, должны в основном составляться по одному вопросу. Разумеется, нет строгого рецепта для составления служебных документов, но есть ряд правил и требований, предъявляемых к их языку и стилю. [c.288]
Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы — интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу, коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация. [c.31]
В предшествующей главе мы обсуждали стиль вашего письма. Стиль может быть хорошим или плохим, но не может быть правильным или неправильным, в этом-то он и отличен от грамматики и правил языка. Вашь стиль может быть бедным, удовлетворительным или очень хорошим. Но если дело в правилах, то тут есть только черная и белая краска. Если вы напишете слово "экзамен" с двумя "к", то это неправильно. Это не плохо и не хорошо, это просто неправильно. [c.105]
В главе Оформление делового письма заметное место уделено освещению таких его важных качеств, как язык, стиль и этикет, которые реализуются в тексте документа в меру речевой подготовки и творческих данных составителя. [c.4]
Нормы и правила оформления таблиц, а также структурных составляющих связного текста (датирование документов, сокращения слов и словосочетаний, написание чисел и обозначений физических величин и др.) изложены в п. 4.1. О языке, стиле и деловом этикете письма будет сказано в п. 4.2. [c.50]
Язык, стиль и этикет делового письма [c.77]
Язык делового письма сложился в сфере управления в последние 100—150 лет. Его определяют как официально-деловой. В результате длительного развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают фиксацию управленческой информации наиболее эффективным образом. [c.77]
К сожалению, до сих пор вопросу стандартизации языка официальной переписки уделялось мало внимания. Нет недостатка в лингвистических исследованиях делового стиля дореволюционной России, однако крайне мало работ по языку современной русской официальной документации. Во всех отечественных пособиях по официальной документации деловому письму неизменно отводилось скромное место, и до последнего времени оно не рассматривалось как объект стандартизации. Поэтому для многих людей составление официального письма на сегодняшний день остается трудоемким процессом. [c.6]
Возникает вопрос оправдан ли второй аспект Требуется ли уточнять, что документы, о которых идет речь в письме, приложены к данному письму, если в заголовке письма стоит слово "сопроводительное" По-видимому, слова "при сем", "в настоящем", "при этом"и другие не несут полезной информации. Кроме того, архаичность оборота " при сем" настолько очевидна, что не вызывает сомнения необходимость устранения этого оборота из языка современной деловой переписки. Глагол "препровождать" является архаизмом, характерным для канцелярского стиля. [c.28]
Чтобы составить убедительное, хорошо аргументированное деловое письмо, необходимо умело пользоваться сложными предложениями, отражающими причинно-следственные связи. С их помощью можно объяснить свою позицию, смягчить впечатление от отказа, придать повествованию нейтральный тон и т. д. Академик Л.В. Щерба писал по поводу употребления сложных предложений в канцелярском языке Основная разновидность канцелярского стиля имеет своей задачей представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном целом. Отсюда вытекает культура сложных предложений по способу подчинения в канцелярском стиле"1 [c.82]
Как уже было сказано, деловые письма и документы, от чьего бы лица они ни были составлены, представляют организацию в целом. Внешний вид документа, безупречный стиль и язык, отсутствие ошибок, — все это производит впечатление и на конкурентов и на партнеров. Писать неграмотно недопустимо. Выставить свою неграмотность напоказ, допустив ее при оформлении документа, — недопустимо вдвойне, так как этим вы ставите под сомнение серьезность и благополучие фирмы, которую представляете. [c.71]
Унификацию языка и стиля официальных документов можно рассматривать и как социальный заказ. Унификация документов оправдана с экономической точки зрения (сокращаются трудозатраты на процесс составления официальных документов), с правовой точки зрения (адресант письма почти всегда лицо юридическое), с социологической точки зрения (адресат и адресант письма — лица коллективные), с технической точки зрения (открывается возможность машинной обработки информации), с психологической точки зрения (облегчается процесс восприятия документа), с культуроведческой точки зрения (повышается культура управленческого труда), с лингвистической точки зрения (унификация языка и стиля официальных документов совпадает с задачей их нормализации). [c.4]
На язык и стиль официальной переписки распространяются законы составления служебных текстовых документов в целом в аспекте так называемого официально-делового стиля речи. Этот стиль имеет свои специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка ( научного, публицистического, художественного ). В официально-деловом стиле речи выделяются подстили законодательный, инструктивно-методический, организационно-распорядительный,статистический, технический, дипломатический и т. д. Официальное письмо входит в организационно-распорядительную систему документации наряду с распоряжением, отчетом, протоколом, актом, решением и т. д. [c.37]
В 60—80-е годы в связи с общесоюзным масштабом работ по созданию АСУ и АСНТИ были возобновлены работы по унификации языка и стиля официальных писем. Были разработаны Государственные стандарты и методические рекомендации по унификации текстов служебных документов в виду перспективы их машинной обработки. Разработчики, например, системы организационно-распорядительной документации предложили коренным образом изменить практику составления служебных документов, вообще и переписки в частности, исходя из якобы типовых управленческих функций. Отдельные до-кументоведы в связи с этим предлагали даже модернизировать грамматику русского языка. Высказывались мнения, что естественный язык — "алогизм", и поэтому необходима его модернизация. Практика показала ошибочность таких точек зрения. Как известно, система организационно-распорядительной документации, в которую входит официальное письмо, была призвана несостоятельной. В целом, можно утверждать, что методика унификации текстов в этот период оказалась порочной потому, что были полностью проигнорированы исторически сложившиеся традиции в практике подготовки официальных документов. Стало очевидным, что нормализацию (унификацию) текстов служебных документов надо проводить с учетом видов и разновидностей служебных документов, поскольку многие виды документов имеют свои языковые формулы, модели сочетания слов, их стандартный перечень и правила построения предложений. [c.120]
Технический прогресс обусловливает новые требования к языку и стилю официальных писем. Однако, хотя менялись технические носители информации, средства малой и большой оргатехники, машинные способы работы с письмами, тем не менее в своей глубинной основе языковые формулы наиболее распространенных видов и разновидностей официальных писем остаются неизменными. [c.121]
Это могут быть инструктирующие письма, рекомендации, письма декларативного характера, письма-объяснения и проч. Мощный поток рекламной деловой корреспонденции (письма-презентации, письма-объявления, предложение-представление, информационные письма рекламного характера), так же как и нерекламные письма, о которых сказано выше, носят нерегламентированный характер. Но в отличие от деловых регламентированных писем язык рекламных писем сочетает характерные черты делового и публицистического стилей речи языковой стандарт, шаблонность, с одной стороны, и экспрессия — с другой. Речевая выразительность часто достигается при помощи эффекта новизны, необычности, свежести подачи материала, отсутствия повторений, образного богатства, богатства интонационного рисунка речи. [c.79]
Характерной особенностью стиля делового письма является широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (моделей, формул, клише). Наличие их в деловом языке — следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов. [c.80]
Образцом языка деловой переписки следует считать телеграфный стиль, характеризующийся предельной рациональностью в построении синтаксических конструкций. Не случайно в языке официальной переписки получило широкое распространение такое явление, как "нанизывание падежей", т. е. расположение цепочкой одинаковых падежных форм. Например, поначалу чтение следующего письма напоминает бег с препятствиями "Направляется акт проверки причины протекания полов душевых помещений бытовок заготовительного цеха завода "Прогресс" для принятия конкретных мер по ликвидации дефектов и сдачи корпусов в эксплуатацию". Однако ни одно звено нельзя вырвать из приводимой длинной цепи слов с родительным приименным. [c.11]
Сказанное не следует воспринимать буквально, тем более, что автор имел в виду прежде всего английский язык. Известно, что средняя длина русского предложения не совпадает со средней длиной английской фразы. Увлечение же отдельных составителей деловых писем сложными оборотами, слепая приверженность наукоообразному стилю изложения только затрудняют процесс прочтения делового письма, рассеивают внимание читающего и тем самым снижают убедительность письма. [c.83]
Коммерческая корреспонденция сохраняет форму личной переписки. Как правило, коммерческие письма составляются от первого лица. Однако, несмотря на видимость чисто личных отношений между сторонами, фактически отношения между фирмами носят общественный характер. Следовательно, форма частного письма вступает в противоречие с общественной сущностью отношений между фирмами, и это ставит под сомнение эффективность некоторых словесных формул для выражения этикета. Как отмечают исследователи, все это привело к тому, что после Второй мировой войны в стиле коммерческой переписки западных стран произошли значительные изменения, выразившиеся в актуализации формы изложения от третьего лица, в отказе от многих традиционных формул вежливости, в демократизации и резком опрощении" языка делового документа. Процесс опрощения коммерческого письма между частными фирмами шел прежде всего за счет сокращения традиционных речевых оборотов, так или иначе касающихся речевого этикета. Демократизации подверглось даже британское коммерческое письмо, отличающееся наибольшей приверженностью эпистолярным традициям. Как свидетельствует Эмиль Пост, специалист по американскому и английскому этикету, уже с XVII столетия в Англии старались упростить деловую речь, освобождая ее от орнамента традиционных выражений2, традиционных приветствий, разного рода заверений в признательности, глубоком уважении, преданности и т. д. По мнению некоторых специалистов, словесные" формулы вежливости, повторяясь из письма в письмо, тем самым приобретают формальное значение и лишь вносят нежелательную избыточность в информацию деловой письменной речи. Однако опрощение" делового письма выразилось не столько в отказе от отдельных традиционных выражений, так или иначе касающихся речевого этикета, сколько в замене их современными идиомами. За рубежом выходят всевозможные пособия по деловой корреспонденции, которые обязательно содержат раздел, посвященный этикету, В нем к услугам составителей предлагается длинный список особых идиом, создававшихся и шлифовавшихся на протяжении столетий. [c.95]
Ведя борьбу против примитивизма, затхлого рутинерства в деловой прозе своего времени, М.М. Сперанский ратовал за высокий профессионализм официального письма. В официальных письмах министерств, правительственных и служебных мест М.М. Сперанский очищал язык от бюрократических оборотов и неправильностей, регламентируя нормы стиля в соответствии с тенденциями развития русского национального языка особенно в тех случаях, когда сам жанр документа, например, жанр официального письма оказывал определенное влияние на формирование языковой нормы, в целом" — отмечает Л. К. Граулина1. [c.116]
Смотреть страницы где упоминается термин Язык и стиль письма
: [c.129]Смотреть главы в:
Как правильно подготовить и оформить деловое письмо -> Язык и стиль письма